(公文写作)公文处理管理规定

公文处理管理规定

1、目的

为使本公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999），结合公司的实际情况，特制订本规定。

2范围

a) 本规定对公文处理的程序、行文关系、公文撰写等方面的管理作出了规定；

b) 适用于济南林海装饰工程有限公司本部及所属各项目经理部；

c) 同样适用于公司内部网信息发布审批程序。

3定义

a)公文是公司实施QEO管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻上级单位的方针、政策，发布公司的规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具；

b) 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4职责

a)行政人事部是公司公文处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，并指导各部门的公文处理工作；

b) 各部门是部门公文处理管理机构，负责部门公文的统一发放、传递、立卷、归档和销毁。各部门应当设专职或兼职文秘负责公文处理工作。

5程序

5.1公文种类

公司常用的公文种类主要有：

5.1.1 决定

适用于对重大事项或重大行动作出安排。

5.1.2 通知

适用于发布规章制度；转发上级单位的公文；要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

5.1.3 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

5.1.4 报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

5.1.5 请示

适用于公司向上级单位请求指示、批准。

5.1.6 批复

适用于答复所隶属单位请求事项。

5.1.7 函

适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。

5.1.8 会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

5.2公文格式

公文格式由文头、行文、文尾三部分组成。

5.2.1 文头部分

包括文头名称、发文字号等项，若系密级文件和紧急公文，则还应包括密级和紧急程度。

5.2.1.1 文头名称：

a）以公司办公会名义颁发的文件，使用“济南林海装饰工程有限公司办公会文件”的红色文头发文；

b）公司在经营活动中以公司名义对内、对外发布的文件，使用“济南林海装饰工程有限公司文件”的红色文头发文。公司各职能部门以公司名义对内、对外发布的公文也同样

使用“济南林海装饰工程有限公司文件”的红色文头发文；

以公司名义向上级政府主管部门报告、请告时，使用上行红色文头发文。

c）以部门名义对公司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用“济南林海装饰工程有限公司便函”的普通文头发文；

d）传真

公司及各部门对外或对项目经理部发传真以“济南林海装饰工程有限公司传真”的普通文头发文。

e)会议纪要

公司会议纪要分为二类：“总经理办公会会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司总经理或其委托人主持召开的工作会议称为总经理办公会，并形成总经理办公会会议纪要，由总经理或委托人签发；由分管领导主持召开的分管工作会议称为专题会，并形成专题会会议纪要，由分管副总经理签发。

以上二类会议分别对应“济南林海装饰工程有限公司总经理办公会议纪要”、“济南林海装饰工程有限公司专题会会议纪要”的格式。

5.2.1.2 发文字号由机关代字、年号、顺序号组成，年号应该写全。

a)为减少公文字号种类，公司（含各部门）在经营活动中以公司名义对内、对外发布的公文，尽量使用“林海装饰字【××××】××号”发文字号，但涉及公司干部任免、机构设置调整的公文使用“林海装饰人字【××××】××号”发文字号。

公司级发文字号本着从简的原则，每年由行政人事部根据各部门实际需要，进行调整。

c)为提高办公效率，各部门以部门名义在公司内发文不需使用公司红头文件，直接使用便函由部门经理直接签发。（部门便函代字详见附录）便函用于布置专项工作任务、发布某项通知及安排某项具体的工作。

d)传真发文字号

以公司名义发传真，发文代字为“林海装饰传字”；以部门名义发传真，如行政人事部发传真发文代字为“行人传字”。（具体传真发文代字详见附录）

e)部门或个人就某一个具体工作内容、步骤、程序进行协商、布置及请示时用三单制，即工作联系单、任务通知单和请示报告单。

5.2.1.3密级、紧急程度

a)密级公文应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还应有份数编号。

b)紧急公文应分别根据紧急程度，分别注明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提前办，“特急”要求立即办。

c)密级、紧急程度文头右上角，密级与紧急程度同时使用时，紧急程度置上，密级置下，上下对齐。

5.2.2 行文部分

行文部分：包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、印章、日期等项。

5.2.2.1公文标题：一般包括发文单位、事由、文种三部分。

a)发文单位应写单位全称或规范化简称；联合发文，应将主办单位排列在前。

b)公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除规范文件外，一般不使用标点符号。

c)下发公司行政规章制度的公文用“颁发”，其他属公司产生的公文用“印发”，下发上级、同级或不相隶属公文用“转发”。转发公文，要将事由写清楚，原标题不必照抄，但不能用原发文字号代替。

5.2.2.2主送单位：

a)上行公文的主送单位一般只写一个，而请示则只能是一个；对请示予以回复时，主送单位也只能是上行请示的那一个单位。如需同时报送其他单位，应用抄送的形式。

b)公司普发性的公文，主送单位按惯例排列，即“公司各部门、各项目经理部”。

c)保密性公文和针对性公文，主送单位由签发领导确定，以“公司相关各部门”行文。

5.2.2.3正文：

a)正文开头应提出要点，接着要通过叙事、说理、表明目的。正文的结尾,要简单朴素。对上行文，不要求答复的工作报告，结尾语可用“以上报告，请审查”。要求上级批准、批复的，可用“以上请示，请批复“。要求上级批转的，可用“如无不妥，请批转”等语。平行文的结尾一般用“特此函达、特此函复”等语，下行文的结尾,一般用“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”等语。

b)正文中用数字表示多层次结构时，标识方法为：

第一级用一、二、三、．．．．．．。

第二级用（一）、（二）、（三）、．．．．．．。

第三级用1、2、3、．．．．．．。

第四级用（1）、（2）、（3）、．．．．．．。

5.2.2.4 附件

公文如有附件，应在正文之后，落款之前注明附件名称和顺序，附件名称、顺序要与正文所列的名称、顺序一致。若附件的名称已作为公文标题的主要内容，在正文则不必再作标注。