采购管理制度及工作流程

采购管理制度与工作流程

部门：采购部

目录

第一章总则 (1)

第二章采购计划管理制度 (2)

第一节采购计划编制制度 (2)

第二节采购预算管理制度 (4)

第三节月度采购计划管理制度 (5)

第三章采购计划管理流程 (7)

一、采购计划工作流程 (7)

二、月度采购计划增补流程 (8)

第四章相关表格 (9)

一、购买申请单 (9)

二、紧急采购申请单 (10)

三、物资采购计划表 (10)

四、年度预算采购表 (11)

五、采购变更审批表 (11)

六、计划外采购申请表 (12)

XXXX化学建材有限公司

采购管理办法

第一章总则

为了规范物资采购、提高生产效率，堵塞管理漏洞，降低采购成本，特制定本办法。

第一条、采购部隶属生产系统，受生产和财务双重领导。

第二条、本着公平、公正、公开的原则，公司物资采购实行集中统一管理，统一由采购部负责。负责公司（包括肥料厂）全部物资采购（除食堂物资外），包括生产用的原辅材料、低值易耗品；行政办公用品；机器、设备；实验用品、试验材料；基建材料采购。

第三条、根据各部门下达的采购计划，按照规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。

各部门下达采购计划应严格根据申购单下达，应详细列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等内容。

第四条、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求以招标或类似的方式进行，向多家供应商发招标或采购函进行询价和质量比较，在材料质量保证不影响公司产品质量的前提下，按照质优价廉、同质价低的原则采购。

第五条、按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。

第六条、对于进行大宗采购或经常采购的供应商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。

合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承担方、发票、付款期限等重要事项。

第七条、对本地采购低值易耗品的结算，采取按月凭票结算方式。

第八条、除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。

第九条、经询价、比价、议价、评估后形成书面采购意见，报生产副总批准定价后订购。对于生产主要原辅材料要索取样品，进行检测合格后方可订购。

第十条、物资到厂必须办理入库手续，在办理入库前，采购员应清检货物的数量、规格、型号、检测质量，经验收合格后方可向仓库办理入库手续。对于不合格物资，应当及时通知供应商，进行沟通、协调处理。

第十一条、对供应商要进行资质、信用、产品质量等征信调查，对采购的物资进行质量检测或鉴定，并建立供应商资料档案。

第十二条、供应商资料档案应当包括：公司名称、性质、地址、生产经营范围、营业执照和税务登记复印件、联系xx、联系人等。

第十三条、采购部门应当分供应商建立采购台账，按月编制统计报表。统计报反映供应商、采购数量、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。

第十四条、采购部门应当一个季度进行一次市场调查，对当前采购方式、价格进行评估，实时调整采购方略，保证合理价格，降低采购成本。

第十五条、采购员在采购过程中不得徇私舞弊，收受供应商贿赂。一旦发现，除收缴贿赂外，移交司法机关并作开除处理。

第二章采购计划管理制度

第一节采购计划编制制度

一、目的

为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序的进行，特制定本制度。

二、适用范围

适用于公司采购计划的编制工作

三、编制采购计划的重要性

1、预估用料数量、交期，防止断料。

2、避免库存过多、资金积压、空间浪费。

3、配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。

四、采购计划分类

包括：年度采购计划、月度采购计划、日采购计划。

1、年度采购计划是根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分分析与收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制定的采购计划。

2、月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制定的采购计划。

3、日采购计划是指在对月采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制定的采购计划。

五、采购计划的编制依据

在编制采购计划时应考虑到经营计划、需求部门的申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。

六、采购计划的编制步骤

七、采购计划编制注意事项

1、采购计划要避免过于乐观或保守

2、考虑公司年度目标达成的可能性

3、生产、销售计划的可行性和预见问题

4、物料需求与物料清单、库存状况的确定性

5、物料标准成本的影响

6、保障生产与降低库存的平衡

7、物料采购价格和市场供需的可能变化

八、采购部应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无替代的物资，只有现有

库存不能满足的申请采购物资才能列入采购计划中。

九、对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。

十、如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表”，由该部门负责人审核签字后，报公司领导核准后列入采购范围。

十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。

十二、本制度自公布之日起执行。

第二节采购预算管理制度

一、目的

为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。

二、采购预算的编制

1、采购预算的编制目标

（1）采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。

（2）方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。2、采购预算的编制依据

（1）生产经营所需的物资数量

（2）预计物资期末库存量

（3）本期计划末结转库存量。结转库存量由各部门根据物资的安全库存量和提前采购期进行确认

（4）物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定

3、影响采购预算编制的因素

（1）采购环境

（2）公司销售计划

（3）物资使用清单

（4）物料标准成本的设定

4、编制步骤

（1）采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并以此为依据编制采购预算，编制的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。

(2）采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算。