国外学者谈电子文件管理国家战略——电子文件管理国家战略国际学术研讨会部分发言综述

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ＪｌＮＧＡＲｃＨ’ＶＥｓ
２００９年６月２０日，电子文件管理国家战略国际学术研讨会在中国人民大学逸夫会议
中心举行。

会上，美国电子文件档案馆项目系
统工程主管ＤｙｕｎｇＬｅ先生、加拿大图书馆档
案馆政府文件管理办公室高级主管Ｊｏｈａｎｎａ
Ｓｍｉｔｈ女士、澳大利亚档案馆馆长助理Ａｄｒｉａｎ
ＣｕｎｎｉｎｇｈａｌＴｌ先生、荷兰国家档案馆数字资源
长期保存高级专家ＨａｎｓＨｏｆｉｎａｎ先生分别作
了主题演讲，反映了各国电子文件管理国家
战略的现状、特点及其发展方向。

本文归纳了
四位专家发言的主要内容。

１．ＤｙｕｎｇＬｅ：美国电子文件档案馆（ＥＲ・Ａ）项目——现状、挑战与教训
１．１．ＥＲＡ的历史与背景
美国国家档案与文件署（ＮａｔｉｏｎａｌＡｒｃｈｉｖｅｓａｎｄＲｅｃｏｒｄｓＡｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ，简称
ＮＡＲＡ）自１９３４成立以来，始终将保证美国
政府文件与档案可被本国公民利用作为其主
要任务之一。

ＮＡＲＡ管理电子文件的历史是一个漫长且不断发展的过程。

上世纪６０年代，电子文
件这一新的文件类型开始在政府内产生。

７０
年代，第一批电子文件移交至ＮＡＲＡ保管。

及至９０年代，电子文件的管理逐渐成为
ＮＡＲＡ关注的重点。

如今，电子文件的数量呈
爆炸式增长，这也极大地推动了电子文件管
理的发展。

为了应对电子文件管理的挑战，ＮＡＲＡ作出了战略性的回应，也即启动电子文件档
案馆（ＥｌｅｃｔｒｏｎｉｃＲｅｃｏｒｄｓＡｒｃｈｉｖｅｓ，简称ｅＲＡ）（栏目编辑：冯舫女）项目。

ＥＲＡ的目的是保管美国政府生成的具有独特价值的电子文件，并提供长期利用；同
时把所有政府文件的生命周期管理纳入电子政府框架之中。

ＥＲＡ的建设应满足三个基本要求，即持续性、真实性和可扩展性。

１．２．ＥＲＡ的发展
在发展ＥＲＡ的过程中，ＮＡＲＡ以电子文件管理理论与方法的研究为先导，进行系统开发以满足电子文件管理的要求。

同时，ＮＡＲＡ还开展组织变革管理以保障项目的顺利实施。

此外，ＮＡＫＡ充分利用外部研究力量，与许多其他项目和组织建立紧密的合作
关系，以保证后期研发的顺利进行。

２００８年６月，ＥＲＡ基础系统（ＥＲＡＢａｓｅ）发布，该系统实现了ＥＲＡ的基本操作功能，定义了文件全生命周期管理流程，并建立了核心摄取子系统。

２００８年１２月，ＥＲＡ检索与利用模块发布，同时将总统电子文件的管理
及乔治・布什总统图书馆的建立作为工作的重点。

按照规划，ＥＲＡ系统将于２０１１年９月全部．卜线。

根据ＥＲＡ的发展蓝图，系统将根据不同保管需求使用不同的保管方法和工具，公众可通过多种在线方式利用政府电子文件信息。

１．３．ＥＲＡ的挑战及应汲取的教训
ＥＲＡ是统领众多系统的系统，因而面临
统筹、协调不同系统目标定义、功能需求、实施要求的战略挑战。

ＥＲＡ的业务挑战来自内部和外部两个方面：对内需要协调多个部门
＜北京档案）２００９年第８期万方数据
万方数据
万方数据。