政府公文写作手册——公函
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附 件 (11): △ △ 表 格 一 式 三 份 △△議程一份
副 本 送 (12): △ △ △ 署 署 長 (不 連 附 件 ) △△局局長(經辦人：△△主任△△△先生)
一 九 九 七 年 △ 月 △ △ 日 (13)
政府公文寫作手冊：公函 7
註釋 註 (1) 註 (2)
註 (3) 註 (4) 註 (5)
批准調職申請 通知延長試用期 通知晉升 通知署任以待選拔晉升 嘉許英勇行為 通知員工獲得公費旅行獎 賀榮休 告誡員工戒除遲到陋習 通知批准病假的新規定 呼籲員工支持公益金便服日
22-36
22 23 24-25 26-27 28 29 30-31 32 33 34 35 36
37-47
37 38 39 40 41 42-43 44 45 46 47
發信人或代行人可簽署或蓋章，詳情見《政府 公 文 寫 作 手 冊 z 總 論 》 第 9至 10頁 。
如 有 附 件 ， 應 註 明 “連 附 件 ”或 把 附 件 逐 一 列 出 。
如 有 副 本 發 出 ， 應 註 明 “副 本 送 ”或 “副 本 分 送 ”。 列 出 副 本 受 文 人 後 ， 可 加 註 其 他 資 料 ， 例 如 “不 連 附 件 ”、 “經 辦 人 ”等 。
5 公函可直式或橫式書寫，兩者除了書寫方式不同 外，其他規格分別不大。目前，一般公函多用由左而右 的橫式，而文言公函和傳統的酬酢書函，大多仍然採用 直式，由右至左書寫。
6 過去，政府部門收到中文來信，習慣先用英文起草 回信，翻譯為中文，然後把兩個文本一同寄出。近年，
2 政府公文寫作手冊：公函
如果發信人和收信人都通曉中文，部分經辦人員已改為 直 接 用 中 文 撰 寫 公 函 ， 省 卻 翻 譯 的 工 夫 。 事 實 上，《總 務 規 例 》第 529 條 清 楚 說 明 ， 部 門 收 到 中 文 來 函 後 ， 覆 函 應 直接用中文擬寫。無論是直接用中文撰寫或翻譯為中文 的 公 函 ， 都 應 符 合 下 文 所 述 規 格 。 此 外，《 總 論 》所 載 各 項通則，對公函寫作也大多適用，本分冊不再贅述。
2 政府部門收到市民或私營機構來信查詢、投訴或申 請，都應該迅速處理。按照執行公務的一般規則，收信 後最遲須在十天內回覆。如未能及時處理，應盡速寄發 認 收 卡 (G.F. 17)， 通 知 對 方 來 函 收 悉 。 如 涉 及 的 事 務 處 理 需時，便不能只寄認收卡，而要發信給對方，表示已收 到來信，會盡快處理，並會於稍後詳細作答。回信不論 長短，措辭均宜莊重得體，內容盡量簡要明確。
12 為 求 美 觀 或 因 面 積 所 限 ， 可 酌 情 把 過 長 的 名 詞 分 行 書寫，但應在適當的地方間斷，姓名則不宜折成兩行書 寫。
13 如 果 使 用 有 透 明 窗 口 的 公 函 信 封 ， 只 要 把 信 箋 適 當 摺疊，讓信箋上的收信人地址和姓名在信封的透明窗口 處清楚顯現出來，便無須在信封上再寫上收信人姓名地 址。
如 對 方 身 分 尊 貴 、 地 位 崇 高 ， 可 尊 稱 “閣 下 ”。 在 外 交 場 合 ， 多 用 這 個 尊 稱 ， 例 如 “大 使 閣 下 ”、 “總 理 閣 下 ”。
“我 處 ”、 “你 處 ”、 “我 方 ”、 “貴 方 ”是 內 地 習 慣 用 法 ， 在香港並不普遍。
4 政府公文寫作手冊：公函
11 收 信 人 姓 名 之 後 應 加 上 稱 謂 ， 如 “ 陳 △ △ 先 生 ” 、 “ 張 △△女 士 ”， 又 或 加 上 銜 稱 、 職 稱 ， 如 “鄧 △△博 士 ”、 “程 朱 △△教 授 ”、 “李 △△議 員 ”、 “何 △△主 席 ”等 。 稱 謂 之 後 加 開 啟 語 ； 一 般 多 用 “收 啟 ”、 “啟 ”； 如 要 表 示 尊 敬 ， 可 用 “台 啟 ”。
林署長、王主席、陳主任
姓加職銜
李議員、陳博士
姓加榮銜
署長先生、主席先生、經理先生
職銜加尊稱
