供应链—订单处理

订单处理

在经济高速发展的今天，全球的商品交易量日益扩大，各行各业的交易都离不开一个非常重要的环节——订单处理。如今，可谓是一个订单漫天飞舞的世界，我们作为参与商品交易中的一员，应该对订单的一些基本知识有所了解，知道如何进行订单处理的各个环节，以便在以后的交易中，关于订单方面我们可以从容应对。为此，我们小组通过全方面的资料搜集，并且进行整理与分析，从订单的最基本定义开始，逐渐深入，向大家较为详细的介绍有关订单处理各方面的知识，让大家对订单及订单处理有基本的了解认识，希望大家能从我们小组所做的内容中学到一些实用的东西。下面，我将从五个方面着手，对我们小组所做的内容进行简单的概括和总结。

一、订单的基本概念和相关知识。

1、订单&定单。首先，我们小组要带领大家走出误区，从辨字开始正确认识订单。我们所要谈的“订单”，是指营销部门根据市场终端需求，根据企业资源情况，在买卖双方达成一致的条件下，形成的与市场终端的一种买卖关系，包含品种、数量、交货期，是市场与企业形成交易关系的结果，是一种对外行为。而另外一种“定单”，是指营销部门将与市场终端确定的订单，输入到工厂，工厂通过调配采购、制造、物流资源，满足营销部门的订单需求，是在企业内部价值链环节间建立一种契约关系的媒介，是内部行为。它们的区别是：订单更多的是反映了市场终端与营销部门之间的一种买卖关系，而定单则是营销部门对订单进行的转化，是企业的各个部门、价值链各个环节有效、和谐互动的情况下，满足终端订单的一系列企业行为。同时，它们也是相互联系的，推进订单管理，目的就是通过将订单转化为一系列的内部定单，将市场外部的买卖关系，转化为工厂内部价值链环节之间的契约关系，建立企业内部的虚拟市场链关系，来共同满足订单需求。

2、传统订单&电子订单。“传统的订单”主要是由现场手写订单，电话订单或是传真订单等与网络无关的方式下达的订单，容易产生误差。“电子订单”，顾名思义，就是通过计算机网络或是一些电子设备来完成订单的下达，处理，比起传统订单，效率大大的增加了。但透过电脑直接传递往往较为昂贵，因而究竟要选择那一种订单传递方式，应比较成本与效益之差异来决定。

二、订单的资料内容

1、订单的形态。订单的形态有很多种，根据不同的交易就有不一样的订单。大致上有

一般交易订单、现销式交易订单、间接交易订单、寄库存交易订单、合约式交易订单以及兑换券交易。不同的订单形态，应该有不同的处理方式，如一般的订单和紧急订单等等。订单的设计，由各种相关的资料组成，这样才能清晰地整理，归类，发货，计算库存等等。

2、订单档案资料内容设计。不同交易形态的订单由不同的栏位需求，如一般交易、现销式交易、间接交易等，处理流程差异很大，交易形态针对一整张的所有出货品项。因此需要设计成不同的档案分别存放；而寄库式交易、兑换券交易或合约式交易通常都是针对一张订单中某些出货品项而言，因此可凭借增设交易记录栏位，说明此出货品项的交易形态而不需要另外设档。相关档案内容设计包括客户主档、商品主档、库存资料和促销。

3、订单档案栏位设计。订单档案栏位设计有两部分组成，订单表头/标题性资料和订单明细资料。

三、订单处理

1、含义：所谓订单处理，就是由订单管理部门对客户的需求信息进行及时的处理，这是物流活动的关键之一。是从客户下订单开始到客户收到货物为止，其中还包括有关用户和订单的资料确认，存货查询和单据处理等内容。无论是出货物流作业，还是进货物流作业，都是由订单处理开始的。订单处理通常先收集和汇总客户名单的订货单，当确认无法按客户要求的时间及数量交货时，业务部门须进行协调。

