办公软件如何使用

常用办公软件

办公软件是最常用的应用软件，是我们处理日常信息的一种重要手段。本章概括介绍常用的办公软件，简要介绍Microsoft Office 2000的组件、安装以及如何使用“Office助手”，着重讲解Microsoft Office 2000中的Word 2000和Excel 2000的基本使用方法。

7.1 概述

7.1.1 什么是办公软件

办公软件属于应用软件，是软件开发商组织专业的软件人员设计编写出来的，是专门用于现代办公日常事务处理的软件。随着版本的更新，办公软件的功能越来越强大，除了文字处理、电子表格制作、演示文稿的创建，还涉及关系数据库的处理，以及桌面信息管理、网页制作等。许多办公软件的开发商把多种用途的常用办公软件集成起来，组织成办公软件包的形式。这样，一方面简化了使用方法；另一方面提高了各组件之间的“组合能力”；当然也提升了产品的市场占有率。例如，美国Microsoft公司的Office系列和中国金山公司的WPS系列。

随着计算机使用的普及和现代网络技术的发展，许多单位、部门已经实现了无纸化办公，国际化大公司已经采用远程办公模式，虚拟办公技术也已经接近成熟。因此熟练使用办公软件是当代大学生必备的素质。

7.1.2 常用的办公软件电视棒

从WordStar到Office组件，从WPS到永中Office，二十多年来，办公软件的发展帮助我们有效地提高了办公效率。

WordStar（简称WS）是一个较早的文字处理系统。它是由MicroPro软件公司在1979年研制的，并且很快成为畅销软件。在20世纪80年代，汉化的WordStar（CWS）在我国非常流行。

1989年香港金山电脑公司推出的WPS（Word Processing System），是完全针对汉字处理开发设计的，在当时我国的软件市场上独占鳌头。

1990年Microsoft公司推出了Windows3.0是一种全新的图形化界面的操作系统，受到软件开发者的青睐，英文版的Microsoft Word for Windows因此诞生。其后，Microsoft公司对Word的功能不断改进，先后推出Word 5.0、Word 6.0及相应的中文版。

在电子表格软件方面，1982年IBM发布了Lotus 1-2-3。Microsoft公司自1987年推出Excel 2.0，1992年发行Excel 4.0，1993年推出畅销软件Excel 5.0。

1993年，Microsoft又把Word 6.0和Exce1 5.0集成在Office 4.0套装软件内，使其能相互共享数据，极大地方便了用户的使用。其后，又相继发布了涵盖更多功能的Office 95、Office97办公软件。1999年8月30日，Microsoft Office 2000中文版正式发布。2003年11月13日，Microsoft Office 2003中文版在北京正式发布。

我国自主研发的办公软件除了金山公司的WPS Office之外，主要还有无锡永中科技有限公司的Office系列。2002年10月26日，永中科技在北京正式推出永中Office个人版集成办公软件V1.0正式版，2003年8月28日，永中科技宣布其最新产品永中Office2003正式上市。

7.1.3 Microsoft Office 2000

Microsoft Office 2000全面面向Internet设计，强化了Web工作方式，运用了突破性的

智能化中文处理技术，是第三代办公处理软件的代表产品。Microsoft Office 2000包含了8个最常用、功能最强大的应用软件：

Word：基于Windows平台的文字处理软件；

Exce1：功能强大，简单易用的电子表格程序；

PowerPoint：漂亮而直观的演示文稿工具；

Access：Windows平台下真正的桌面关系型数据库；

Outlook：便捷的桌面信息管理器；

FrontPage：实现网站创建和管理的工具；

Publisher：高质量的桌面出版系统；

PhotoDraw：强大的商业图片编辑和图表说明工具。

Microsoft Office 2000中最突出也是最有意义的改进是与网络的紧密结合，把HTML作为标准文件格式，便于文档在Web上发送和接收。Office 2000中文版针对汉语的特点，增加了许多中文方面的新功能，如添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。

7.2 文档编辑软件Word 2000

7.2.1 Word 2000概述

7.2.1.1 Word 2000基本功能

微软从WordStar身上看到了文字处理软件拥有的广阔市场，开始了文字处理软件开发。比尔·盖茨将微软的这款文字处理软件命名为MS Word。Word 2000是Microsoft Office 2000组件之一，是文档编辑软件。它充分利用Windows良好的图形界面的特点，将文字处理和图表处理功能结合起来，实现了真正的“所见即所得（What You See Is What You Get，WYSIWYG）”。

7.2.1.2 Word 2000启动和退出

1. 启动

(1) 从开始菜单启动

(2) 从桌面快捷图标启动

(3) 由Word数据文件启动

方法一：在Windows的浏览器中双击Word文档。

方法二：鼠标单击桌面左下角的“开始”按钮，在随之出现的菜单中单击“新建Office 文档”项，在“常用”选项卡下选择“空白文档”。

2. 退出

因为Word 2000是应用软件，所以退出Word 2000的方法与关闭应用程序窗口的方法完全相同。可以使用下面的方法之一退出Word 2000。

(1) 在Word 2000窗口中，执行“文件”菜单的“退出”命令。

(2) 在Word 2000窗口中，双击左上角的程序控制按钮。

(3) 单击Word 2000窗口左上角的程序控制按钮，在弹出的控制菜单中选择“关闭”命令。

(4) 单击Word 2000窗口右上角的“关闭”按钮。

(5) 使用组合键“Alt+F4”。

退出Word 2000时如果有文件还没保存，Word会显示一个对话框，提示是否保存文件。如果有多个文件没保存，则在对话框中可选择“全是”按钮，此时所有文件都被保存，不再一一提示。退出时如果Word文件还没命名，会出现“另存为”对话框，用户在此对话框中键入新名字后，单击“保存”按钮即可。