数码照片档案管理

浅谈数码照片的档案管理

【摘要】：近年来，随着计算机，数码相机的普及和应用，各单位形成的数码照片越来越多，数码照片作为档案的一种特殊载体，以其特殊的形式，逐步替代传统的照片，本文从数码照片的特点入手，分析当前数码照片档案管理中存在的问题，探索数码照片档案管理的模式。

【关键词】：数码照片收集移交档案管理

随着计算机、数码相机的普及和应用，各单位形成的数码照片越来越多，数码照片作为档案的一种特殊载体，有着文字材料无法替代的作用，其应用也越来越广泛。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，将传统照片管理与数码照片管理有机地结合起来，并尽快制订相应的管理规范，成为当前面临的新课题。为更好地丰富档案室藏照片档案质量，做好数码照片档案的开发利用工作，就必须对归档照片进行去粗取精、去伪鉴定选取工作，现结合工作实践，谈谈数码照片的归档与管理。

1、数码照片的优缺点

数码照片指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。传统照片采用胶片拍摄，产生纸质照片和底片。数码照片主要以数码相机拍摄与扫描仪数字化两种方式产生，数据存储在磁性电子载体上，没有底片。

数码照片与传统照片相比，具有许多的优点：一是成像快、处理

快、传输快、编辑快、查阅快、归档快。二是存储久，质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不会出现褪色变形等状况。三是连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。

但由于数码产品的特性，数码照片还存在以下几个方面的缺点：一是对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件进行读取和操作，从形成、处理到归档的全部管理活动必须通过计算机实现。

二是信息的易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，而且不漏痕迹。因此，需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。

三是缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交进馆工作。

四是数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置，也不再对原载体从一而终。

2、数码照片的收集移交

2.1 从制度上强调数码照片的收集原则。

数码照片的收集范围可以参照国家《照片档案管理规范》（国家标准gb/t11821-2002）的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查

考利用价值的数码照片均属收集范围。

按照经验，数码照片的收集环节相对较难控制，原因是现在数码技术日益成熟，数码产品层出不穷，以前由比较固定部门拥有的传统光学高档摄影用品逐渐被可以由各部门拥有的廉价数码产品取代，除了一些重大的活动外，相应的摄影工作已可由各部门自己完成，所产生的数码照片便散落在各部门，所以应参照传统照片的归档制度，要从制度上规定数码照片档案实行经办单位进行收集，档案部门统一整理归档的原则，任何单位和个人不得以任何理由据为己有或者拒绝归档。

2.2 对所收集的数码照片实施质量控制，保持数码照片的真实性。

影响数码照片的质量有很多因素，如所用相机像素的高低、摄影镜头质量、感光器件的尺寸、相机制造商的工艺水平、曝光的准确度、拍照时的稳定程度、照片文件的存储格式、照片的取景等。上述因素有硬件上的、有软件上的，有主观的、有客观的，有可以控制的、有不能克服的。所以我们应该区分重点，从可以控制的因素着手以控制数码照片的质量。其次应普及摄影基本知识和操作技能，各部门总有相对固定的摄影者，对这部分人尤其应该加强培训，提高他们的素质，以保证照片的质量。三是规定各部门不能对移交的数码照片作任何图像加工，归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。

2.3 数码照片的移交。

数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室归档，要同时移交读取这些数码照片相应的软件要求。对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性，以使其能真实地反映历史事实。

3、数码照片的整理归档

数码照片的存储管理，一般情况下有两个存储管理途径。一是将数码照片录入数据库在计算机硬盘上进行管理。二是将数码照片刻录成光盘进行管理。

3.1 将数码照片录入数据库在计算机硬盘上进行管理。

其过程就是将一张数码照片作为一份电子文件著录，同时著录这张数码照片的题名、责任者、时间等项目，并将这张数码照片载入数据库。但由于单份数码照片文件所占空间比较大，随着时间的积累数据量会随之增长，一般的部门都不可能配备这样专门的计算机用于建立大型的数码照片数据库，而且当数据库内数码照片达到一定容量时检索速度将变得比较慢，因此将数码照片录入数据库管理并不是最好的选择。

3.2 将数码照片刻录成光盘进行管理。

光盘虽然有预期寿命不长、容易人为损坏、不能统一检索等缺点，但其成本较低、技术成熟、能广泛使用等优点仍成为选择光盘作为数码照片储存载体的有力支持。对光盘刻录存档进行统一标准要求，光盘档号以年度加流水号构成。光盘刻录要求一式多份分别保

存；刻录完成后要建立打印小图片的纸质目录或将相关照片信息著录在档案管理软件中用于检索。

四、数码照片档案的管理

电子照片档案载体多为磁盘和光盘，极易爱到各种内外因素破坏，使其寿命缩短或使信息破坏，因此必须首先对载持信息的载体进行科学管理与保护，以确保承载信息的安全。为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存下去，数码照片档案保管必须注意以下几点：

1、注意选用品牌质量可靠的光盘刻录，并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录，这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确；

2、光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记，以免化学物质渗透光盘的保护层损害光盘数据层。

3、严格控制温湿度。保存电子档案的库房温度为15℃一27℃，相对湿度为40%一60%，最佳环境温度为18℃，相对湿度为40%，选择一组温湿度值后，要保持相对稳定，否则就有可能使载体变形、变质或产生静电，使信息读错率增加。

4、净化外部环境。千方百计减少空气中的灰尘含量及有害气体，并保持良好的通风性；防止强光照射、特别是紫外线的直接照射。

5、防磁防震。电子文件在保存和使用时，一定要远离磁场，磁性载体与磁场源之间不得少于76mm。库房最好建有抗磁性的围护结构，否则会使磁性载体上的信息丢失。

6、正确排放与使用，减少机械损伤。载体应直立排放，避免挤压、折叠或弯曲。严禁随意擦试或清洗盘片；不可用笔在磁