库存控制与数据准确性问题

论库存控制与数据准确性问题

发表时间：2006-10-16 特约撰稿人：程晓华来源：e-works

关键字：库存数据控制

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越是最基础的东西，往往是最关键的。

我在常年的讲课过程中经常听到有学员这样提问我，“程老师，我们公司的库存数据一塌糊涂，物料有成千上万种，几乎没有可能搞得准。有没有一种办法可以不需要提高库存数据的准确性而达到控制库存的目的？要想搞准库存数据太难了！”我说有啊！那就是“做梦”嘛！

你连你家里有多少东西都搞不准，你还想控制库存？

我们知道，库存是个动态的、时刻的东西，也正因为这样你的库存数据也必须是动态的、时刻准确的，这没有办法，因为你的客户需求也是可能时时刻刻在发生变化的。你需要随时通过MRP产生新的PR（采购计划）以及PS（生产排程建议），这就要求你必须时刻知道你手中有多少东西，在途有多少，然后才可能根据毛需求计算净需求。然而遗憾的是，这些数据的准确性的确是不容易搞得准。原因主要有以下几个方面：

第一：由于你每天都要发生很多交易（Transaction），如出库，入库等等，你的数据难保不出问题，但这些问题往往是很容易通过RIC(循环盘点)来发现并随时解决掉的。但在实际工作中一个关键的问题就是：你通过每天的RIC发现了差异，是先调ERP的帐呢还是先审批？大多数人的回答肯定是先审批，后调帐，然后跑MRP。但问题是，差异的审批需要多长时间？审批的目的是什么？你跑MRP的间隔是多长时间？也就是说你审批的周期是否小于MRP运行间隔？

第二就是在线损耗问题(Line attrition)，这是一个隐性问题，有时很难发现，但随着时间的推移，通过加强损耗统计、盘点，似乎也不难解决。

第三是由于品质引起的退货、报废问题。这个也不难，只要及时处理并调整库存数据即可。

以上都是交易数据的问题，或者说是保证库存数据准确性方面的客观问题，应该说是比较容易处理的。接下来就是有点主观的问题了，譬如说供应商的承诺数据的确认问题，也就是在途订单数据的准确性问题。我们知道，PR转换为PO后，我们通常需要供应商的确认，也就是说供应商需要根据我们的PO确认是否能够按期、按量给我们交货。这里面就可能发生两方面的问题：

第一：供应商可能不及时确认PO，导致我们无法及时知道物料的可得性(Materials availability) ；

第二：人家供应商确认了，我们的采购员没有及时录入到ERP系统。

这两个问题往往是隐性的，因为至少暂时不会导致生产线停线的问题，但它实际上却严重地破坏了库存数据的准确性问题，尤其是我们在接到客户新的订单的时候，我们往往无法迅速做出反应。解决这个问题一方面要靠流程，譬如说规定采购员把PR转换到PO的时间以及供应商对PO的反馈时间，但采购员主管能动性是不可忽视的，因为定期检查这些数据的准确性是需要付出很多的时间、人力成本的，而且是毫不增值的活动。实现了B2B的企业与供应商之间则可以大大改善这个问题。

与主观有关的问题还有两方面，一个是与企业管理水平有关，另外一个就是BOM问题。

曾经有企业问我，我们的公司人员调整比较频繁，新来的员工往往对上任留下的问题不管不问，导致仓库数据很乱，问怎么办？我说你没有KPI考核吗？他们的HR经理说有啊，就是老板也不重视这些考核啊！在这种情况下如何控制库存？我说那就把你老板干掉吧！我也没有别的办法啊！

关于BOM的问题就更有意思了：程老师，我们的BOM从来就没有准确过，你说我们的库存怎么控制？我说为什么不准啊？工程师不愿意维护ERP的BOM数据。我说那就让他们用PDM来维护，然后跟ERP整合到一起嘛！PDM他们也不愿意用啊！我说那就把你们的工程师通通地炒掉！或者干脆把你们的老板也炒掉！要么你走人！

库存控制的基础就是你必须得首先搞明白你自己家里有多少东西（包括在途的、预测的等等），然后你才有可能把库存控制住。这就如同盖房子，地基还没打好，你就着急整上面的东西，怎么可能呢？然而遗憾的是，我们的很多企业并没有认识到库存相关数据准确性的重要性，原因是什么呢？

提高库存数据的准确性不是一蹴而就的，它是一个慢功夫，尤其是对那些物料种类比较多，运营时间比较长的“老公司”而言，这的确是一个大问题。笔者曾经帮助一家造船厂整合整个物流流程，对此深有体会。大家知道造船行业与传统制造业很大不同之处在于，他们往往是便设计，便采购、生产、施工的，而且物料种类繁多，天上飞的，地上跑的，他们几乎全用得上。这本身就决定了，他们必须得有一套严格的物料编码与库存控制措施。从设计开始，到采购计划的产生，采购的实施，仓储管理，生产领料、配送，都应该环环相扣。解决的办法就是PDM与ERP的有机整合以及有效的使用。然而这家公司在这些方面恰恰是很弱的，PDM在独立运行，ERP应用也是很糟糕，结果就是一边是大量的物料呆滞，一边是天天紧急采购，而且很多是重复采购！原因很简单，库存相关数据乱了套！整个物流过程也就乱了套！整个公司从上到下，生产投诉采购买不回东西来，投诉仓库有东西发不出去；采购抱怨设计部门设计有问题；设计部门说你们的库存数据我不信；财务说你们都把钱压到没用

的库存上了；董事长跟总经理就说你们这帮家伙（设计、生产、采购、仓储等）能力有问题！该换人了！就是没有人静下心来打地基（整库存相关数据）！因为那是个慢功夫，一时半会儿的看不出成绩来！

人人都知道，越是最基础的东西，越往往是最关键的，然而在社会日益浮躁的今天，没有人愿意去做这些工作了。如同科学研究一样，搞基础科学研究的，不如玩“高科技”的，玩高科技的不如唱歌的、玩小品的！

长此以往，“国将不国”啊！