2.秘书工作概述

6.领导人选择秘书的标准 8
• 形象好，气质佳 爱岗敬业 遵纪守法
• 吃苦耐劳 表达沟通能力强 性格开朗
• 工作积极主动 熟悉电脑操作
• 较高的文字材料写作基础
• 有相关工作经验者优先
• 录取方法：笔试-面试-体检-上班
1
容貌端庄源自文库
忠诚稳重
秘 书 标 准
2
3
课堂开展 经验丰富
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身心健康
容貌端庄
工作本质：辅助、助手、提供决策环境
涉外秘书 foreign related secretary
• 指在我国“三资”企业、外国驻华机构、各种涉外单 位和部门、在国外的企业、办事处、涉外民营企业等 处，辅助上司实施涉外经济活动或涉外事务管理的专 门人才，是改革开放后产生的新型的外向型秘书。 （杨剑宇《涉外秘书导论》） • 涉外秘书岗位要求从业者精通外语，操作办公自动化 设备，懂经济，懂法律，掌握秘书工作知识和技能， 了解和适应中外不同的文化环境，具有国际眼光，熟 悉国际市场游戏规则，适应国际竞争的需要。
秘书是为领导人创造最佳决策环境的人2 。
案例讨论2.1
• 某天，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室， 让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会 收到你这样的来信，尽管我们之间交情很深， 但事到如今，我不得不终止交易，并按照惯 例，我要将这件事情公布于众！经理口述完 毕后，命令秘书即刻把信打印寄走。
④官署：秘书寺、秘书省、秘书院。
现代社会秘书的称谓
• 打字员、文秘、内勤、文书、文员
• 办公室主任 、XX主管（培训主管、业务主 管）、XX助理（人事助理、执行助理） • 初级秘书、高级秘书
• 商务秘书、涉外秘书
中华人民共和国人社部《秘书国家职业标准》 工作形式和内容 服务对象
• 秘书，是从事办公室程序性工作，协助上 司处理政务及日常事务并为决策及实施提 供服务的人员。
二十几岁无信念，三十几岁无成就 二十几岁不忍耐，三十几岁没能耐 二十几岁不变通，三十几岁无出路 二十几岁不耕耘，三十几岁无收获
二十几岁不自律，三十几岁无前途
二十几岁不积极，三十几岁难成功 二十几岁不学习，三十几岁学习起来更吃力
二十几岁不锤炼，三十几岁难立足
3.学历：大专-本科-研究生
大专：职业技术的专用词
• ●给人良好的第一印象！ • ●养成说早上好的习惯！
• ●学会化妆和穿衣！
• ●掌握基本的交际礼仪（涉外）！
秘书工作不能出现以下几种情况！22
• 1.坐着时翘起二郎腿
• 2.说话时盘着胳膊
• 3.下意识地做些摸着头发、咬着嘴唇等动作
• 4.用手指或下巴指示人或物
• 5.有意不回答对方，无视对方存在
• 4.对于特别重要的文件，看完合起来，下班锁起 来，过期的碎纸机销毁。
保密不是封闭
• 1.对于一些公共信息，不能说“不知 道”“无可奉告”。如电话、地址。 • 2.回答机密问题，语言要婉转，不可断然拒 绝。 • 3.慎言慎行，自我修炼，提高情商。
案例讨论2.3
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• 琳达是上海公司销售部经理的秘书，当秘书还 不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市 场总监叫过去，他们站在办公室门口聊天。经 理办公室电话铃响了，琳达过去接电话时，发 现桌上印有“公司机密 不可外传”的文件摊 放着。面对这种情况，她该怎么办？请从下面
面对经理的命令，秘书有以下四种选择：