執事先生、主席先生、編輯先生、各位 用於不知姓名
市民、各位家長、各位租戶
的收信人
政府公文寫作手冊：公函 3
內文用的 稱謂
我、我們、本人、太太、內子、外子
自稱及稱呼自 己的配偶
你、 你們 、閣 下(4)、你 和太 太、 閣下 和 稱對方 夫人
48-59
48-49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
61-71
61
63-71
63-64 64-65
65 66-67
67 67-71
政府公文寫作手冊：公函 1
公函
緒言
1 政府公函用途廣泛，不論是公務人員與市民或私營 機構聯絡，或是政府機關之間溝通，都可採用公函。此 外，部門如要把一些較為個人的消息告知員工，例如通 知晉升、批准調職申請等，也多採用公函。
註 (6) 註 (7) 註 (8)
註 (9)
註 (10) 註 (11) 註 (12)
註 (13)
書寫公函應採用印有部門徽號、名稱和地址的 信箋。
如有需要，可在信箋上的適當位置註明公函的 機密等級、緊急程度、送遞方式等。詳細分類 見 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 z 總 論 》 第 6至 7頁 。
在 信 箋 的 左 上 方 或 印 有 “本 署 檔 號 ”等 字 眼 的 地 方，註明發文機關的檔號。
引述來函檔號，方便收信人歸檔、翻查和跟 進。
把收信人的地址姓名清楚寫在信上，既方便使 用有透明窗口的信封，且有利日後跟進。注意 要先寫地址，後寫姓名。
上款是收信人的稱謂，寫在正文之前，詳情可 參 閱 第 8段 的 稱 謂 表 。
y 致內地政府單位公函
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十 備註
邀請參加會議 要求會面 提議交流訪問 接受邀請 婉拒邀請 謝盛情款待 通知調任 覆調任通知 提供資料 通知開會
附錄
附錄一：文言、白話公函的主要區別
附錄二：公函常見辭彙和用語中英對照表
z 常用起首語 z 正文常用語 z 常用結尾語 z 附註 z 職銜和稱謂 z 一般辭彙和用語
日期應自成一行，寫在信末的左下方。
(2) (1) △ 主 席 ：
7 本署經搜集、分析和研究多個政府部門的公函後， 參考其中一些樣本，撰寫了常見公函示例四十四則，並 按內容性質，分為酬酢公函、致個別市民公函、致屬下 員工公函和致內地政府單位公函等四大類，臚列在本分 冊內，供有需要撰寫公函的人員參考。這些示例的內容 均屬虛構，務請留意。
公函常用稱謂
8 稱謂應平實得體，切合身分，不宜過份客套或謙 卑。
署長伉儷、署長和夫人
稱第三方
本署、本會、本校、我處(5) 、我方(5) 機關團體自稱
貴署、貴會、貴校、你處(5) 、貴方(5)
稱對方團體機 關
註釋 註 (1)
註 (2)
註 (3) 註 (4) 註 (5)
已婚女性若稱謂上冠以夫姓，全稱時夫姓先行，本 姓 次 之 ， 如 “李 黃 △ △ 議 員 ”、 “錢 趙 △ △ 女 士 ”； 若 只 提 姓 氏 的 話 ， 如 “△ 女 士 ”、 “△ 議 員 ”、 “△ 主 席 ”， 則 宜 用 本 姓 ， 如 “錢 趙 △ △ 女 士 ”稱 “趙 女 士 ”。
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十 示例十一 示例十二
接受邀請 答覆邀請 婉拒邀請 婉拒邀請 答允題辭 推辭出任名譽會長 懇請為文集撰文 賀獲授榮譽博士學位 謝嘉許 謝贈書 謝接待參觀 慰問
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政府公文寫作手冊
公函
法定語文事務署 ㆒九九七年
版權所有 未經許可 請勿複製 Copyright reserved - reproduction by permission only
目 錄
緒言
公函常用稱謂
信封的寫法
信封寫法示例一
信封寫法示例二
橫式公函格式樣本
直式公函格式樣本
公函示例
y 酬酢公函
y 致個別市民公函
