制定采购业务内部控制制度

9.3 制定采购业务内部控制制度

9.3.2 采购预算管理制度

采购预算是采购业务的起始环节。为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，再由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。

为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。

9.3.3 供应商管理制度

中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。若供应商选择不当可能引起采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而导致相关经营风险。

为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。

4．采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。

第2章供应商调查

第4条供应商调查内容

采购部对供应商进行调查应从六个方面展开，具体内容如下图所示。

供应商调查内容示意图

第5条供应商调查程序

1．采购部根据采购物资特点及市场现状，确定供应商调查分析的目的及制定供应商调查方案。2．调查方案经审批通过后，采购部设计相关调查问卷并对调研人员进行培训，为调查工作做准备。3．采购部组织人员根据调查方案和计划开展调查工作，建立供应商档案、收集整理调查结果。

第6条供应商调查渠道

1．采购物资发布会、展销会、订货会等。

2．传播媒体，如网络、报纸、电视等。

3．行业协会或相关行业组织发布的名录、公报等。

4．第三方调研资料。

5．其他企业或个人介绍。

第3章供应商评估选择

第7条供应商评估维度

采购部、质量管理部、设计部对供应商进行评估，应主要从五个方面入手，具体内容如下表所示。

供应商评估维度说明表

序号评估维度具体内容

1 价格与费用物资报价、成本下降空间、消化材料涨价能力、价格优惠幅度等

质量手册完整程度、质量管理制度落实情况、质量认证情况、样品质量检2 产品质量

验合格率、质量问题承诺处理等

第12条供应商选择确定

1．经过的供应商初步评估、现场评审和样品检验后，采购部应完整填写供应商基本资料表、供应商现场评审表、《供应商质量保证协议》和样件检验确认表，并拟定《供应商选择报告》将合格供应商名单交公司总经理审批。

2．采购部选择供应商应遵循五个原则，具体内容如下图所示。

供应商选择原则示意图

3．一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

4．接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”。如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面许可。

5．适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，及时删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。

第4章供应商的监督与考核

第13条供应商考核方法

公司对供应商实行评分分级办法。

第14条供应商考核内容

采购部对供应商进行考核，内容基本应包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容，如下表所示。

供应商考核评分表

考核项目考核标准评分标准权重得分

目标值为%，每高出个百分点

10% 供货质量批次合格率

加分，差个百分点扣分

9.3.4 采购价格控制制度

采购价格直接决定了采购成本，以最低的价格采购到质量最高的物资，是中小企业开展采购内控的基本任务。

中小企业在确定采购价格时，主要存在着因采购定价方法不科学、价格审议不严谨等不合理现象，并由此带来的企业资金损失。因此，企业应规范采购价格管理措施，制定相关的采购价格控制制度。

9.3.5 结算付款管理制度

结算付款是采购业务的最后一个环节。该环节主要存在付款审核、付款金额把控不严，付款方式不恰当等问题，这些问题可能造成企业资金损失。

因此，中小企业应建立付款结算的管理制度，规范采购付款环节的相关事项，以减少问题的产生。

第2条适用范围

本公司采购的订约与付款方式，除另有规定外，均须参照本制度办理。

第3条职责划分

1．采购部负责采购订约、确定付款方式及采购结算相关工作。

2．财务部负责按合同付款。

第2章采购合约管理规定

第4条采购下单

采购部下订单方式有三种，具体说明如下图所示。

采购订单下达方式示意图

第5条订购单适用范围规定

1．标准化产品，不易发生错误。

2．公司与供应商双方有很高的互信度。

3．在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。

4．出现交货问题，容易处置。

5．交货、验收流程成熟、严密。

第6条国内采购合同规定

1．明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。2．明确付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等。

3．规定延期罚款的责任、尺度、赔偿方式。

4．规定解约的办法，保障双方权益。

5．商定验收方式与质量问题处理方式。

6．规定供应商保证责任。

7．明确其他认为应予附加的条款。

9.4 设计采购业务内部控制记录和凭证9.4.1 供应商筛选表

9.4.2 询价议价记录表

9.4.3 采购验收报告单

编号：日期：年月日

采购部经理签字：质量部控制主管签字：检验员签字：

9.4.4 采购质量保证协议