02催收业务档案管理办法

催收业务档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司催收业务档案管理，统一公司催收业务档案管理模式，确保公司催收业务档案管理规范、有序开展，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司催收业务资料存档、调阅以及使用等管理行为。

第二章催收业务档案存档范围

第三条公司对日常业务中所涉及的各类文件、资料和信息均应进行收集汇总，并根据涉及内容将催收业务档案资料划分为不同的类别。

第四条公司催收业务档案资料包括但不限于以下类别：

一、人力资源类

指公司催收人员管理的相关文件和资料，包括：简历、公司催收人员变更单、公司催收人员系统权限变更单、公司催收人员职级调整单，以及涉及人员管理的其他归档资料。

二、财物管理类

指公司财务、催收设备、物品管理的相关文件和资料，包括：催收设备管理及维护的相关信息资料、催收业务的各类费用单据、费用结算申请表和确认表、财务与催收设备、物品管理的相关签单、以及涉及财物管理的其他归档资料。

三、业务管理类

指公司催收业务管理的相关文件、工单、统计数据和资料，包括：公司催收部门向银行提交的各类业务沟通单（转单申请、账户调整申请、数据查询申请等）、账户还款明细数据、月报等各类统计数据及确认表、绩效成绩报备表、催收业务管理相关签单以及涉及催收业务管理的其他归档资料。

四、客户档案类

指以逾期客户为索引，将涉及某一逾期客户的所有个人信息、催收记录和相关材料作为一套完整资料整理归档，包括：客户基本信息、催收记录、外访记录、催收录音等涉及客户的其他归档资料。

五、其他类

如出现以上四类无法涵盖的归档材料和信息，可归并于其他类档案。

第三章催收业务档案存档管理

第五条公司催收业务档案实行集中管理原则，即指定专人、专柜、专用电脑（设备）进行催收业务档案的管理工作。

第六条公司催收业务档案管理应按照统一的业务分类标准，建立明确的分类、编码、标识、索引、归档、调阅原则。

第七条公司设立档案管理专员对催收业务档案进行集中管理。档案管理专员原则上由公司行政助理担任。

第八条档案管理专员的职责

一、对催收业务开展中形成的各种档案资料进行收集、整理、立卷、统计和管理；

二、督促和协助相关业务人员整理需要归档的文件资料；

三、集中统一管理催收业务中涉及的所有档案；

四、办理档案出借和阅览；

五、负责档案的鉴定和超过保存期限档案的销毁工作。

第九条公司纸质催收业务档案根据业务需要，应划分为“绝密”、“机密”、“秘密”等保密标识，并分级分期保存于专属的档案柜中，档案柜应做上锁处理，钥匙由档案管理专员保管。

第十条公司电子催收业务档案及催收录音档案应由专属电脑及存储硬盘集中归档管理。

电子文件的归档应实行备份制，即在电子文件归档时应制作相应的拷贝件，同时存档。

第十一条公司电子催收业务档案及存放电脑需设定密码和登陆权限，密码设定应含字母及数字，长度要求8位以上,并且要定期进行密码变更维护。

第十二条公司催收业务档案资料须保存三年以上，档案管理人员在对催收业务档案的集中管理中，应严格恪守保密制度，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。

第十三条公司催收业务档案的标识管理

公司催收业务归档资料包括各种纸质文档资料和电子文档信息。归档的纸质文档资料和电子文档信息均按照相应类别作标识处理。纸质文档资料在归档时应放置在相应标识的档案盒中。电子文档信息在归档时应存放到相应的电子文件夹中。归档的电子文件同时存在纸质或其他载体形式时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第四章催收业务档案使用管理

第十四条公司催收业务档案使用管理应建立相应的档案借阅登记制度和档案借阅审批制度。

第十五条公司催收业务档案借阅登记制度

公司档案管理专员应根据档案分类设立专类档案借阅登记簿，须登记借阅人、岗位、借阅时间、批准人、借阅人签章、归还时间等内容。

第十六条公司催收业务档案借阅审批制度

公司催收人员因工作需要借阅档案资料，应填写借阅单，经催收主管批准后方可调阅，使用期限原则上不得超过三个工作日。

银行因工作需要查阅档案资料，需报备总经理。

第五章附则

第十七条本办法由宁波正立企业咨询服务有限公司负责制定、解释和修订。

第十八条本办法自2013年10月13日起施行。