论秘书行业的潜规则

《秘书之友》年第期
2007127
理论探讨
施晔红
最近两年，“潜规则”一词频频见诸报端：先有演艺界潜规则，接着又出现足坛潜规则、教育界潜规则等等。

“潜规则”存在于社会各个领域和层面，渗入了社会的方方面面，有人还总结出了不同行业的各种潜规则。

在对秘书行业中的各种现象进行深入剖析和本质探求的过程中，我们不难发现秘书行业也存在许多“潜规则”。

吴思先生在《潜规则：中国历史中的真实游戏》中说：“中国社会在正式规定的各种制度之外，在种种明文规定的背后，实际上存在着一个不成文的又获得广泛认可的规矩，一种可以称为内部章程的东西。

恰恰是这种东西，而不是冠冕堂皇的正式规定，支配着现实生活的运行。

”“所谓的‘潜规则’，便是隐藏在正式规则之下，却在实际上支配着中国社会运行的规矩。

”
“潜规则”，是相对于“显规则”、“明规则”而言的。

之所以称之为“潜”，顾名思义就是看不见的、没有明文规定的。

“潜规则”既不公开也不透明，它的内容也不会被公之于众。

它之所以不公开，是因为“它背离了正义观念或正式制度的规定，侵犯了主流意识形态或正式制度所维护的利益，因此不得不以隐蔽的形式存在”。

这是“潜规则”的根本特点。

“潜规则”的第二个明显特点是，它的实
一、关于潜规则
论秘书行业的潜规则
际约束力大。

潜规则是游离于各行各业正式法规之外的“行规”、“惯例”，它在各自的领域内得到大多数人的默认和遵守，是相关法律法规之外的另一套行为准则和规范。

它对人们思维方式、行为方式的实际约束力往往比明文规定的规章制度还要大。

“所谓约束，就是行为越界必将招致报复。

对这种利害后果的共识，强化了互动各方对彼此行为预期的稳定性。

”这种“约束”，使得潜规则具有很强的“杀伤力”，一般人很是“惧怕”。

人们都在默默恪守、心照不宣地维护它；谁不遵循这种“规则”，谁就会受到这种“规则”的排斥、惩罚。

你必须要学会它、“尊重”它、实施它，不然你就根本进入不了你想进入的某个“圈”中，即便进去也会发现自己无法生存，无法为这个圈子所认同，很快就会被排斥出局。

在法治化程度还不高的今日中国，潜规则广泛地存在于社会生活的方方面面。

秘书行业也不例外，也存在着诸多潜规则。

（一）秘书要漂亮
留心用人单位招聘文员、秘书的信息，我们经常会发现在招聘条件一栏中除了通常所提到的学历、工作经验等要求外，还特别强调“形象、气质佳”。

有的用人单位在向学校要文秘专业毕业生时就说“找个形象好的”（而不是“能干的”）。

学校向单位择优推荐毕业
二、秘书行业的潜规则
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200712生时，也会特地加上一句“形象不错”。

这里所谓的“形象好”，相信大家都理解，说白了就是长得漂亮。

至于工作能力，那是次要的。

这就意味着对秘书从业人员来说，外形条件重于能力、素质等条件。

某学院届文秘专业毕业生小徐和小周一同去一家房地产公司应聘经理助理一职，经过初试、面试几轮遴选，最终长相甜美但能力平平的小徐被录用，而拥有丰富社会实践经历和多个专业技能证书的优秀毕业生小周被拒之门外。

事后，该公司负责招聘工作的人力资源主管坦言，小周失利的主要原因是形象不如小徐。

他说，作为经理助理会经常代表公司参加各种社交活动，甜美、靓丽的形象往往能为公司赢得好的社会印象；至于业务能力，那是可以在今后的工作中逐步培养和提高的。

他笑言，倘若小周既有出色的能力又有令人赏心悦目的美貌，我们肯定会选择她，但事实上才貌双全者并不多。

秘书要长得漂亮——用人单位招聘文秘人员的这种“潜规则”对求职者来说是相当不公平的。

不少文秘专业的毕业生尤其是女生，由于长相平平而在求职过程中屡屡碰壁，她们只好自嘲爹妈生得不好。

有的毕业生为了找一个满意的工作，不惜花血本去整容。

为了从源头上避免形象欠佳的文秘专业学生毕业后无法就业的现象，有人提议高校文秘专业在招生时就设置门槛，对考生进行面试择优录取。

这个“优”自然是指身高、容貌等外在形象。

（二）秘书要年轻
这是存在于秘书行业的和前一条潜规则一脉相承的又一条潜规则。

对女性来说，年轻貌美意味着魅力无穷，意味着她在社交场合将通行无阻，意味着她能为公司赢得好评、带来客户，从而为公司创造出高效益。

年中国青年报组织的关于职业吸引力的社会调查显示，％的被调查者认为文秘工作者“在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人”。

