北京理工大学经费支出报销细则

（国库经费）
4. 因公长期出国（90 天以上）
6. 未 进 行 政 府 采 购 机 票 ♦ 在职职工
说明及价格对比截图（国库 国家留学基金委留学录取通知
经费）
书或人事处公派出国合作研究
（访学）通知书
♦ 学生
国际交流与合作处出国任务书、
学生因公短期出国出境申请表
公务接 待费
1. 发票
2. 邀请函 3. 公务接待处理签（公用经 费项目需提供，横向科研及项
提供对方单位无住宿费情况 站通知《关于自驾车出差的报销
证明
细则》。
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续表
报销签 字事项
所需签字、票据、材料
金额（项目）要求
政策依据：财行［2001］73 号、
办外管函［2004］384 号、
《北京理工大学因公临时出国
经费管理办法（试行）》北理工办
前流程单位：国际交流合 发［2014］68 号
作处
金额（项目）要求
交通费
1. 不予报销出租车车牌号相
同的多张发票。报销因执行教学
或科研任务所发生的出租车费
用，单次报销金额应控制在 1 000
1. 交通费票据（纵向科研 元以内，并写明执行任务的具体
经费报销出租车票须标明地 事项及具体地点；
点、乘车人）
2. 报销汽车租赁公司的租车
2. 租车费、运输费发票需 费用时，须提供租赁合同（协议）、
≤2 500 元
报（借） 领差旅 费、劳务 费现金
财务处处领导审签
≥2 万元
项目负责人+有签字权的 学院领导（单位负责人）审 签
≥20 万元
大额资 金银行 结算 支付
除项目负责人和单位负责 人审签外，还需财务处处领 导审签
除项目负责人、单位负责 人、财务处处领导审签外， 财务主管校长签字或业务主 管校长签批
50 万≤X＜200 万 ≥200 万元
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续表
报销签 字事项
所需签字、票据、材料
金额（项目）要求
预算外 资金追 加（调 整）权限
财务主管校长签批 校长签批 校长办公会讨论审批 常委会讨论审批
≤10 万 10 万＜X≤100 万 100 万＜X≤500 万 >500 万（不含 500 万）
1. 两万元以上的经济业务需
1. 原则上不能委托旅行社组
1. 交 通 费 和 住 宿 费 发 票 团出行，特殊情况下须事前经国
以及其他费用票据
际交流合作处与财务处批准。
2. 出国任务批件/赴港澳 2. 国库经费购买国际机票须
出国旅 费/赴港
澳台 旅费 借款/ 报销
台任务批件
购买国内航空公司机票和执行
3.临时出国代表团外汇预 政府采购程序，若有特殊情况需
合同签 署规定
1. 除科研经费合同外，签 订其他类合同须通过合同管 理系统审核，按规定使用“北 京理工大学合同专用章”或 “北京理工大学”章；
2. 由 具 有 签 字 备 案 权 的 负责人作为合同联系人签署 合同。
签订正式合同； 2. 合同要素需明确“标的、数
量、质量、价款或酬金、履行期 限，地点和方式、违约责任”，应 明确“合同签订日期、付款方式 及付款比例、收款方账户信息”， 包括收款方银行账户名、银行名 称、账号等；
—
办公 用品
1. 纵向科研经费直接费用中
不予报销办公用品类商品；若在
已批复的预算任务书中允许列支
“办公用品”的，可出具任务书预
1. 发票
算页复印件报销。
2. 商品明细单（发票已开 2. 不予报销“中复电讯”“迪
具明细项目名称的除外） 信通”“金飞鸿”等电讯公司开具
3. 低 值 易 耗 品 入 库 出 库 的“办公用品”发票；
资产 购置
1. 10 万元以上的设备采购、以
及政府采购目录内的设备采购需
前流程单位：实验设备处 1. 发票 2. 合同 3. 采购申请表（采购记录 单） 4. 设备验收单 5. 图书验收单
提供实设处审批的采购记录单 ♦ 进口货物：需要代理商提请
付款的通知单 进口货物代理商与外方签署的
购销合同，合同中须注明，所购设 备的最终用户为“北京理工大学”；
注册费需提供缴费通知及银 ♦ 会议费用结算表（自制）。
家具单价≥1 000 元
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续表
