企业采购业务的内部控制

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• 采购管理的重要性:
–是成本费用管理的重要组成部分,也关系到资产和产 品的质量,采购是企业至关重要的业务之一。
• 采购业务涉及到的部门:
–需要由预算、采购、收货、财会等部门共同协助完成。
采购的重要性
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• 杰克.韦尔奇(通用电气前任CEO):在一个公司 里,采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部 门,其它任何部门产生的都是管理费用。
• 执行:
– 对于预算内采购项目,请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
– 对于超预算和预算外采购项目,采购部及财务部对需求部门提出的申请 进行审核后,最终由总经理审批后方能给予办理。
控制手段之五——采购管理制度(5)
• 技术部经理岗位责任
–1.提供对所购物资的专业技术建议。 –2.参与对特有物资的技术检验工作。
• 仓储部经理岗位责任
–1.负责外购物资的入库验收工作。 –2.负责外购物资的标识、保管以及收发工作。 –3.负责提出外购物资的补仓申请。
控制手段之二——采购授权制度(2)
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• 采购审批的原则:
–采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批,不得 超越审批权限;
采购业务的主要风险——验收阶段(三)
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• 采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资 金损失或信用受损。
• 问题的表现是: ❖ 验收人员与请购、采购人员不独立 ❖ 验收人员未经清点即予确认
• 产生的严重后果诸如: –采购商品和验收商品不一致 –实际采购数额和批准数额不一致 –实际库存与账面记录不一致 –货品质量低下
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• 请购部门经理岗位责任
–1.编制本部门年度采购预算和采购计划。 –2.推荐提供部门所需物资的合格供应商。 –3.根据物资需求情况,提交请购单。 –4.参与检验采购物资的质量,以及合格供应商的选择评审。 –5.对不合格及报废物资提出处理意见。
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• 质检部经理岗位责任
–1.事先检验采购物资样货质量。 –2.负责检验所购物资的质量。
• ① 采购员审查“请购单”,如果采购员认为请购申请合理,则根据 所掌握的市场价格,编制采购预算。
• ② 经采购员签署同意的“请购单”交财务部进行审核。
临时性商品的请购
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• 1.临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。 • 2.使用部门需要在“请购单”上对采购商品做出描述,
解释其目的和用途。 • 3.“请购单”需由使用部门负责人审批同意,并经财务
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• 一、购买与审批控制
–(一)职责分工 –(二)授权审批制度 –(三)请购控制 –(四)询价控制 –(五)采购控制
• 二、验收与付款 控制
–(一)验收控制 –(二)付款程序 –(三)会计控制
控制手段之一——采购岗位责任制度(1)
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• 采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面:
–1.请购与审批。 –2.供应商的选择与审批。 –3.采购合同的拟订、审核与审批。 –4.采购、验收与相关记录。 –5.付款的申请、审批与执行。
• 采购部经理岗位责任
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–1.制定采购部规章制度和工作流程。 –2.编制年度采购预算和采购计划。 –3.审核采购合同和采购订单。 –4.在授权范围内签订采购合同。 –5.办理大宗物资及重要物资的采购项目。 –6.组织进行合格供应商的选择和评审工作。
• 采购员岗位责任
–1.进行市场调查,填写询价比价单。 –2.负责起草采购合同和编制采购订单。 –3.提出采购付款申请。 –4.实施采购,办理退换货事宜。 –5.建立、更新与维护供应商档案。 –6.参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。
–严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务; –对于重要和技术性较强的采购业务,采购部应当组织
专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策 失误而给公司造成严重损失理采购与付款业务。
采购授权制度的具体程序
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• 第一,请购。
–使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预 算、实际经营需要等提出采购申请,经部门经理签字 后,及时向采购部门提出采购申请;
• 总经理岗位责任
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–1.审批采购部门的各项规章制度。
–2.审批年度采购预算和采购计划。
–3.审议批准合格供应商名单。
–4.审批预算及计划外采购项目。
–5.审批采购订单和重要采购合同。
• 财务总监岗位责任
–1.审核采购部门各项规章制度。 –2.审核年度采购预算和采购计划。 –3.审核预算及计划外采购项目。 –4.根据权限审批采购订单和采购合同。
– (2)仓库材料保管员接到“请购单”后,查看材料保管卡上记录 的库存数,将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
– (3)当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时, 则同意请购。
• 2.仓储部门请购 – (1)仓储部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。 – (2)仓库主管签字的“请购单”需要通过两方面的审批。
采购业务的主要风险——账务处理阶段(四)
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❖ 采购业务账务处理不当可能会导致财务失真、资产流失等 后果。
❖ 问题主要表现是: ❖ 应付账款的编制可能依据虚拟的交易 ❖ 应付账款所记载的会计科目及交易事项不实 ❖ 应付账款未予入账 ❖ 已进仓的货单未记账
• 可能导致的后果: –未发生的采购业务被记账 –退货和折让的记录不实 –账户余额不正确,报表错误 –监守自盗
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• 然而,好景不长。两个月后,这些高规格高价值的水晶灯 饰就出了状况:失去了原来的光泽,变得灰蒙蒙的;部分 连接的金属灯杆出现了锈斑,还有一些灯珠破裂甚至脱落。
• 事件真相很快就水落石出,原来这盏价值百万的水晶灯根 本不是从瑞士某珠宝公司购得的,而是通过南方某地的奥 尔公司代理购入的赝品水晶灯。负责采购的王副总经理在 交易过程中贪污受贿,中饱私囊。
采购业务的主要风险——采购阶段(二)
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Hale Waihona Puke Baidu
• 采购阶段,供应商选择不当,采购定价机制不科学,可能 导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。
• 出现的问题主要是: –第一,采购人员与供应商勾结。 –第二,采购业务不科学。例如,调查表设计不标准、 不合理,可能会导致漏选一些优秀的供应商;比质、 比价采购制度不完善,会造成候选供应商不符合企业 要求。
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主要内容
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➢ 第一,采购业务的简介; ➢ 第二,采购业务的主要风险和问题; ➢ 第三,采购业务的内部控制; ➢ 第四,采购业务的主要流程; ➢ 第五,真实的采购人怎么说