在美国，秘书从业者是越老越吃香。

2004200313比尔・盖茨在创业之初就聘请了岁的女秘书露宝，她为比尔・盖茨微软帝国的创建立下了汗马功劳。

露宝稳重细致，几乎成为公司的灵魂人物，她和盖茨的无间配合成为微软公司一道独特的风景。

在美国的大公司里，很难看到年轻的女秘书，越是级别高的部门秘书的年龄越大，多是多岁有教养、有经验的职业女性。

年世界杯期间，前国际足联主席阿维兰热先生现身日韩，在他身后亦步亦趋的已经多岁的秘书小姐吸引了全球的目光。

据说这位“高级文员”在这个职位上已工作了将近个年头。

这在中国是不可想象的。

对于一般意义上的秘书，国内用人单位在年龄方面的限制近乎残酷，看看招聘广告就可以明白：过了岁，类似秘书的职位就已与你无缘了。

人力资源专家指出，用人单位这种对于年龄的要求起码近十年不会改变。

令人遗憾的是，社会公众以及秘书从业人员自身均对这一潜规则表示默认。

尽管随着秘书职业化程度的提高人们对秘书工作的认识也在发生变化，但是“文秘就是一个过渡性的职业，没有专业可言，是女性结婚前的好职业”的认识仍很难改变。

相当数量的文秘人员选择这一行，也并不是出于对该职业的认同，只是把文秘工作经历当作积累工作经验和人际关系，从而通向更高理想事业的一个起步和过渡。

时下，企事业单位的大多数秘书人员并不是把自己所从事的秘书工作当作终身所追求和献身的职业，他们多在等待机会脱离秘书这一职业或等待升官。

不少人认为，秘书岗位不过是向领导职务过渡的一个跳板，秘书的发展空间很小。

一位女性在秘书岗位上干上一二年，即便是很好，她也会千方百计地要求转岗，要么做人事、行政，要么做市场、销售，去实现社会公认的人生价值。

在上文所提到的职业吸引力调查报告中，就有％的被调查者支持“文秘是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯”这种观点。

由此我们发现，无论是用人单位还是从业
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理论探讨
者自己都“私下认可”这样一条“潜规则”：秘书是吃“青春饭”的，其职业生涯是短暂的。

这就不可避免地出现了一组矛盾：一方面，用人单位本着通过长期的工作实践培养业务能力的原则选择外形条件好的秘书人员，期望她成为公司的中坚；另一方面，随着工作经历的增长和能力的提高秘书已不再年轻，这又被“潜规则”认为不再适合秘书岗位，于是她自己也在“潜规则”的促使下寻求转型。

（一）秘书行业潜规则的存在是对秘书理论的庸俗化解读
秘书学理论认为，秘书工作者的基本作用之一是形象作用，即秘书在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表着其所供职的单位、组织、部门甚至领导、上司的公务形象。

上文所说的秘书行业潜规则——秘书要年轻、漂亮正是对秘书形象作用的一种浅薄的和片面的理解。

长期以来，社会对秘书工作职能持一种简单、片面的看法，人们普遍认为秘书的主要职责是协调、处理公共关系，起着一种表面的、“装点门面”作用，有人甚至认为秘书是仅供观赏的“花瓶”。

因此，有人就把秘书的形象作用称为“门面窗口”作用。

在这样的社会普遍观念下，不少单位单纯注重秘书的外在形象，对其身高、容貌的要求高于内在素质，其理由就是“秘书是单位的门面，要拿得出去”。

我们认为，秘书工作者的形象应当包括外在的容貌、体态形象，因而要求秘书在外表上符合一定的审美标准是可以理解的。

但这只是个基础，不应该成为选择秘书的主要的甚至是唯一的标准。

先天的长相并不十分重要，重要的是秘书在具体工作中所表现出来的修养和素质。

秘书的形象作用应该是一个立体的、全方位的整体，其中既有容貌、外形的体现，又有
三、对秘书行业潜规则的分析
言谈举止、性格作风、素质教养的体现，还有气质风度的体现。

单纯强调年轻、漂亮这一条件，是对秘书工作者形象作用的庸俗解读。

（二）秘书行业潜规则的存在是当今中国秘书行业职业化、制度化程度不高的必然结果，职业化已经成为国际职场发展的必然趋势。

我国的教师、公务员、会计师、律师等行业的职业化程度都比较高，但是，秘书行业的职业化尚处于艰难的起步阶段，且进程缓慢。

秘书职业化的核心是从业人员素质和能力的专业化，专业化是职业化的基础。

职业准入最重要的是看专业水平是否符合职业要求，是否具有必要的职业技能。

我国目前选拔秘书的法律依据主要是年月日正式施行的《中华人民共和国公务员法》、年月劳动部颁发的《秘书职业技能》以及《国家职业教育技能鉴定规范（秘书）》等行政法规，但这些规定并没有对秘书的工作性质、任职资格等作出具体规定；同时，社会对秘书专业的性质认识不足，这使得秘书的任职资格和秘书工作的性质不明确。

