办公室培训内容

办公室工作事务

一、对办公室的基本认识

办公室是直接为组织服务的综合性办事机构。它承担着“参与政务，组织会务，管理事务”的重要职责，既起着承上启下、协调左右、联系内外的服务纽带作用，又有传递信息、研究方针政策、辅助领导决策的作用，是一个单位的中枢神经系统和对外形象的窗口。组织里事关全局的决议、领导的各项指示、批示，都要在办公室的协调、督办下落实。办公室工作主要包括三个方面的内容：参与政务、处理事务、搞好服务。其业务范围一般包括文件收发、办理公文、起草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、处理信息以及完成上级交办的具体事项等。

一、办公室的性质和特点

办公室作为综合管理机构，具有多方位、多渠道、多层次、多功能等的特点。

1、综合性

办公室作为一个单位的重要机构，涉及的范围非常广泛。它既要承上启下地协调沟通，又要与外部进行联系；既要参与行政决策，又要管理事务，具有很强的综合性。办公室必须从总体出发，统筹安排各项工作，充分发挥它的综合功能。

2、繁杂性

办公室的工作通常是繁杂而具体的日常事务。

3、服务性

服务性是办公室工作的一个重要特点。作为一个承上启下的综合事务机构，办公室既要服务于决策层，又要服务于基层。无论是参与决策、组织各种会议还是协调各种关系，办公室都体现出了服务性。

4、严谨性

尽管办公室的工作头绪繁多，但要求办公室的工作事事有交代、件件有落实，任何草率从事的做法都可能给单位造成无法挽回的损失。因而，办公室人员应当细心地开展工作，要具有高度的责任感和一丝不苟的工作作风。

二、监理项目办公室的性质和特点

监理项目办公室是在项目总监理工程师的直接领导下，负责处理监理站日常事务的综合性职能部门。它承担着监理项目机构日常行政事务管理、信息上下沟通、对外协调联系等多方面的任务，在对外活动中代表着公司和项目的形象，具有相当重要的地位。公司和建设单位大部分交办的事务都是通过监理项目办公室办理的。

监理项目办公室具有与其它单位办公室同样的性质和特点。但是它有着其特殊性。它不是纯粹的一个综合办事机构，它不仅要处理监理项目机构内部的文秘、财务、人力资源、后勤保障、信息化应用等方面的日常事务，负责内部的沟通和协调，而且要负责办理公司各个部门和建设单位或者质量监督部门交办的事务，同时还要

承担施工单位与监理项目机构之间的协调和沟通，形象地说，就是“上面千条线，下面一针穿”。在工作范围上讲，监理项目办公室与公司综合办公室相比，公司综合办公室职能相对单一和专业，而监理项目办公室则要繁杂得多。

三、办公室的职能和作用

办公室作为综合管理部门，其职能涉及许多方面，范围十分广泛。一般而言，主要有协调、信息处理、督促办理等职能。

1、协调职能

协调是办公室的首要职能，它渗透到办公室工作的方方面面，并在一定程度上影响着其它职能的发挥。在一个单位的组织机构中，办公室处于承上启下的地位，了解领导意图和基层需要，使它具备了发挥协调职能的条件。这就要求办公室通过多方协调以达到全面平衡，从而使单位外部有一个和谐宽松的社会环境，使内部配合密切、高效运转。一般说来，单位社会化、专业化程度越高，对协调工作的要求也越高。协调工作应遵循的原则：

总体性原则。通过协调、沟通使内部的工作统一步调，为单位的总体目标服务。在协调时，应从全局出发，做到主次有分，急缓有别。当局部与全局发生矛盾时，必须要局部服从全局。

上下一致原则。指对上对下的一致性。办公室既要为领导服务，也要为基层服务。

不干预原则。办公室在为领导决策服务中，应只致力于信息收集、协调矛盾、督促检查、催办实施，为领导提供决策备选方案等

事务，而不是干预决策。办公室必须按照领导的意图办事，决不能有“越位”行为发生。

2、信息处理职能

主要任务就是在于通过对与单位有关的各种信息进行去伪存真、去粗取精的筛选，为领导正确决策提供依据。工作步骤包括信息收集、信息加工、信息传递、信息储存、信息输出和信息反馈。

3、督促办理职能

管理决策或上级交办事项一旦付诸实施，必须自始至终予以监督检查，保证按质按量按时完成任务。

从上述的职能看来，办公室的作用主要体现在四个方面：助手作用、参谋作用、耳目作用和服务作用。

二、监理项目办公室主任的素质和能力要求

办公室主任既是办公室的一员，又是办公室队伍当中的管理者和指挥员。这里着重讲监理项目办公室主任需要具备的素质。

监理站办公室工作的多样性和复杂性，决定了监理站办公室主任的职责同样具有多样性和复杂性。因而，要求办公室主任考虑问题必须周全、详细，未雨绸缪，思维尽可能超前，把领导交办的事务办好。

1、要有综合分析和判断能力。监理站办公室主任要具有较强的思维能力、认识能力、综合分析能力和总结归纳能力。而这一切，最终体现在判断能力上。办公室主任要善于全面观察、分析事物，

透过现象看本质，做出正确的判断，为总监理工程师或副总监理工程师决策提供科学依据。

2、要有较强的组织协调能力。监理站办公室作为综合办事机构，本身就具有协调职能。有些问题，领导会授权办公室主任去进行协调。

3、要有独立处理问题的能力。监理站办公室作为领导的参谋、助手，虽然有一定的被动性，但是它经常性的工作是办公室事务的实施、反馈和监督，有时领导授权可代行领导职责。因此，监理站办公室主任要有独立处理问题的能力，而且办事果断利落。

4、要有较强的表达能力（口头表达和文字表达）。办公室主任经常起草各种文件和材料，负责项目工作的对外宣传，不仅要熟悉各种公文格式和文章体裁，而且要文字准确、优美、精练，力求做到中心突出、观点鲜明、层次清楚、语言流畅。办公室主任还要经常担负接待、办事、会谈以及参加各种会议等任务，因此，也要有良好的口头表达能力。

5、要具备一定的办公手段（包括电脑、网络等）和一定的办公管理能力（如文件资料管理、设备管理等）。

6、要有较强的适应能力。监理站办公室主任以往有着不同的经历和工作环境，对担负的角色可能会产生不适应的感觉。这里讲的适应，一是要适应领导的工作风格和工作方法；二是要适应不同人群的文化冲突和语言沟通；三是要适应项目的工作环境。

7、必须具备一定的工程知识。