浅谈园林绿化档案的管理

浅谈园林绿化档案的管理

摘要:随着园林事业的发展，园林绿化项目档案管理的重要性日益显现。园林绿化项目档案资料的管理，直接关系工程质量，关系到城市的可持续发展。本文首先论述了园林绿化工程档案的特性，分析了园林绿化工程档案的现状和存在的问题，提出了相应的对策来加强对园林绿化工程档案的管理与控制。

关键词园林绿化工程；档案；管理；控制

一、前言

园林绿化档案是在园林绿化建设中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片等不同载体的文件材料，是园林工程进行竣工验收和竣工核定的必要条件，是对工程进行检查、维护、管理、使用和改扩建的原始依据。管理好园林绿化档案，具有保存和利用参考价值的原始记录，为城市建设、改造与发展提供了重要依据。因此，我们必须把握住园林绿化工程档案的特点，认真做好城市园林档案的建立与管理工作，使园林绿化档案更好地为城市建设及各项工作服务。

二、园林绿化工程档案概述

城市的园林建设不可能在短时间就全部建成，需要长远考虑管理、养护、发展的问题。园林绿化档案记录了城市园林的建设布局、林木花卉品种、栽培技术、生长习性等。因此，为园林发展建设的连续性、周期性提供了不可缺少的凭证和参数。园林绿化档案具有可观的经济效益，园林绿化部门任何一项新建、改建、扩建项目，都离不开园林绿化档案。通过利用有关园林绿化档案，从而能够借鉴过去的好经验和好办法，更好地保护好美好环境，为构建和谐社会做出贡献。

首先，城市园林绿化工程档案的复杂性与多样性。园林绿化工程是通过人工构筑手段加以组合的具有树木、山水、建筑结构和多样功能的空间艺术实体。多涉及到给排水工程、水景工程、辅装工程、假山工程、绿化工程、建筑工程等，需要多部门、多行业的共同协作。其形成的档案部门多、种类多；工程施工交叉复杂；各自材料既有重叠，又各自一体，最终形成庞大复杂的资料。

其次，城市园林绿化工程档案的多变性。园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调，突出园林景观艺术的观赏性，留给建筑者发挥的空间很大。建筑者常常即兴发挥，形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案常适应园林绿化工程需要，多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸，工程的多变性，决定了档案的多变性。档案只有准确完整，才能避免造成建设和维修的失误和损失。

最后，城市园林绿化工程档案的社会性与开放性。园林绿化工程是一项公共事业，是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高，显现出大规模地高速增长态势。园林绿化工程档案真实记录了城市环境的巨大变迁，它与社会发展、经济发达、思想开放等内容息

息相关。园林绿化工程档案被深深打上历史的烙印，唯有准确收集、整理、归档，以保存历史的真实记录，才能得到永久的开放和保存。

三、加强园林绿化工程档案的管理

1.完善档案管理制度

健全档案管理制度，实行统一管理随着档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相适应的、科学的档案管理体系。要推动档案管理创新，包括管理模式、管理思维、管理制度、管理技术、管理手段和方式、管理过程和控制、管理流程、档案功能的创新；要推行档案标准化管理，以“最优化”的理念，综合分析各家之优缺点形成最佳方案，将档案工作标准化纳入单位标准工作程序，提高档案管理整体水平。最后还要搞好8个纳入：将项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工程建设工作计划和各项管理程序；将档案工作纳入工程建设生产、技术管理各个环节；将档案工作纳入工程领导的议事日程和职责范围；将档案工作纳入合同管理制，依法管理档案；将档案工作纳入工程技术管理；将档案工作纳入工程监理制；将档案工作纳入验收程序；将档案工作纳入合同结算和质量保证金。

2、提高档案管理人员的业务素质

社会的进步，数字化进程的加快，也要求档案管理人员必须尽快适应社会发展的形式，不能停留在原始资料收集的手段上。加强档案法的学习和宣传，增强园林绿化单位全体干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识，领导重视是档案管理的前提。要把档案管理纳入重要议程，作为园林绿化重要内容来抓，与园林绿化建设同步规划、同步发展，使管理者、职工充分认识档案工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系。各级园林绿化管理部门应不断优化档案工作人才队伍，提高档案工作人员综合素质，创新模式，形成特色，进而更好地服务城市的可持续发展，促进社会和谐发展。在加强自身素质锻炼，努力掌握新学科、新技术的基础上，加大对信息资料的采集、梳理、辨析，使之形成的资料具有准确性和实效性，形成一个系统的管理模式，以适应时代的发展要求。

3、加强施工阶段的档案管理

园林绿化工程开工之前，园林绿化工程主管部门要与建设单位签订工程档案责任书，各建设单位要指派专人负责档案工作。工程施工的每一步都涉及到档案工作，都需要引起高度重视。开工前，园林绿化工程档案要记录现场踏勘测量，核对核实有可能产生的设计变更，收录施工许可证和开工报告。施工中，园林绿化工程档案要对土方登记单，标高复核记录，苗木出圃单，隐蔽工程验收单等一系列情况记录。对施工图分布、技术交底、施工组织设计、操作记录等都要随时收集。这些记录既描述工程进度，又是对工程质量的监管。竣工后，园林绿化工程档案要记录竣工报告、工程决算、竣工图以及竣工验收所产生的会议记录等，变更文件所提出的修改内容要全部准确的反映在施工图上。建设单位在对园林绿

化工程进行预验收前，要提请有关部门为工程档案进行预验收，预验收合格后，取得两部门核发的工程档案预验收认可文件，方可组织工程验收。

4、加强各部门分工协作

园林绿化工程的主管部门和城建档案管理部门要密切合作，各司其责，形成合力。园林绿化工程的主管部门负责对园林绿化工程档案的收集、整理等，要制定出明确的工作程序，要及时将工程档案移交给城建档案管理部门。城建档案管理部门要加强工作的主动性，积极与园林部门沟通协调，深入工程现场指导检查；举办培训班，帮助建设单位建立档案的工作流程，健全内部管理制度，为他们提供各项服务。而园林绿化工程档案人员要勤于思考，加强学习，增加知识储备，增加才干。只有三者通力合作，才能使园林绿化工程档案彻底改变其被动、薄弱的局面，迅速成长壮大起来。

5、实行网络信息自动化

按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。通过建立档案管理中心，明确职能，将各科室、各个门类、不同载体的档案实行统一管理。明确本单位档案的归档范围、加强科研档案的收集。要将园林绿化形成的音像信息资料、科研资料、科研成果、建设施工各种协议和合同及招投标文件等方面的材料，一同纳入档案收集管理的内容，认真落实好收集、管理制度。

四、结束语：

园林绿化工程是现代城市建设的重点,对于工程施工过程记录的档案资料,我们必须要做好多方面的处理工作。这样不仅能长期保存档案,还能让档案的潜在价值得到发挥,为后续的园林建设工程维修、改造提供依据。

参考文献

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