• A.“是，遵命！”说完，秘书立即回办公室，把信 打印寄走。 • B.如果将信寄走，对公司和经理本人都不利，于是 秘书没有去打印信件。 • C.秘书没有打印信件，反而反问经理：“经理，请 冷静一点，你知道你这样做的后果吗？在这样的事 情上，难道我们都没有一点过错吗？” • D.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信递给已 经心平气和的经理：“经理，可以将信寄走了吗？”
• 6.常用抱怨的言语“为什么”“难道”“凭什么”
忠诚稳重
• 秘书忠诚稳重的突出表现：保守秘密。32
• 保密的范围：
•
企业高层人事变动（人事问题）
• 领导人之间的关系 领导人的家庭情况 • 产品成本 营销方式 客户资料 新产品研发
良好的秘书职业习惯
• 1.对于机密的事情，不管知道与否，被人问起时， 都要回答“不知道”。 • 2.在谈论机密事情时，根据对方的具体情况决定 谈论内容的深浅。 • 3.不管是公共场合还是在家里，都不谈论工作上 的事情。
耿秘书带着搜集材料的目的下基层后，有如 下方案可选择：
A.只搜集先进个人典型材料，对其他问题一概不问。
B.除搜集典型材料外，也附带了解其他问题，回来后将下面 存在的一切问题均反映给领导。 C.完成自己的任务外，了解到基层其他问题时，发表自己见 解，甚至指手画脚。回来后，又向领导“报忧”。 D.搜集的先进个人典型材料，自己动手写稿；发现下面问题 后，与基层干部商量，介绍其他单位好的做法。回来后， 一般性问题不再“报忧”，重大问题在向领导汇报时，也 要讲清基层同志的态度和所采取的措施。
• D.给老秘书艾心打电话请教，问她自己可否在经理 返回座位之前把文件保存起来。
• E.机密文件这样摊着可能会被不该看到的人看到， 所以用其他资料把这个文件盖上。
经验丰富
• 树立时间就是效益的观念！（准时 请
假 加班） • 提高团队协作能力！（沟通、情商）
身心健康
•热爱运动 睡眠充足
•饮食均衡 健康体检 •修身养性 劳逸结合
最合适的选择——D
• 理由：
• 1.经理也有喜怒哀乐，也有平静反省的时候。
• 2.秘书把信件打印出来，再次征求意见，实 际上是给经理创造一个重新决策的机会。 • 3.秘书，只是经理的助手，不能越俎代庖， 为经理提供决策环境，不能代替经理决策。
案例讨论2.2
北环饭店总经理交代办公室耿秘书：搜集先进个人 典型材料。耿去第一分店时，受到分店领导和群众 热情接待。他有点陶醉了，他要的材料要分店秘书 给他写，同时，对下面工作中存在的一些问题，他 也表示不满。回来后，马上向总经理反映了第一分 店的情况。可是，当他再次来到第一分店时，领导 和群众对他却敬而远之，甚至有些冷漠，耿秘书有 些莫名其妙，他认为向领导如实反映下面情况，是 秘书的责任，为什么会造成这样的结果呢？
二、行政助理、秘书、文员的区别
• 7[日]田中笃子
• 秘书日常工作四个层次
• A.参与领导决策 • B.领导文件起草、信息收集 • C.接电话、接待、收发邮件 • D.办公用品管理、行政后勤
三、关于秘书招聘，你读懂了吗？
• 福建省事业单位招聘考试网
• 福建省教育考试院
• 福建公务员考试资讯网
• 福州赶集网
•读书学习 精神愉悦
关于秘书角色的其他要求
1 时间管理
2 情绪控制
3 踏实认真
4 谦逊合群 5 自信大方 6 幽默风趣 7 观察判断 8 执行能力
研讨与实践
• 你认为自己和秘书工作的基本要求还有哪些差 距，列出尽快提高各方面素质的计划。 • 有的秘书认为只要把本职工作做好就可以了， 没有必要注意自身的形象，你怎么看？ • 有人认为一个人的内在素质是天生的，很难改 变。你如何看待这种想法？
第1章
秘书工作概述
一、秘书的来由与定义
