传真机使用管理规定

传真机使用管理规定

为了规范办公制度化，对传真机的使用做好监管，使各部门接收的资料更准确、完整、及时。

（一）权责。

1、传真机由前台处及电脑维护员负责管理。

2、若传真机发生故障，负责人员应立即关机，同时尽快联络维修公司来修理，待传真机完全修好后方可作业。

3、负责人员应担保复印纸张供应及墨盒、碳粉的更换，以使工作得以顺利进行。

4、传真机由电脑维护员负责更换墨盒。

（二）管理。

1、所有资料需传真时，由需传真人将资料交予前台处，再由前台统一负责发出。

2、需传真人交传真资料予前台时，必须带有发往传真号码、收件人，资料不全或缺少，前台有权不给予发出此份传真。

3、前台收到需发出文件后，进行登记并及时发出；发出文件后，除需发传真人特别要求外，其余的由前台负责确认文件发出情况。

4、前台仅此负责送回办公室交来的传真资料，其余的由前台通知前来拿取，并告知资料的发出情况。

5、前台收到传真后，进行登记，并即时通知收件人前来签收拿取。

6、对于前台已通知，但收件人逾时前来拿取而造成的责任，由收件人负责。

7、收到的传真，统一由前台部发出。