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十 示例十一 示例十二
短覆 短覆 答覆投訴 答覆投訴 通知進行抽樣調查 答覆查詢 答覆查詢 徵詢意見 回應建議 拒絕要求並解釋原因 邀約會晤 通知面試
y 致屬下員工公函
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十
香 港 政 府 公 函 ON GOVERNMENT SERVICE
鎖好門窗 慎防盜賊 Don‘t Invite Crime—Lock Up
九龍 △△道△△△號 △△花園 D 座 10 樓 2 室 △△△△協會主席 李△△先生台
信封寫法示例二
香 港 政 府 公 函 ON GOVERNMENT SERVICE
△ 主 席 (6)：
標 題 (7)
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ －－－－－－－－－－。
2. (8)－ － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。
法 定 語 文 專 員 (9) (△ △ △ 簽 名 代 行 ) (10)
標題應開宗明義，扼要寫出公函的主題。標題 可用粗體字，或加橫線。
橫式公函內文標註段數與否，可自由選擇。若 標註段數，則宜使用阿拉伯數字，並由第二段 開始。
下款寫在正文之下信箋的右方，與正文和紙邊 宜有適當距離。由機關首長授權屬下人員簽發 的公函，下款先列出首長的職銜，然後在下一 行寫出代行人姓名，並加括號。
14 政 府 機 關 的 往 來 公 函 ， 如 經 由 政 府 內 部 的 收 發 系 統 派遞，信封面可以略去地址，但必須清楚寫上收信人的 職 銜 及 ／ 或 姓 名 ， 如 有 需 要 ， 可 註 明 誰 是 經 辦 人 (見 信 封 寫 法 示 例 二 )。
信封寫法示例一
政府公文寫作手冊：公函 5
馬路危險 不容冒險 Road Accidents Wreck Lives
△△△△署署長 (經辦人：行政主任 2 李△△先生)
6 政府公文寫作手冊：公函
橫式公函格式樣本
機 密 (2) (1)
(12) in OLA/4/15 (3) (5) in L/M 4/08 (4)
專 遞 急 件 (2)
香 港 △ △ 道 △ △ 號 △ 樓 (5) △△△會主席 △△△先生
3 互相認識的公務人員，如要非正式地交換意見或商 量公事，可撰寫半公半私的函件，所用語氣較正式公函 親切，並可加入祝頌問候語。發信人和收信人也可用名 字相稱。
4 公務人員致函市民或屬下員工時，為了讓收信人清 楚了解信件內容，宜用白話撰寫。若干文言書信的用 語，簡淺得體，可酌情採用。偶爾為了因應不同的場合 和對象，採用淺白流暢的文言，也無可厚非。無論用白 話抑或文言，風格必須通篇貫徹一致。至於白話、文言 公函的主要區分，扼要列於附錄一。
信封的寫法
9 公函有一定格式，而信封的寫法也有若干通則。收 信人姓名和地址橫式或直式書寫均可，不過，由於本港 的門牌號數和樓層以阿拉伯數字書寫的居多，加上不少 樓宇的座數都用英文字母標示，因此採用橫式寫法較為 方便。
10 先 寫 地 址 ， 後 寫 姓 名 。 地 址 由 一 般 而 特 殊 ， 即 先 寫 地區，再寫街道門牌、樓宇名稱、樓層、座數等。地址 之 後 ， 另 起 新 一 行 書 寫 收 信 人 姓 名 (見 信 封 寫 法 示 例 一 )。
寫在地址 後的收信 人姓名應 加上稱謂
上款的稱 謂 (3)
常用稱謂
說明
先生
用於稱呼男士
女 士 (未 婚 已 婚 皆 可 ) (1)、 小 姐 (未 婚 )
用於稱呼女士
君(只限於不知道收信人性別時使用)
男女通用
博士、議員、太平紳士
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ榮 銜 (2)
署長、主席、經理、教授、主任
職銜
林先生、王女士、陳小姐
姓加尊稱
如有需要詳列收信人的勳銜／榮銜時，勳銜／榮銜 的部分可用英文縮略語寫出來，例如：
李 △ △ 先 生 , G.B.M., J.P. 梁 △ △ 女 士 , J.P.
