人事档案管理现状及改进对策探讨

人事档案管理现状及改进对策探讨

人事档案是存储员工個人信息的单元。再通过收集、整理后储存起来，为以后的考察做备用资料。人事档案管理是现代人力资源管理中的重要组成部分，它涉及诸多方面，是一项系统性的工程，在社会发展的新时代，人事档案管理的重要性也越来越凸显。

标签：人事档案；管理现状；改进对策

1新时期人事档案工作的时代意义

人事档案信息中涵盖着人才的年龄、籍贯、学历、专业、工种、招工表、入伍表、劳动合同、体检、学业、培训、业绩功效、奖惩、爱好、专长、工作经历、社会关系及婚姻等真实可靠的第一手资料。因此做好人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用工作，为企事业单位人力资源配置、利用提供相关人事数据和信息支持的重要依据，为人力资源的规范化管理奠定了基础。

人事档案管理工作在新时期具有十分重要的意义和价值。具体而言，主要体现在以下几个方面：1.人事档案管理直接关系到人力资源管理的质量和水平。人力资源管理是事业单位管理的重要内容，在社会发展的新时代，人力资源管理的重要性体现在价值创造和竞争力提升的双重性上；人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，其质量高低直接影响到人力资源管理的价值创造和竞争力提升；因此，在社会发展的新环境下，做好人事档案管理工作才能更好地提升人力资源管理的水平，创造出无限的价值，促进组织系统竞争力的提升。2.加强人事档案管理体现了先进的管理思想和理念。先进的管理思想和理念是生命力，也是活力，是源源不断价值创造的根源。人事档案管理工作在一定程度上是先进的管理思想和理念的充分体现；加强人事档案管理，才能够更加充分展现出先进管理思想的无穷魅力。

2新时期人事档案管理中存在的问题

新时期，人事档案管理中涌现出了很多的不足和问题。

第一，领导忽视了档案管理工作，重视程度低。比如，有的领导对这项工作的认识存在偏差，把人事档案管理工作归结为保管性工作，没有对档案的管理工作引起重视。

第二，在人事档案管理信息化建设之中，资金和人力上的投入都是不充足的。这对于人事档案管理工作的顺利进行起到了约束和阻碍。档案管理信息化建设之中，在成本上也难以得到控制。

第三，工作之中，缺乏优秀的人才队伍建设。比如，很多档案管理工作人员并不能对人事档案管理信息化建设的工作基本内容产生准确认识，也难以把握信

息化建设工作的本质。企业内部缺乏完善的信息化人才队伍培训的机会和空间，由此人事档案管理信息化建设的水平比较低。

第四，人事档案在管理工作开展中，材料上的内容不够完善，管理上的手段不足，不能对数据信息进行有效收集。

第五，没有先进的管理制度。在人事制度不断改革的背景下，出现了很大的人员流动，在人员的选拔和运用上逐渐展现出简化的手段。在人事档案管理制度不先进的背景下，则会让人员在流动等层面上产生阻碍。

总的来说，新时期背景下人事档案管理中涌现出的问题，对企业的运营和发展都产生了不良影响。在今后进行人事档案管理工作的时候，则要实行信息化建设模式。企业在内部则要解决以上的问题，为信息化建设工作的顺利进行打通道路。

3人事档案信息化建设的有效措施

3.1明确重点，突出要点。

新时期，人事档案管理工作要明确重点，突出要点，才能发挥出人事档案的作用和功效，人事档案的重点是保障员工的切身利益，服务事业的发展，因此，人事档案管理工作要紧密围绕着这两条主线进行，一方面，要积极加强人事档案的服务性，从员工的角度注重服务。另一方面，要积极为事业的发展做好服务工作，要围绕着服务事业的科学健康发展，组织开展人事档案管理工作，只有明确重点，突出要点，坚持两条线齐头并进，才能更好地推动人事档案管理工作的不断向前。

3.2规范标准，强化技术

人事档案管理工作要实现规范标准化建设，只有规范标准化建设，才能更好地不断推进人事档案管理工作的高质量发展，因此，在人事档案管理过程中，要严格按照中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，注重明确细则，明确人事档案管理管理的内容，按照实事求是的原则，做好人事档案的收集、整理、装订和归档等工作，建立人事档案管理台账，完善人事档案管理台账信息。同时，要加强人事档案的信息技术化水平建设，运用好各种人事档案管理软件，实现人事档案管理的电子化、信息化建设。

3.3加强对人事档案管理信息化的安全建设

人事档案信息化建设虽然能够进一步提高档案管理水平和管理效率，但是在档案信息安全方面存在很大的问题，档案信息安全得不到有效的保障。因此进行档案管理信息化建设时需要加强对档案信息安全的管理，避免管理工作中出现档案信息泄露的事情。一方面需要加强档案管理人员的保密意识，对档案数据库进行加密处理，所有访问人员都需要输入正确密码才能进行信息访问，以免档案信

息被泄露。另一方面需要不断提高管理人员的职业道德，提高他们的安全意识，如果出现工作人员泄露档案信息的行为，需要严格进行处理，从而提高人事档案管理工作的安全性和可靠性。

3.4夯实基础，注重人才

当前，人事档案管理工作面临着各种新的挑战和机遇，做好人事档案管理工作必须要夯实基础，要为人事档案管理提供必要的物质保障。如：管理计算机、专用档案柜、防火防潮保障设施等。同时，人事档案管理工作更需要人才保障，要加强人才保障机制的建设，强化档案管理专业业务知识的培训力度，不断提升人事档案管理的人力资源保障基础，实现人事档案管理的专业化发展。

总之，新时代、新要求，人事档案管理工作的责任重大，意义深远，面对新环境和新标准，积极加强人事档案管理工作具有很强的经济和社会价值。企业发展中，档案管理信息化建设所展现出的重要性是我们不可忽视的。现代信息技术和档案管理的有效融合，这不仅是跟上了时代的发展步伐，也满足了企业的档案管理要求。档案信息也会更加安全，实行保密处理模式。在人事档案管理信息化建设规范化和制度化背景下，保证工作人员的工作强度，为带动企业的发展形成有力的支撑。

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