城建档案管理工作

城建档案管理工作

一、城建档案整理工作的意义

城建档案是指在城市规划、建设、及其管理工作中形成的，应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、建设及其管理的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。城建档案工作包括收集、整理、鉴定、统计、保管利用等六项工作环节，每个环节在技术档案工作中有着不同的地位与作用，城建档案整理工作是城建档案工作的基础。

1、城建档案整理工作是城建档案业务建设的中心环节：城建档案六项工作环节中，收集是城建档案工作的起点，利用是目的，即通过利用工作充分发挥城建档案的作用。要想使城建档案便于利用，必须对收集来的城建档案进行科学的整理，正确的鉴定，确切的统计，妥善的保管，在城建档案工作的业务建设中，整理是中心环节，是进行鉴定、统计、保管等工作的基础。

2、整理工作是城建档案能够发挥作用的前提条件：提供城建档案为规划、建设、管理服务是城建档案工作的目的。从城建档案业务本身来说，整理工作是城建档案能够发挥作用的前提。因为城建档案是我们为生产建设和科学研究工作服务的物质条件，我们的任务就是通过各种方式提供城建档案为利用者服务。城建档案的好、坏，科学、不科学，将直接影响提供利用。

二、城建档案整理工作的内容

城建档案整理工作，一般经过两个过程：即归档前城建文件材料的整理和归档后城建档案的整理工作。从理论上和认识上应该明确：两者既有密切联系又有互相区别，具体的工作内容各不相同。

1、归档前的整理工作。即城建文件材料的形成者，尚未向城建档案馆（室）移交之前所进行的整理工作，其主要内容和任务包括：

（1）、对城建文件材料进行鉴别。其内容包括：对城建文件材料完整性的鉴别，准确性的鉴别、属性的鉴别（区分城建专业文件材料、城建政务文件、城建资料）、保存价值和保管期限的鉴别等。

（2）、将城建文件材料组成保管单位。保管单位也称案卷，案卷是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。其形式有卷、册、袋、盒。组成的保管单位应是一组具有有机联系的、有一定数量界限的、保存价值和秘密等级基本相同的城建文件材料。

（3）、对保管单位进行编目。其内容包括：编张（页）号、填写案卷卷内目录、填写案卷审核备考表、填写案卷封面等。

2、归档后城建档案的整理工作。即城建档案移交到城建档案馆（室）之后的整理工作。其主要内容包括：对城建档案的保管单位进行检查、分类、编制档号和登记著录目录卡片等。以上两个过程，符合城建文件材料及城建档案的自然形成规律，也符合国家现行的有关要求和规定。档案部门如能及时协助与指导，就可达到整理的最佳效果，确保城建档案的质量。但是，由于部分城建单位尚未把城建档案工作纳入技术工作程序，这两步工作由城建档案馆（室）一家承担了。这在正常情况下是不应该的。在建馆初期由于城建单位业务不熟、人员不够，承担部分初期整理工作是可以理解的，但从长远考虑这两步工作应当分开，这样才有利于保证城建档案的质量。

三、城建档案整理的原则

城建档案的整理，应依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）及《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定进行。城建档案整理工作的基本原则是：遵循城建档案的自然形成规律和保持城建档案材料之间的有机联系，分门别类，便于安全保管和提供利用。

1、第一步整理工作必须由城建档案文件材料形成单位来做。因为城建档案是城市规划、建

设及其管理活动中形成的，城市建设专业很多，各专业既有其本身的客观运动规律和科学程序，也有直接形成者根据客观实际的发展和创造，真正掌握这个“自然形成”和“有机联系”的，只有直接形成者。因此，由城建文件材料的直接形成者承担第一个过程才是科学的。也就是说，工程准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位收集整理，监理文件由监理单位收集整理、施工文件由施工单位收集整理。

2、第二步整理应由城建档案馆（室）来做。这就要求档案工作人员学习档案管理理论和掌握城市建设各专业的活动规律和程序。首先要对城建档案形成单位进行监督、检查、指导。其次，要拟订科学的分类方案和一系列的编目形式。通过再整理，即第二个整理过程，达到安全保管和方便利用。任何人为地、主观地拆散这种自然规律，都是违背科学、脱离实际的。

3、整理工作要有利于安全保管和方便利用。安全保管和方便利用是整理工作达到的最终目的。在整理过程中，要根据各类城建档案不同载体的特点，从有利于安全保管和方便利用出发，把需要不同保管条件的城建档案，分别加工整理、专门保管，而不能绝对地为联系而组合在一起。

一套城建档案在整理、编目时，应在保持联系的前提下，对其中的蓝图、底片、胶片、照片、模型等另编保管号，分别专门保管；对不同密级（秘密、机密、绝密）分别组卷，对机密以上案卷要专人专库保管，保证安全，避免发生泄密；整理工作的目的是为了方便提供利用，所以不能“为联系而联系”，有利于安全保管和方便利用，才是整理工作的最终要求。

四、城建档案案卷的排列

1、组成城建档案的案卷是由一组具有有机联系、价值大体相同的城建文件材料组合而成的一种档案保管单位。就一个建设项目或一个科研课题的全部城建文件材料，可以组成一个案卷，也可根据材料的多少分别组成若干个案卷。组织案卷应符合下列要求：

（1）、案卷必须是有内在联系的城建文件组成，最大限度内保持卷内城建文件材料的完整、准确、系统性。

（2）、案卷最好是保存价值相同的文件材料，少量保存价值不同的文件材料要以方便利用出发，不要强行分开，在鉴定保存价值时保存价值小的服从保存价值大的。

（3）、绝密的文件材料如有可能单独组成案卷，少量密级不同的文件材料要从方便利用出发，不要强行分开，确定密级时，密级低的服从密级高的。

（4）、案卷内城建文件材料有一个相对的数量界线，凡是组成案卷必须便于保管，方便查找利用，力求整齐划一、美观。经过长期实践和研究，案卷厚度以100-150张基本图幅厚度或3cm左右为宜，不要超过4cm。

2、组织案卷的主要方法：城建文件材料之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的，通常的方法有：

（1）、按单位工程组织案卷。即一个小型单位工程形成的城建文件材料不多时，可组成一个案卷。在群体大型建设项目中，也应按单位工程（子项）组织案卷，如一个单位工程城建文件材料较多时，可按其“有机联系”分成数卷，但一个单位工程的城建文件材料不能与另一个单位工程的城建文件材料混合组卷。

（2）、按专业组织案卷。即按照城建文件材料所涉及的专业分别组织案卷。如一个大型单位工程形成的图纸很多，可按其专业分别组成建筑、结构、暖卫、和燃气、电气、通风与空调、电梯、工艺等案卷。

（3）、按问题性质组织案卷。即按照城建文件材料反映的不同性质的问题分别组织案卷。如一个大型综合建设项目可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分，工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组