这种状况首先造成了秘书选择标准的无章可循。

例如对于求职者缺乏严格的专业学历要求，在专业方面的要求是秘书专业或“相关专业”均可，甚至没有专业要求，在学历方面也没有明确界定。

同时，现行的用人机制缺乏实际可测的、可操作的从业能力考核标准，这导致了选择秘书的任人唯“美”。

秘书行业职业化、制度化程度不高，不仅造成了秘书人员选拔标准的不科学，也导致了对秘书的评价缺乏客观依据，企业领导、秘书的直接上级完全可以以个人的好恶、情绪对秘书工作进行评价，决定对秘书用与不用。

行业准入制度的缺位、从业人员专业化水平标准的模糊等因素，使得对秘书的选择、使用、监督和评价没有一个规范的、科学的依据，随意性非常大，这客观上成为阻碍秘书职业化进程的症结，同时也是秘书行业若干潜规则存在的关键因素。

（三）秘书行业潜规则的存在是严峻的就
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200712业形势的产物
高校的持续扩招使得每年有大量的毕业生进入就业市场，而社会提供的秘书岗位毕竟有限。

因此，秘书行业完全是卖方市场，用人单位对秘书的选择有绝对的主动权。

面对众多的求职者，用人单位可以从容地优中选优、择优录用。

这也导致了在秘书选择上会有年轻、漂亮等非科学的、非理性的要求。

在法治化程度还不高的今日中国，潜规则广泛地存在于社会生活的方方面面。

中国秘书行业职业化、制度化程度不高，使得秘书行业存在着诸多潜规则。

要消除这些灰色规则，需
结论
要大力加强秘书职业化建设，提高从业者的职业素质，严格职业准入制度，完善职业监督体系，从源头上寻求解决办法。

..,2000..2002..2003.
..,2001.
参考文献：
［１］吴思潜规则：中国历史的真实游戏［Ｍ］北京：中国工人出版社
［２］吴思．血酬定律［Ｍ］北京：中国工人出版社，．
［３］王育秘书实务［Ｍ］北京：高等教育出版社，［４］谭一平职业秘书实务［Ｍ］北京：东方出版社（作者单位：浙江经贸职业技术学院）
赵亚山
秘书当自律自重
“秘书”一职古已有之
秘书，古代官名。

中国自秦汉以来，历代封建王朝都设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，负责掌管官员向皇帝奏事的奏章函牍、宣示皇帝的诏令以及管理宫禁的图书等。

历史上不少杰出的文人学士都担任过秘书性质的官职，都有过从事秘书性质工作的生涯。

西汉文学家、史学家司马迁曾任中书令，唐代诗人张九龄曾任中书舍人，《新唐书》作者、大散文家欧阳修做过翰林学士，三国时文学家祢衡做过江夏太守黄祖的秘书……隋及其以后历朝科举考试录取的进士中的佼佼者大都进了翰林院，在皇帝周围从事有关社稷民生军国大事的翰墨事业。

唐宋八大家之一的北宋文学家曾巩，嘉佑进士，官至中书舍人。

“苏门四学士”之一的秦观，元丰进士，历任太学博士、秘书省正字及国史编修等职。

就连大名鼎鼎的曾国藩飞黄腾达前也进过翰林院，辜鸿铭则是清朝重臣张之洞多年的幕僚，陈布雷是蒋介石的第一“笔杆子”……
可见，“秘书”自古以来就与官员、官场、仕途有密切关系。

当今的秘书仍是职务名称之一，是领导的助手和智囊。

秘书工作是一项机要性很强的工
作，它的任务是收发文件，办理文书，收集、管理档案，办理领导交办事项。

各机关和企业、事业等单位，一般都设有秘书工作部门或秘书职务。

年月的一天，邓小平在北京接受加拿大记者保罗・杰克逊的采访，其中有这么一段对话：杰克逊说：“古往今来，中国有许多人才是秘书出身的。

”邓小平赞同这个观点，他引述古今例子说：“近代中国第一个政治秘书是孙中山的秘书宋庆龄。

周恩来、任弼时、邓颖超都做过译电员。

杨尚昆长期担任中共中央办公厅主任，他自称是‘中央领导的秘书’。

陈伯达、胡乔木在延安当过毛泽东的秘19937当今秘书责任重。