上 款 稱 謂 之 後 的 標 點 是 冒 號 “： ”， 不 是 逗 號 “， ”。 稱 謂 之 後 不 用 加 “敬 啟 者 ”、 “敬 覆 者 ”等 啟 首 語 。
副 本 送 (12): △ △ △ 署 署 長 (不 連 附 件 ) △△局局長(經辦人：△△主任△△△先生)
一 九 九 七 年 △ 月 △ △ 日 (13)
政府公文寫作手冊：公函 7
註釋 註 (1) 註 (2)
註 (3) 註 (4) 註 (5)
批准調職申請 通知延長試用期 通知晉升 通知署任以待選拔晉升 嘉許英勇行為 通知員工獲得公費旅行獎 賀榮休 告誡員工戒除遲到陋習 通知批准病假的新規定 呼籲員工支持公益金便服日
22-36
22 23 24-25 26-27 28 29 30-31 32 33 34 35 36
37-47
37 38 39 40 41 42-43 44 45 46 47
發信人或代行人可簽署或蓋章，詳情見《政府 公 文 寫 作 手 冊 z 總 論 》 第 9至 10頁 。
如 有 附 件 ， 應 註 明 “連 附 件 ”或 把 附 件 逐 一 列 出 。
如 有 副 本 發 出 ， 應 註 明 “副 本 送 ”或 “副 本 分 送 ”。 列 出 副 本 受 文 人 後 ， 可 加 註 其 他 資 料 ， 例 如 “不 連 附 件 ”、 “經 辦 人 ”等 。
5 公函可直式或橫式書寫，兩者除了書寫方式不同 外，其他規格分別不大。目前，一般公函多用由左而右 的橫式，而文言公函和傳統的酬酢書函，大多仍然採用 直式，由右至左書寫。
6 過去，政府部門收到中文來信，習慣先用英文起草 回信，翻譯為中文，然後把兩個文本一同寄出。近年，
2 政府公文寫作手冊：公函
如果發信人和收信人都通曉中文，部分經辦人員已改為 直 接 用 中 文 撰 寫 公 函 ， 省 卻 翻 譯 的 工 夫 。 事 實 上，《總 務 規 例 》第 529 條 清 楚 說 明 ， 部 門 收 到 中 文 來 函 後 ， 覆 函 應 直接用中文擬寫。無論是直接用中文撰寫或翻譯為中文 的 公 函 ， 都 應 符 合 下 文 所 述 規 格 。 此 外，《 總 論 》所 載 各 項通則，對公函寫作也大多適用，本分冊不再贅述。
2 政府部門收到市民或私營機構來信查詢、投訴或申 請，都應該迅速處理。按照執行公務的一般規則，收信 後最遲須在十天內回覆。如未能及時處理，應盡速寄發 認 收 卡 (G.F. 17)， 通 知 對 方 來 函 收 悉 。 如 涉 及 的 事 務 處 理 需時，便不能只寄認收卡，而要發信給對方，表示已收 到來信，會盡快處理，並會於稍後詳細作答。回信不論 長短，措辭均宜莊重得體，內容盡量簡要明確。
12 為 求 美 觀 或 因 面 積 所 限 ， 可 酌 情 把 過 長 的 名 詞 分 行 書寫，但應在適當的地方間斷，姓名則不宜折成兩行書 寫。
13 如 果 使 用 有 透 明 窗 口 的 公 函 信 封 ， 只 要 把 信 箋 適 當 摺疊，讓信箋上的收信人地址和姓名在信封的透明窗口 處清楚顯現出來，便無須在信封上再寫上收信人姓名地 址。
如 對 方 身 分 尊 貴 、 地 位 崇 高 ， 可 尊 稱 “閣 下 ”。 在 外 交 場 合 ， 多 用 這 個 尊 稱 ， 例 如 “大 使 閣 下 ”、 “總 理 閣 下 ”。
“我 處 ”、 “你 處 ”、 “我 方 ”、 “貴 方 ”是 內 地 習 慣 用 法 ， 在香港並不普遍。
4 政府公文寫作手冊：公函
11 收 信 人 姓 名 之 後 應 加 上 稱 謂 ， 如 “ 陳 △ △ 先 生 ” 、 “ 張 △△女 士 ”， 又 或 加 上 銜 稱 、 職 稱 ， 如 “鄧 △△博 士 ”、 “程 朱 △△教 授 ”、 “李 △△議 員 ”、 “何 △△主 席 ”等 。 稱 謂 之 後 加 開 啟 語 ； 一 般 多 用 “收 啟 ”、 “啟 ”； 如 要 表 示 尊 敬 ， 可 用 “台 啟 ”。
林署長、王主席、陳主任
姓加職銜
李議員、陳博士
姓加榮銜
署長先生、主席先生、經理先生
職銜加尊稱
執事先生、主席先生、編輯先生、各位 用於不知姓名
市民、各位家長、各位租戶
的收信人
政府公文寫作手冊：公函 3
內文用的 稱謂
