电子文件管理

电子文件管理
第一讲电子文件概述
一、电子文件与电子档案的含义
•（一）电子文件概念（《电子文件归档与管理规范》）•（Electronic Records）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

•这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，
•它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；
•以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；•阅读及处理需设备；
•借助网络传输。

•（二）电子档案的概念
•电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。

这一含义有四层意思，
•一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。

•二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。

•三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。

•四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。

二、电子文件的形成
三、电子文件的类型
•（一）按电子文件的信息存在形式分类，电子文件可分为如下几类：•一是文本文件（text,字或表处理文件）。

是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

•二是数据文件(date，数据库电子文件)。

以数据库形式存在的具有文件属性的记录。

数据库、记录、字段是其三个层次。

•三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。

•四是图像文件（image）。

指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

•五是影像文件。

指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软
件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等
•六是声音文件。

指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

•七是命令文件，即计算机程序。

•（二）按文件组成方式
•1、简单文件：仅有一种格式组成的文件。

•2、复合文件：含有多个独立数字流和索引信息的文件
•3、复杂文件：含有多种数据类型，并由多个OLE服务器（对象链接与嵌入服务器）操作的文件
•多媒体文件。

•超文本
•超媒体文件
•（三）按文件的功能划分
•主文件：指表达作者意图、行使职能的文件
•支持性文件：主要是指生成和运行主文件的软件。

•辅助性、工具性文件：指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

五、电子文件的特点及其影响
•（一）电子文件对软硬件设备的依赖性。

•主要表现在它的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的。

•依赖计算机设备和各种操作系统、管理系统来生成和管理,
•依赖网络设备和特定载体来存储,
•依赖网络环境来运行和远程传输,
•依赖各种专用软件来阅读、识别和处理。

•离开了存储载体, 电子文件则无法保存
•离开了各种操作系统和专用软件, 储存于特定载体的电子文件也无法阅读和处理;
•离开了网络环境, 电子文件则无法进行网络管理、远程传输和利用, 人类就无法实现信息资源共享
•（二）电子文件内容、结构与存储载体的可分离性
•第一, 电子文件是以“数码序列”的形式存储, 又以文字、图形、影像或声音等电子文件形态显示输出
•第二, 有些文本类电子文件的文件内容与文件格式版头也可能是分离的
•（三）电子文件的易逝和易变性，也称“不稳定性”。

•1、电子文件的易逝性, 主要体现为电子文件的被损坏和丢失。

•常见的主要有以下几种情况:
•一是由于工作人员操作失误( 存盘不当或错误删除文件等) 而导致的文件丢失;
•二是由于计算机操作系统、电子文件生成系统或管理系统等的性能不稳定, 而导致文件的损坏或丢失;
•三是计算机网络硬件设备和电子文件存储载体( 如网络服务器、计算机CPU、计算机硬盘、磁盘、光盘、移动硬盘、U 盘等) 的性能不稳定或损坏, 造成文件不能读;
•五是联网的计算机或服务器中的电子文件被黑客删除或被病毒破
坏等
•2、电子文件的易变性, 主要体现为电子文件容易被人为的更改。

•人们在没有安全防范措施的计算机等数字设备( 含数码相机、数码录音录像机) 中或在网络环境中有访问修改权限的“管理系统”中, 对电子文件可以随时更改它的内容和结构, 而且难以识别被更改的痕迹。

•（四）电子文件对背景信息和元数据的依赖性
•1、“背景信息”, 国家标准定义为: “描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

”
•电子文件的“背景信息”可以理解为电子文件真实性、完整性和有效性的证据信息。

•对于一份公文来说, 若缺少了“背景信息”, 则无法确认其由谁产生、为什么产生、在什么环境下产生、产生的目的等问题, 即无法判断其真实性和有效性, 也无法保障与其相关电子文件的真实性、完整性、关联性和有效性。

•2、“元数据”, 国家标准定义为: “描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

”
•元数据实际就是对数据进行著录而得到的著录信息，这些著录信息专门用于电子文件的管理，以保证电子文件的真实性、可靠性，元数据就是为了保证电子文件的凭证性而提出来的。

