办公室实务ppt课件

以上除⑹ ⑽ ⑾项外，其余工作文员都会涉及到。
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2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容





⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；
服务性
分散性
为公众 服务
工作 分散 人员 分散
专业性
主动性 繁杂性
为上司 服务
为组织 服务
涉及 面广
独立性 专业性
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㈡、办公室实务的范围和内容
——办公室实务就是指办 公室的工作事务和操作实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员. 1、我国办公室实务的主 要内容 2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容 3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容


实务：实际事务，要务。——《现代汉语大 辞典》 近年来，“实务”一词被广泛使用，如《商 贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、 《秘书实务》等。 所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业 务”意指个人或某个机构的专业工作。 所以办公室实务就是指办公室的专业工作， 文员实务就是指文员的专业工作。
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⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料

第一讲：办公室与文员实务概述 第二讲：办公室的布置与管理 第三讲：电话与电子通讯 第四讲：邮件收发 第五讲：接待实务 第六讲：信访实务 第七讲：会议与会谈实务

第八讲：关于日程安排 第九讲：差旅事宜 第十讲：照料上司身边琐事 第十一讲：交际与礼仪 第十二讲：办公室用语 第十三讲：印信与值班工作 第十四讲：文书与档案实务
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㈠、文员的工作顺序
第一、确定文员工作的指导思想 第二、按照“优先顺序”处理工作
第一：…… 第二：…… 第三：……
先计划，再执行！
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第一、确定文员工作的指导思想
——文员在工作时，首 先要仔细制定计划。然后 根据计划去实施，并严格 检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮 助和启示。只要能按照制 定计划、实施、检查这三 个步骤进行，文员工作就 能科学、高效地完成。
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3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容


⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
办公室实务

这是一个变幻难测的世 纪，这是一个催人奋进 的时代，科学技术飞速 发展，知识更替日新月 异。希望、困惑、机遇、 挑战，随时随地都有可 能出现在每一个社会成 员的生活之中。抓住机 遇，寻求发展，迎接挑 战，适应变化的制胜法 宝就是学习——依靠自 己学习，终生学习。
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主 要 内 容
㈠、办公室的含义和职能
1、办公室的 含义 2、办公室的 职能 3、办公室事 务管理工作的 特征

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1、办公室的含义
——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。
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第一讲：办公室与文员实务概述




一、关于“实务” 二、办公室实务概述 ㈠、办公室的含义和职能 ㈡、办公室实务的范围和 内容 三、文员实务概述 ㈠、文员的工作顺序 ㈡、文员管理时间、费用 的方法 ㈢、文员的工作方法
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一、关于“实务”

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2、办公室的职能
办公室的职能
政务(或业务)服务
秘主 人要 员是 的中 工高 作级 文
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事 务 管 理
事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作 体系中不可缺少的重要组成部分。
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3、办公室事务管 理工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
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1、我国办公室实务的主要内容
⑴文书撰写（会议记录等） ⑼接待工作（各种来访的 ⑵文书制作（打字、复印等） 接待） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
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计
划
充分了解工作内容 排定优先顺序 选择工作方法
实 施
依计划、按上司的 要求进行。
检
查
分析实绩与计划的 差异，并与以前的 工作进行比较。
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第二、按照“优先顺序”处理工 作
如何决定工作的优先顺序呢？
第一阶段：以工作的重 要程度为标准分解工作. A、是否应该做的事？ B、是否做或不做都无所谓的事？ C、是否不可以做的事？ A、重要且紧急的事； 第二阶段：以工作的紧 要程度为标准分解工作. B、紧急但不重要的事； C、重要但不紧的事； 有价值，但不紧急，也不重要； 第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况,对于现 在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序.