我、我們、本人、太太、內子、外子
自稱及稱呼自 己的配偶
你、 你們 、閣 下(4)、你 和太 太、 閣下 和 稱對方 夫人
48-59
48-49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
61-71
61
63-71
63-64 64-65
65 66-67
67 67-71
政府公文寫作手冊：公函 1
公函
緒言
1 政府公函用途廣泛，不論是公務人員與市民或私營 機構聯絡，或是政府機關之間溝通，都可採用公函。此 外，部門如要把一些較為個人的消息告知員工，例如通 知晉升、批准調職申請等，也多採用公函。
註 (6) 註 (7) 註 (8)
註 (9)
註 (10) 註 (11) 註 (12)
註 (13)
書寫公函應採用印有部門徽號、名稱和地址的 信箋。
如有需要，可在信箋上的適當位置註明公函的 機密等級、緊急程度、送遞方式等。詳細分類 見 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 z 總 論 》 第 6至 7頁 。
在 信 箋 的 左 上 方 或 印 有 “本 署 檔 號 ”等 字 眼 的 地 方，註明發文機關的檔號。
引述來函檔號，方便收信人歸檔、翻查和跟 進。
把收信人的地址姓名清楚寫在信上，既方便使 用有透明窗口的信封，且有利日後跟進。注意 要先寫地址，後寫姓名。
上款是收信人的稱謂，寫在正文之前，詳情可 參 閱 第 8段 的 稱 謂 表 。
y 致內地政府單位公函
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十 備註
邀請參加會議 要求會面 提議交流訪問 接受邀請 婉拒邀請 謝盛情款待 通知調任 覆調任通知 提供資料 通知開會
附錄
附錄一：文言、白話公函的主要區別
附錄二：公函常見辭彙和用語中英對照表
z 常用起首語 z 正文常用語 z 常用結尾語 z 附註 z 職銜和稱謂 z 一般辭彙和用語
日期應自成一行，寫在信末的左下方。
(2) (1) △ 主 席 ：
7 本署經搜集、分析和研究多個政府部門的公函後， 參考其中一些樣本，撰寫了常見公函示例四十四則，並 按內容性質，分為酬酢公函、致個別市民公函、致屬下 員工公函和致內地政府單位公函等四大類，臚列在本分 冊內，供有需要撰寫公函的人員參考。這些示例的內容 均屬虛構，務請留意。
公函常用稱謂
8 稱謂應平實得體，切合身分，不宜過份客套或謙 卑。
署長伉儷、署長和夫人
稱第三方
本署、本會、本校、我處(5) 、我方(5) 機關團體自稱
貴署、貴會、貴校、你處(5) 、貴方(5)
稱對方團體機 關
註釋 註 (1)
註 (2)
註 (3) 註 (4) 註 (5)
已婚女性若稱謂上冠以夫姓，全稱時夫姓先行，本 姓 次 之 ， 如 “李 黃 △ △ 議 員 ”、 “錢 趙 △ △ 女 士 ”； 若 只 提 姓 氏 的 話 ， 如 “△ 女 士 ”、 “△ 議 員 ”、 “△ 主 席 ”， 則 宜 用 本 姓 ， 如 “錢 趙 △ △ 女 士 ”稱 “趙 女 士 ”。
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十 示例十一 示例十二
接受邀請 答覆邀請 婉拒邀請 婉拒邀請 答允題辭 推辭出任名譽會長 懇請為文集撰文 賀獲授榮譽博士學位 謝嘉許 謝贈書 謝接待參觀 慰問
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政府公文寫作手冊
公函
法定語文事務署 ㆒九九七年
版權所有 未經許可 請勿複製 Copyright reserved - reproduction by permission only
目 錄
緒言
公函常用稱謂
信封的寫法
信封寫法示例一
信封寫法示例二
橫式公函格式樣本
直式公函格式樣本
公函示例
y 酬酢公函
y 致個別市民公函
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十 示例十一 示例十二
短覆 短覆 答覆投訴 答覆投訴 通知進行抽樣調查 答覆查詢 答覆查詢 徵詢意見 回應建議 拒絕要求並解釋原因 邀約會晤 通知面試