•创建元数据的过程就是对文件特征进行描述的过程。

•元数据不仅包括对文件本身的描述，还包括对文件的管理信息的描述。

•元数据定义及其在电子政务办公系统和电子档案管理系统中的作用，可以归结为以下几点：
•1.元数据可以用于集成各类繁杂的信息；
•2.元数据定义的语义层可以帮助最终用户理解系统中存储的数据；•3.元数据可以支持需求动态变化；
•4.元数据可以提高数据质量；
•5.元数据可以提高系统各项表现（界面等）的灵活性；
•6.元数据是实现政务流程重组的重要依据；
•7.元数据可以支持多种工具的开发应用；
•8.元数据可以提高系统的安全性；
•9.元数据可以提高系统的智能性；
•10.元数据的齐全采集对于电子文件到电子档案这一过程的真实完整齐全以及日后的有效利用起着重要作用。

•国内首个专门的电子文件元数据管理系统
•（五）电子文件类型、格式的多样性。

•国家标准规定, 电子文件的类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件等。

•各种类型的电子文件又有不同的储存格式, 例如, 文本类文件有DOC、Excel、XML、RTF、TXT、PDF 等格式; 声音类文件有WAV、MP3 等; 图像类文件有JPEG、TIFF 等格式。

（六）网络化管理的电子文件, 其利用的便捷与安全维护的复杂性。

•信息时代的网络环境, 给人们带来最大的好处是信息资源共享。

•但是在信息资源共享利用便捷的同时, 也为“黑客”和病毒的入侵等提供了机会, 从而增加了电子文件信息安全管理的复杂性。

•电子文件自身的特点及网络安全问题的复杂性, 对电子文件安全管理措施提出了更高要求。

•因此, 在电子文件管理过程中特别是网上提供利用时, 一定要做好安全保密的管理和技术措施。

•电子文件的诸多特点, 给人以许多启迪。

这就要求管理者：
•在“电子文件管理系统”设计时特别注意“元数据”和系统用户访问权限的设置, 以实现电子文件管理的“前端控制”和“全程管理”原则;
•在电子文件管理的过程中, 要考虑计算机和网络设备的软硬件兼容配套等问题;
•在计算机软硬件更新换代时要考虑电子文件格式和载体的转换以及数据库数据迁移等问题；
•在电子文件“收集归档”时要考虑电子文件背景信息及元数据收集、电子文件生成和阅读处理的相关软件的归档问题等。

第二讲电子文件管理工作概述
第一节电子文件的鉴定
电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在起整个生命周期受到严密的控制。

（二）前端控制原则
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。

（四）完整性保障原则
电子文件的完整性包括两个方面的含义，
一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；
二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

五、可读性保障原则
电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保存其内容的真实性。

二、电子文件的管理模式
（一）机构内部电子文件的管理模式
机构业务范围、电子文件种类、内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应该对以下两方面的问题给予足够的重视。

1、对电子文件实行统一管理
2、实行文件、档案一体化管理
•二是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境，它可以将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源通过网络相互连接，向用户提供方便快捷的在
线服务。

•综合起来，数字档案馆是以机构化的数字档案馆为基础，逐步突破各种界限，发展为由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的数字信息系统。

•通俗说来，数字档案馆概念可以用“三化”来表达，既档案信息数字化、档案管理现代化、档案利用网络化。

2、数字档案馆的功能：
根据目前的认识，数字档案馆应具有以下基本功能：
•1、通过多层面的信息采集，形成社会综合信息资源库
•2、海量数据存储
•3、档案信息的有效访问与查询
•4、档案信息的发布与传递
•5、数字档案信息的安全保护
•6、数字档案信息资源的系统管理
•三、数字档案馆的建设内容
•（一）基础设施建设
•1、数字档案馆网络环境建设
•2、硬件基础设施建设
•3、系统软件建设
•（二）信息资源建设
•1、信息资源采集要的主要来源和采集范围
•2、数字档案馆资源分为元数据库和对象数据库
•3、传统档案馆的重要区别之一就是需要对网络上具有档案性质的各类信息资源进行采集、加工、整序。