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第一,采购业务的介绍
第一,采购业务的概述
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• 采购业务包括:
–企业原材料、商品和劳务的购买、审批、验收、付款 等行为。
案例一:内控审核验收失败案例
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• 2007年10月1日,五星级的国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营 业了。开业当天,最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天 宇星际一般的灯光装饰,和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯,使得整个 酒店绚丽夺目、熠熠生光。据称,此灯从瑞士某珠宝公司高价购买的,货款 总价高达150万美元。
• 山姆.沃尔顿(沃尔玛的创始人):采购人员不是 在为公司讨价还价,而是在为顾客讨价还价,我 们应该为顾客争取最低的价钱。
会卖不如会买
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• 采购支出通常占销货收入的53%,当采购支出(直接 原料)降低5%,若欲获得相同的结果:
– 则直接人工必须降低22% – 制造费用必须降低24% – 管销费用必须降低17% – 若利润比率想要维持不变(8%),则销货收入必
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• 4.要求企业建立严格的采购验收制度,由专门的验收机构 或验收人员进行验收;对于验收过程中发现异常情况,应 当查明原因并及时处理。
• 5.要求企业加强采购付款的管理,明确付款审核人的责任 和权利,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批 程序等内容。
• 6.要求企业建立退货管理制度。
采购环节的关键控制概述
须增加34%。
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采购的一般流程(一)
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采购的一般流程(二)
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第二,采购业务的主要风险和问题
采购业务的主要风险——请购阶段(一)
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• 在请购阶段,采购计划安排不合理,市场变化预测不准确, 造成库存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。
• 问题的表现是: –第一,请购不科学不合理。请购不应采购的货品、请 购货品超量、请购人混淆不清; –第二,请购的相关审批程序不规范、不正确或者缺失, 可能导致企业资产损失、资源浪费或产生舞弊行为。
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• 程序控制——企业应当按照请购、审批、采购、验收、付 款等规定的程序办理采购业务;
• 会计控制——在采购与付款各环节设置相关的记录、填制 相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、 采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发 票等文件和凭证的相互核对工作。
具体的内部控制手段
部经理、财务总监和总经理签字后,采购部方可办理采购 手续。
控制手段之四——采购预算制度(4)
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• 目的:
– 为了避免盲目采购,从总体上统筹使用资金,提高资金的使用效率,确 保采购合理,应进行采购预算。
• 内容:
– 采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量,对所需求的 原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、 系统反映的数量计划,以利于公司整体目标的实现及资源的合理配置。
控制手段之三——请购授权制度(3)
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• 责权单位
–1.采购部负责公司所需物资的采购工作。 –2.财务部负责采购物资的货款支付工作。 –3.物资使用部门和仓库部门提出采购申请。 –4.财务总监、总经理根据权限审批采购项目。
原材料或零配件的请购
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• 1.需求部门请购 – (1)原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提 出请购申请。
• 虽然出事之后,王副总经理不无例外地得到了法律的严惩, 然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失,更为 严重的是酒店名誉蒙受重创,成为同行的笑柄。
案例分析
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• 这个案例其实并不复杂,却很有代表性。
• 其一,国际酒店在未经过公开招标的情况下,即与南方奥尔公 司签订了价值为150万美元的代购合同。
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• 财务部经理岗位责任
–1.审核采购合同及付款申请。 –2.审议会计提交的付款凭证。 –3.参与合格供应商的评审工作。 –4.参与商定对供应商的付款条件。
• 应付账款专员岗位责任
–1.核对原始单据并入账。 –2.根据原始凭证,开具付款凭证。
• 出纳岗位责任
–根据采购凭证和原始票据,支付货款。
第三,采购业务的主要控制
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内控指引对采购业务的要求
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• 1.要求企业的采购业务尽量集中,避免多头采购或分散采 购;。
• 2.要求企业建立采购申请制度,确定归口管理部门,明确 相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
• 3.要求企业建立科学的供应商评估和准入制度,并根据确 定的供应商、采购方式、采购价格等情况签订采购合同, 明确双方权利、义务和违约责任。
–采购部根据合格供应商名单进行采购谈判,采购员拟 定采购合同后,交采购部经理审阅,报相关负责人审 批后签订采购合同。
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• 第四,验收。 – 质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库, 对于在验收中发现的问题应及时通知采购部,采购员根据验收情 况进行办理。
• 第五,付款 – 首先,财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核; – 然后,交由财务总监审核,总经理审批; – 最后,审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳 办理货款支付,并通知采购员联系供应商;
• 第二,审批。
–采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限 和程序对采购申请进行审核审批;
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• 第三,采购。
–采购部经理根据经过审批的请购内容,组织采购员进 行采购;
–采购员进行市场调查,进行比质、比价,拟定供应商 名单,经采购部经理审核并提出参考意见后,交总经 理最终确定合格供应商名单。
• 其二,交易发生后,奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯 的任何品质鉴定资料,国际酒店也始终没有同奥尔公司办理必 要的查验手续。
• 主要原因是:交易都是由王副总经理一人操纵的,从签订合同到验收 入库再到支付货款都是由他一个人说了算,而他之所以会这样做,正 是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。
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