档案的整理方法与步骤

科技档案得整理方法与步骤

科技档案得整理要经过分类、组合、案卷与卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录与备考表、装订装盒、编制案卷封面与脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。

第一步分类

科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类,我们旗各单位得科技档案主要有基建、设备两大类,各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开,然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。

基建档案:一般先按工程性质或用途分类,之下按具体项目分类。如果项目不就是很多得单位,可直接按具体项目分类。

设备档案:一般先按设备性质或用途分类,之下按设备型号分类。如果设备不就是很多得单位,可分到设备性质,不必再分下去。

特别提示:

一个科技项目得文件材料具有成套性,其她项目得文件材料不能混入。

科技项目得前期文件材料不能归入文书档案中,应归入所针对得项目科技文件材料中。

第二步组合

1、基建档案按形成阶段与内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件(可行性研究、立项)、基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件与使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成得文件。

基建文件材料数量多,规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式得材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小,材料不就是很多,则可几个阶段得材料组成一卷,应视情况灵活掌握。

组卷顺序:依据文件(可行性研究、立项、审批)→基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。

2、设备档案按形成阶段与文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收(合格证、说明书、随机图纸、质保书等)、安装调试、使用维护、更新改造等阶段与内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容,结合数量多少确定组合。小型设备材料少得,可将文字材料与随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。

组卷顺序:市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收(合格证书、说明书、随机图纸、质保书等)→安装调试→验收→使用维护→更新改造。

第三步案卷与卷内文件材料排列

1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验(自制设备得设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

4、文字材料与图纸组在一卷得,应文字材料在前,图样材料在后。

5、有译文得外文材料译文在前,原文在后。

6、有编号得图纸按图纸编号排列。

第四步编号

编号有两种方式:

1、装订成卷得,案卷内科技文件材料要逐页编页号,位置正面在右下角,背面有文字得在左下角。图样页号编写在标题栏内。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

成套图样或印刷成册得科技文件材料,自成一卷得,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。

与其她科技文件材料组成一卷得,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。

2、不装订得,案卷内应在每份科技文件材料得右上角加盖档号章。档号章有档号、序号两个栏目。

序号:卷内科技文件材料得顺序。

档号:填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。一般各单位得科技档案不向档案馆移交,档号可直接填写分类号与案卷号,如设备档案档号为:S.1.2－3(一级类目代号可采用英文字母如基建用“J”表示、设备用“S”表示,二级以下用阿拉伯数字表示,类与类间用间隔号“.”,类与案卷号间用“—”。)

第五步编制卷内目录、备考表

卷内目录放在卷内文件之前,栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。

备考表放在卷内文件之后,栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存得档案得档号。档号后应注明档案得载体形式,并用括号括起。

第六步装订装盒

可采用装订与不装订两种形式:

1、采用装订方式得,用档案部门统一监制得软卷皮,将卷内目录、归档文件材料与备考表一起装订成册,装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案卷盒内保存。

2、采用不装订方式得,可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技档案卷盒内保存。

特别提示:一个单位内采用装订或不装订得方法要相对统一。装订或装盒前,要把图纸叠成标准规格A4型,做到大小统一,并且标题栏露在右下角。破损得科技文件材料要先修复,案卷内得金属物要去掉。

第七步编制案卷封面、脊背

案卷封面得编制:案卷封面印制在卷盒或软卷皮得正表面。封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等。

特别提示:科技档案案卷题名“三要素”结构:科技项目(工程、设备)名称+文件材料得内容特征+文中名称。

案卷脊背得编写:案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。保管期限填写永久、长期、短期,也可用色标区分:红色代表永久、黄色代表长期、蓝色代表短期;档号要填写准确,案卷题名可视情况填或不填。案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上。

第八步编制案卷目录

科技档案案卷目录有档号、总登记号、案卷题名、页数、份数、编制单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目。填写时要与案卷封面上内容相一致。

特别提示:在编制时,要在档案分类得最低一级类中按案卷流水号进行登记,如:基建档案就是以一个工程为单位登记,换一个工程就要另起一页开始登记。

案卷目录填写完毕后,要装订成册,在相关得案卷目录页上用口取纸标出科技档案得类目,以便检索利用。

第九步入库上架

科技档案排架按最小类目排列。因为一个项目得科技档案不就是一次完成得,有一个不断积累得过程,所以入库上架时换个小类就要另起排列,每个类后面都要留出相应空间,以便存放新增加得档案。

科技档案得整理方法

一般讲,基层档案部门对科技档案得整理,大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

一、分类。科技档案分类,就就是根据科技档案得内容性质与形成特点,把一定范围得科技档案划分成不同得类别层次,从而形成具有一定从属关系与平行关系得不同等级得科技档案库藏系统。

1、分类得要求。搞好科技档案得分类,应注意以下几点:

(1)科技档案得分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统,同一种科技档案得分类标准应该一致。

(2)科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点,追求分类得整体适用效果。也就就是说,科技档案得分类,要符合档案形成专业与档案形成单位科技活动得性质与特点。

(3)科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。(4)要编制一个合理与切实可行得科技档案分类方案。分类方案就是进行科学分类得依据性文件,在编制科技档案分类方案时,要了解与掌握本单位科技档案得内容构成与形成特点,确定明确得分类标准与分类方法,设置科学、合理得类目体系,形成完整得科技档案分类方案。