y 致屬下員工公函
示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 示例十
香 港 政 府 公 函 ON GOVERNMENT SERVICE
鎖好門窗 慎防盜賊 Don‘t Invite Crime—Lock Up
九龍 △△道△△△號 △△花園 D 座 10 樓 2 室 △△△△協會主席 李△△先生台
信封寫法示例二
香 港 政 府 公 函 ON GOVERNMENT SERVICE
△ 主 席 (6)：
標 題 (7)
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2. (8)－ － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － － －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。
法 定 語 文 專 員 (9) (△ △ △ 簽 名 代 行 ) (10)
標題應開宗明義，扼要寫出公函的主題。標題 可用粗體字，或加橫線。
橫式公函內文標註段數與否，可自由選擇。若 標註段數，則宜使用阿拉伯數字，並由第二段 開始。
下款寫在正文之下信箋的右方，與正文和紙邊 宜有適當距離。由機關首長授權屬下人員簽發 的公函，下款先列出首長的職銜，然後在下一 行寫出代行人姓名，並加括號。
14 政 府 機 關 的 往 來 公 函 ， 如 經 由 政 府 內 部 的 收 發 系 統 派遞，信封面可以略去地址，但必須清楚寫上收信人的 職 銜 及 ／ 或 姓 名 ， 如 有 需 要 ， 可 註 明 誰 是 經 辦 人 (見 信 封 寫 法 示 例 二 )。
信封寫法示例一
政府公文寫作手冊：公函 5
馬路危險 不容冒險 Road Accidents Wreck Lives
△△△△署署長 (經辦人：行政主任 2 李△△先生)
6 政府公文寫作手冊：公函
橫式公函格式樣本
機 密 (2) (1)
(12) in OLA/4/15 (3) (5) in L/M 4/08 (4)
專 遞 急 件 (2)
香 港 △ △ 道 △ △ 號 △ 樓 (5) △△△會主席 △△△先生
3 互相認識的公務人員，如要非正式地交換意見或商 量公事，可撰寫半公半私的函件，所用語氣較正式公函 親切，並可加入祝頌問候語。發信人和收信人也可用名 字相稱。
4 公務人員致函市民或屬下員工時，為了讓收信人清 楚了解信件內容，宜用白話撰寫。若干文言書信的用 語，簡淺得體，可酌情採用。偶爾為了因應不同的場合 和對象，採用淺白流暢的文言，也無可厚非。無論用白 話抑或文言，風格必須通篇貫徹一致。至於白話、文言 公函的主要區分，扼要列於附錄一。
信封的寫法
9 公函有一定格式，而信封的寫法也有若干通則。收 信人姓名和地址橫式或直式書寫均可，不過，由於本港 的門牌號數和樓層以阿拉伯數字書寫的居多，加上不少 樓宇的座數都用英文字母標示，因此採用橫式寫法較為 方便。
10 先 寫 地 址 ， 後 寫 姓 名 。 地 址 由 一 般 而 特 殊 ， 即 先 寫 地區，再寫街道門牌、樓宇名稱、樓層、座數等。地址 之 後 ， 另 起 新 一 行 書 寫 收 信 人 姓 名 (見 信 封 寫 法 示 例 一 )。
寫在地址 後的收信 人姓名應 加上稱謂
上款的稱 謂 (3)
常用稱謂
說明
先生
用於稱呼男士
女 士 (未 婚 已 婚 皆 可 ) (1)、 小 姐 (未 婚 )
用於稱呼女士
君(只限於不知道收信人性別時使用)
男女通用
博士、議員、太平紳士
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ榮 銜 (2)
署長、主席、經理、教授、主任
職銜
林先生、王女士、陳小姐
姓加尊稱
如有需要詳列收信人的勳銜／榮銜時，勳銜／榮銜 的部分可用英文縮略語寫出來，例如：
李 △ △ 先 生 , G.B.M., J.P. 梁 △ △ 女 士 , J.P.
上 款 稱 謂 之 後 的 標 點 是 冒 號 “： ”， 不 是 逗 號 “， ”。 稱 謂 之 後 不 用 加 “敬 啟 者 ”、 “敬 覆 者 ”等 啟 首 語 。