Secretarius Secretary the keeper of secret
●job 指一种职位或职业 ●officer 指具有这种职位、从事此职业的职员 ●officer 高级官员（内务大臣、宫廷大臣、书记）
我国古代“秘书”含义
①宫禁秘藏之书。及歆校秘书，见古文《春秋左氏传》，歆大 好之。（《汉书·刘歆传》） 《西京赋》《晋书·荀勗传》 《后汉书·苏竟传》 ②谶纬[chèn wěi]图录等类书。《说文·易部》：“秘书说曰： 日月为易。” 段玉裁注：“秘书，谓纬书。” ：“时睹秘 书纬术之奥。” （《后汉书·郑玄传》 ） ③官职：掌管图书或文书。秘书监、秘书郎、秘书令、秘书丞。
• （招聘启事来源）
韩企在华招聘：中国三星北京总部招聘秘书
2016年中国海洋大学行远书院办 公室综合秘书招聘启事(1-2名)
• 一、招聘条件 • 1.具有良好的政治素质和道德修养，有良好的沟通能力、组织协调能力 ; • 2.硕士研究生学历、硕士学位，年龄不超过30周岁(含30周岁,年龄计算到 报名截止日); • 3.身体健康，品行端正，善于沟通，勤于思考，吃苦耐劳，心理素质良好 ; • 4.认同通识教育理念，对通识教育有兴趣和热情，勇于接受挑战，善于解决 问题; • 5.英语听说读写能力良好，文笔较好，熟悉公文写作，熟练应用office等 办公软件; • 6.具有学生管理工作经历或主要学生干部经历者优先。 • 二、岗位职责 • 1.协助处理办公室日常工作; • 2.从事助教相关工作，参与学生课程学习，带领学生进行分组讨论 ; • 3.从事学生日常管理工作，贯彻书院的规章制度，关心学生发展，解决学生 生活中遇到的问题; • 4.协助参与书院课程建设; • 5.从事学生参访实习、交流实践活动的策划组织工作; • 6.完成书院交办的其他工作。
五个选项中选出你认为最合适的，并说明理由。
C.履行秘书保密职责，先处理再报告
• A.因为是在经理的办公室，公司外部的人不会看到 这份文件，所以，就这样放着没事儿。 • B.给正在与市场总监谈话的经理发短信，请示他如 何处理办公桌上的机密文件。 • C.将文件放进保险柜里，经理回来后，马上向他报 告。
• 有没有国家承认的学历不重要，重要的是 有没有国家承认的能力。
本科生，泛滥成灾，多得像米一样。
研究生：以前的本科生（基本要求） 学历 = 金钱
4.专业：不限
文科女生：灵气 聪明 漂亮 接地气
• 文学修养
• 精神世界
• 心灵鸡汤
• 知识储备
• 性格形成
• 环境熏陶
• 工作需要
5.工资待遇
【小组讨论】
从这些招聘中， 你提取了哪些信息？
1.性别：男女不限
如何理解秘书的性别要求？ 男性，适合做秘书吗？ 女秘书+男（女）领导？ 男秘书+女（男）领导？ 女性秘书，应如何自重自爱？
• 女：年轻貌美 性格温和 天赋母性 形象思维 • • • 男：自信大方 年富力强 思维敏捷 理性周全 • 绅士风度 组织管理 吃苦耐劳 出差应酬 语言沟通 亲和力强 耐心细心 敏感同理
2.年龄：30 35 45周岁以下
• 十五志学，三十而立，四十不惑，五十知天命 • 聪明与年龄一起成长。（智慧）
• 年龄不是问题，阅历才是价值。（能力）
• 生理年龄并不等同于心理年龄。（心态）
• 20岁跟对人（谋事）·30岁做对事（成事）
二十几岁不定位，三十几岁没地位
二十几岁不规划，三十几岁规划也来不及
最合适的选择——D
• 理由：
• 1.秘书要自己亲力亲为，写稿是本职工作。
• 2.秘书不能以“二首长”自居，指手画脚是一种 越权行为。 • 3.秘书要“上传下达，下情上述”，但是原原本 本地将下面一切情况，一股脑儿地“端”给领导， 不仅让领导事务缠身，而且也失去了秘书参谋作 用（提供最佳决策环境）的发挥。