物资采购及管理办法

物资采购及管理办法

一、总则

为加强物资的采购及管理,为使公司的采购工作走上制度化、规

范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度。

二、管理体制

1、总公司设立集中采购办公室,由公司总经理直接监督与管理,全

面负责总公司及各分公司的各类物资采购工作。

2、各分公司行政部为物资的管理部门。

三、管理办法

(一总公司采购办公室物资采购管理办法

1、采购办公室工作规划

(1总结各分公司物资采购规律,每年6月份、12月份形成下半年、上半年物资《采购预算规划》(采购表单1。(2根据物资采购市场状况,

搜集供应厂商信息及资料,每年6月份、

12月份分别对各供应厂商进货渠道、供应渠道、物

流状况、价格、品质、交期、交量、接洽人等做出对比及评估,提交

《供应商统计分析表》(采购表单2。

(3每年6月份、12月份总公司将对采购办公室的各项采购合

同档案进行抽查,提交《采购合同管理审核报告书》(采购

表单3。

2、采购范围

采购物资按类别划分为A类、B类两类,此分类标准由总公司

采购办公室统一制定,备案《采购分类标准》,(采购表单4。

3、物资采购计划的编制与申请

(1各分公司于每月26日14:00之前将月《采购审批单》(采购表单5及《采购商品申请表》(采购表单6以传真和

邮件的形式及时报采购办公室审核,逾期不予受理。(2临时采购需填写

《临时采购单》(采购表单7,未能当日转采购办公室审批,次日须及时补交。

(3所有物资的采购均由各分公司执行副总及公司总经理签字

审核,审核通过后采购办公室方可根据采购预算向财务部借款。

3、采购的实施

(1采购办公室采购计划通过审核后,立刻开展多方询价、比

价、议价,按照货比三家的原则,尽可能直接与厂家签定供货合同,降低采购成本。

(2对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产

品订货会等方式进行采购

(3采用统一规范的《采购合同》(采购表单8,严格按照采购

流程执行采购合同,合同文本须经总经理审批。

(4对于月计划性采购可直接入各分公司小库,非计划性采购

入总公司大库。发票、原始凭证与实物相符方可办理入库手续,并建立

《仓库管理台账》(采购表单9。

(5每月2日之前采购办公室分别将物资送达各分公司库内,

由各分公司库管员根据实物及发票凭证填写《入库单》(采购表单10

对于不符合规格物资库管员有权拒绝接受。4、物资的验收及报销

(1采购办公室工作人员须对自己采购物资的价格和品质负

责,尽量减少退货、换货等情况的发生。

(2采购的物资因非质量问题需要调货、退货时,各分公司应

自领取物资起三日之内填写《调/退货单》(采购表单11

交采购办公室予以调货或退货。

(3月采购结束后须一周之内持总经理审批后的费用报销单于

财务部办理结算手续。

5、其他

(1采购办公室应至少每季度对公司使用的各类物资价格及品

质进行一次全面考察,及时同供应商调整价格。

(2采购办公室必须对所有供应商名片、报价单、合同等资料

及样品登记归档并妥善保管,建立完整的供应商货品档案,

有人员变动时须将各表单工具完整列入移交。

(3定期进行物资仓库的清点及盘点,做到帐实相符、帐证(原始凭证相符《进销存报表》(采购表单12。

(4采购办公室应负责跟进各协作厂商货款的及时签批支付事

宜,做好发票的保管核对工作。

(二分公司行政部物资管理办法

1、实物管理办法

(1各分公司物资采购遵照各部门按需上报、行政部根据实际

情况总量控制的原则进行统计汇总并上报执行副总审批,

经执行副总审批后上报总公司采购办公室。

(2临时采购由使用部门填写《临时采购单》(采购表单7经

过本部门经理审核,行政部经理审核,上报执行副总审批后,报总公司采购办公室。

(3临时采购根据采购物资的紧急情况,在总经理无法马上审

批时,执行副总可通过电话在总经理同意后签字审批,采

购结束后补办相关审批手序。采购办公室须对每月的临时

采购物资种类、规格、价格、事由进行单独统计,以总结临时采购发生规律。

(4各部门每月24日上报下月办公用品采购明细,经部门经理审核,

25日由行政部统一汇总,上报执行副总审批后于26日下午14:00之前将审批后《采购审批单》(采购表单5、《采购商品申请表》(采购表单6

以传真或邮件的形式报总公司采购办公室。

(5各部门文员按照行政部下发的《各部门领取物资通知单》(采购表单13中所列项目领用,并负责统计本部门办公

用品实际分配情况。

(6库管员负责办公用品的出入库,于月末进行实物盘点后,

由库管员汇总并编制当月《进销存报表》(采购表单12,

上报行政部经理并抄送财务部。

(7库管员配合财务部进行一年2次的办公用品的库盘点,盘点时间为每年的6月和12月,并提交《仓库盘点报告书》(采购表单14

(8对盘盈,盘亏情况,报总经理批准后调整帐目;其中由于

涉及库管员工作失误所造成的损失由其个人承担全部责任,同时提交

《仓库盘亏责任书》(采购表单15。

2、库房管理

A、入库

(1所有物资均应由库管员检验后方可入库。

(2办理入库手续时,对照物资与相关单据所列的品名、型号、

规格是否相符,不符合要求物资库管员有权拒绝接受。(3

库管员物资入库后发现问题,应于3日内反馈采购办公室并填写《调/退货单》

(采购表单11,未及时报告处理的,该物资视为合格。

(4所有入库物资由库管员使用一式多联的《入库单》(采购表单10造册登记。

B、出库

(1凡持各部门经理审批的《出库单》(采购表单16可以领

吉林省成邦汽车贸易有限公司综合部料出库。（2）

供领双方在确认出库物资的品种，规格，数量和质量后，

均应在一式多联的《出库单》（采购表单16）上签字，各联分送有关部门。（3）

物资领取人于物资出库时发现问题，未及时当场处理的，该物资视为合格。（4）（5）物资出库提运过程中，禁止物资领取人随意进入库房。

紧急事项见行政部经理审批的《出库单》（采购表单16）。A

类物资需由执行副总审批后方可领取。C、保管（1）（2）（3）（4）（5）物资品种，

规格，体积，重量等特征决定堆码方式及区位。

库房物资堆放整齐，平稳，分类清楚。储物空间分区及编号，标示醒目，朝外，

便于盘存和领取。仓储物资出库应遵照先进先出原则堆放和提取。

库管员应加强对库房日常防火、防盗，防潮、防漏、防虫

等工作，注意清洁卫生，定期实施安全检查。（6）（7）

库房严禁吸烟，非库房人员，未经同意，不准入内。

对盘点出的过期、变质不能使用物资应及时处理并分清责任。（8）

库管员岗位调动时，由交接双方及监交人员办理清册移交及必要的物资清点。6

吉林省成邦汽车贸易有限公司综合部附：1、采购审批程序

2、采购办公室应定期向总经理提交的表单工具采购表单1：《采购预算规划》