•（三）应用系统建设
•1、信息接收系统
•2、馆藏数字化系统
•3、信息搜寻系统
•（四）标准规范建设
•（1）管理性标准规范
•《计算机信息系统安全保护条例》
•《计算机信息网络国际联网管理暂行规定》
•《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》
•《计算机信息系统国际联网保密管理规定》
•………
•（2）业务性标准规范
•《电子文件管理规范》
•《电子文件著录规则》
•《电子文件归档规则》
•《电子邮件类公文归档程序与规则》
•《数字档案存储格式与载体标准》
•《电子文件保管期限表》
•………
•（3）技术性标准规范
•信息交换有的七位编码字符集》
•《信息交换用汉字编码字符集》•加密算法、数字水印、数据传输等•（五）人才队伍建设
•（五）数字馆在初创阶段的基本架构•1、标准规范建设
•2、软、硬件基础设施构建
•3、应用系统开发
•4、数字资源建设
•5、人才队伍建设
表A．1 电子文件登记表(首页)
表A．2 电子文件登记表【续页)
表A．4归档电子文件登记表(首页)
表A．5归档电子文件登记表(续页)
表A．6归档电子文件管理登记表
填表人(签名) 年月日审核人(签名) 年月日单位(盖章) 年月日
表A．7归档电子文件迁移登记表
填表人(签名) 年月日
审核人(签名) 年月日
单位(盖章) 年月日
表A．2 电子文件登记表【续页)
表A．3 归档电子文件移交、接收检验登记表
表A．4归档电子文件登记表(首页)
单位(盖章) 年月日
表A．5归档电子文件登记表(续页)
填表人(签名) 年月日审核人(签名) 年月日单位(盖章) 年月日
填表人(签名) 年月日
审核人(签名) 年月日
单位(盖章) 年月日
国内首个专门的电子文件元数据管理系统
（一）源起
元数据是保证并且证明电子文件真实性、完整性、长期有效性和证据价值的重要手段，也是集成管理、检索、利用电子文件不可或缺的工具。

然而，我国尚没有一个已经嵌入专门的、实际投入运行的、基本上符合国际标准的元数据管理子系统的电子文件管理系统。

现在，这种电子文件元数据管理子系统，已经在浙江省电力公司问世并投入试运行一段时间了！ 2000年，浙江省电力公司研制了文件管理与档案管理真正融为一体的浙江电力办公自动化系统（文件管理和档案管理不再分两步走），实现了对电子文件的全程管理和前端控制。

为此，该系统于2001年11月，获得了国务院办公厅秘书局和国家科学技术部新技术发展及产业化司联合授予的全国政府系统优秀政务信息化应用软件奖。

正是在此基础上，浙江电力公司根据企业业务需求，在管理上再上一层楼，对电子文件元数据问题进行研究并开发完善了相关的管理系统。

(二) 系统的特点
1.构建元数据模型的方法及分类参照了有关国际标准，制定了电子文件元数据著录规则，并结合企业实际，从内容特征层、登记处理层、保管利用层、结构与背景信息层四个层面来全面、科学、详实地构建元数据模板。

其中，核心元素26个，并制定了“元数据字典”。

2.元数据各项元素的定义，采用了国际标准ISO/IEC11179。

对每个核心元素进行了详细的描述，并确定了元素的著录内容，已经具有可操作性和参考性。

另外还建立了与Dublin Core的对应关系,增强了元数据模型的互操作性,以便使归档保存的、具有社会价值和可以公开的电子文件在未来作为网络资源提供利用。

3.用XML Schema规范建立了电力档案元数据模型XML Schema文件,标志着我国档案元数据研究已从表格式定义向元数据模型的实际应用转换。

XML Schema是继DTD(文档类型定义方法)之外的又一种控制文档结构的方法,是目前国际上通行的元数据结构定义方法之一。

通过XML Schema文件的建立,支持电子文件元数据在XML环境下的解析和异构数据库之间的信息交互，从而在互操作过程中确保电子文件元数据的完整性，有效保证了电子文件安全、有效的脱机备份和跨系统的移交等功能。

4.系统设计采用国际先进的UML标准建模语言，进行可视化建模，注重系统架构的设计，保证了系统良好的可扩展性。

5.系统还采用Lotus Domino的安全认证机制和电子印章(B1级安全数据库)的数字签名、水印技术相结合的双重安全管理体系，保证了电子文件的安全性、真实性、有效性和不可抵赖性。

(三) 案例意义
该系统的研制成功不仅标志着我国电子文件管理系统已可嵌入专门的、实际投入运行的、基本上符合国际标准的元数据管理子系统，而且标志着电子文件元数据理论和实践发展到一个新阶段。

这个电子文件管理系统，尤其是其内嵌的元数据管理子系统的开发和运行，对于我们继续研究和发展电子文件管理元数据理论具有重要的参考价值。

该系统目前已经在浙江省电力系统8家单位投入试运行半年以上，反映良好，不但没有增加用户负担，而且提高了工作效能，体现出了元数据管理系统在保证电子文件的关联性、真实性、凭证性、长期有效性上的作用。

资料来源：李树斌,金更达.国内首个专门的电子文件元数据管理系统试运行效果良好.浙江档案,2004(4) 检索日期：2004-11-10 关于本案例可参考教材2.4节的相关内容。