2、订单处理过程。订单处理的过程中包含着诸多活动。具体包括订单准备、订单传输、订单录入、订单履行、订单状况报告等要素。“订单准备”是指收集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买要求的各项活动；“订单传输”是订单处理过程中的第二道工序，涉及订货请求从发出地点到订单录入地点的传输过程；“订单录入”是指在订单实际履行前所进行的各项工作，包括：①核对订货信息（如商品名称与编号、数量、价格等）的准确性；②检查所需商品是否可得；③如有必要，准备补交货订单货取消订单的文件；④审核客户信用；

⑤必要时，转录订单信息；⑥开具账单。订单资料输入有人工和计算机两种形式。目前主要是用计算机处理，这种形式不但速度快、效率高，而且成本低；“履行订单”是由与实物有关的活动组成的，包括⑴通过提取存货，生产或采购来获取所订购的货物；⑵对货物进行运输包装；⑶安静送货；⑷准备运输单证。“订单状况报告”是最后环节是通过不断向客户报告订单处理过程中或货物交付过程中的状况，以确保优质的客户服务。具体而言，该项活动包括：①在整个订单周转过程中跟踪订单；②与客户交换订单处理进度、订单货物交付时间等方面的信息。这是一种监控活动，并不会影像处理订单的一般时间。

3、订单进一步跟踪处理——状况管理。订单经由接单作业进入物流中心，经过输入、

查核确认，库存分配等处理，最后产生出货指示资料，开始拣货、出货配送最后经由客户签收、取款结案等一整个循环作业，整个订单资料的处理在系统里才算结束，才能成为系统上的历史资料。订单资料在这循环里的每个节点的处理是否按正常程序进行，以及前后节点间的接替是否确实无误，这些都是系统应该保证的。因此，对于实际作业上无可避免的订单异动情况，系统应可加以因应、修正，以维持系统的正确性以及避免因异动造成损失。因此订单资料经由销货分配产生出货指示资料，并不代表订单处理作业已结束。

在管理订单的时候，首先要对订单进行进度追踪，要掌握订单进行状况须先了解订单从进入系统到结束离开系统(或与系统无直接关系) ，这中间订单状态如何转换进行，以及系统档案如何设计，以便掌握其状态；其次，要会进行订单异动处理。掌握订单的状态变化及详细记录各阶段档案资料后，对于订单的异动处理则能更顺手，只要了解此订单异动时所处的状态，再针对其对应的档案加以修正处理。其中包括客户取消订单，增订，拣货时缺货、配发前缺货以及客户拒收等状况。

4、订单的特殊处理——紧急订单。订单就是命令，客户要求变更会造成紧急订单的产生。企业面临紧急的订单，但是缺乏与之对应的手段——不确定订单所需原料的情况，不确定目前生产进行情况。处理紧急订单的重点是部门沟通、协调，供应商一旦承诺或双方协议确认就必须遵守，这是商业信誉。所以，为了避免客户紧急订单造成的被动，尽量做到事前控制。处理紧急订单的流程如下：调查与准备—初定计划指标—确定计划指标—确定物料供应—掌握设备运行状况—了解作业人员状态—监督作业进度—抽查产品合格率—质检合格与出货。

这里再提到一个概念----制令单，是生产性企业计划部门向生产部门传递生产指令的一个信息载体，一般来说会有生产的产品，需用材料，开工时间，完工时间，加工地点等信息，当遇到紧急订单时，生产计划人员向生产部门下达制令单，以此来告诉生产部门此单为紧急订单，应尽量缩短总提前期，合理安排人员、物料、设备，以求保质保量的交货。

四、订单资料分析

1、商流&物流应用分析。商流应用分析包括商品别销售分析和客户别销售分析，它们分别是以商品和客户为主，统计分析历史的销售资料，制作各种统计报表。物流应用分析，物流系统多变难以捉摸。“只有在接到订单之后，一切事情才会开始。”可见订单是一切作业的起源，掌握它你就可以了解物流中心的特性。订单资料中的E（订单件数）、I（货物种类）、Q（数量）是物流特性的关键因子。这里就要用到EIQ分析方法。下面将介绍两种系统。

2、SAP&EIQ。SAP系统是一款用于ERP(企业资源计划)管理的软件。SAP R/3 是一个