报销签 字事项
所需签字、票据、材料
金额（项目）要求
资产 购置
前流程单位：实验设备处 1. 发票 2. 实设处软件验收单 3. 采购申请表 4. 采购记录单（合同为非 政府采购合同，并且金额≥
10 万元）
软件单价≥1 000 元
免建固 实设处审批签字的免建固 定资产 定资产审批表
3. 若因特殊不可抗原因没有 使用公务卡，须提供原因说明，
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报销签 字事项
所需签字、票据、材料
续表 金额（项目）要求
公务卡 报销 规定
经项目或部门负责人、财务处领 导签字；
4. 公务卡账单到期来不及报 销还款时，可由本人自行还款后， 履行正常报销程序，财务处将报 销费用结算至公务卡内，本人可 经由 ATM 免手续费提取。
单（电脑配件、元器件等， 3. 网上商务平台购买的货物，
详见实设处）
需提供商品送货单或订单截图；
4. 购买办公用品，发票须开具
实际购置的商品名称或附商品明
细单。（横向科研和科研发展基金
均执行该规定）
材料费
1. 发票 2. 低值品入库单（电脑配 件、试剂、元器件等，详见
实设处） 3. 报销实验材料用汽油，
算开支表（财务处网站有模 事前向国际交流合作处和财务
板）
处 申 请 ，填写“乘坐非国内航空
4. 出国费用结算单，经国 公司航班和改变中转地审批表”
际交流合作处签字确认。
3. 因公短期出国（90 天以内）
5. 乘 坐 非 国 内 航 空 公 司 需前往国际交流合作处审批任
航 班 和 改 变 中 转 地 审 批 表 务批件以及个人的出国出境申请表
目科研发展基金不需提供）
报销规定依据：《北京理工大学 公务接待管理办法（暂行）》北理 工发［2015］42 号
4. 用餐清单
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续表 金额（项目）要求
1. 发票 2. 外事接待处理笺
报销规定依据： 《北京理工大学外事接待工作 管理办法》 《北京理工大学外国文教专家 聘请计划项目管理办法（试行）》 《北京理工大学学科创新引智 基地管理办法（试行）》 《北京理工大学学科国际评估 专项资金管理办法》 《北京理工大学与香港高校师 生交流计划项目经费管理细则》 与基本生活费用无关的如茶 叶、饮料，食品、参观费用等不 能报销。
报销票据和住宿费发票
差旅费管理办法（试行）》北理工
2. 出差申请表
发［2016］37 号
3. 自 驾 出 差 须 提 供 自 驾 1. 在偏远地区开展野外调研、
出差申请表
外场试验、社会调查，实习实践
4. 出差时限在 3 个自然天 等活动时，实际发生住宿并支付
数以内且无住宿费发票的， 住宿费用，但因特殊原因未能取
2. 小额货物及图书资料可自 行采购；
3. 大额采购境外图书须通过
图书馆进行。
前流程单位：国有资产管
理处 1. 发票 2. 国 资 处 资 产 管 理 系 统
家具资产验收单 3. 采购申请表 4. 采购记录单（合同为非政
府采购合同，并且金额≥10 万元）
5. 集中采购的政府采购合 同（采购 20 万元以上的家具）
北京理工大学经费支出报销细则
报销签 字事项
所需签字、票据、材料
金额（项目）要求
根据《北京理工大学货币 资金管理办法》［北理工发 报领现 （2017）8 号］的规定，原则 金（非强 上现金结算上限为 2 500 元， 制使用 超过上限的必须通过对公银 公务卡 行转账或公务卡结算。确因 结算的 特殊情况而超现金结算上限 经费） 垫支现金需要报销，请将书 面说明材料提交核算中心主 任审签。
1. 版面费（注册费）通知。
1. 发票
2. 开具版面费发票的单位须
2. 论文录用通知
为会议举办方或举办方委托的单
论文版 3. 会议注册通知
位；
面费、会 4. 用 中 文 标 注 金 额 及 支 3. 注册费与版面费发票必须
议注 出事项名称，并由项目负责 为原件。
册费 人签字
4. 教师及学生在国内举（承）
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续表
报销签 字事项
所需签字、票据、材料
金额（项目）要求
4. 举办国际会议政策依据：《在
华举办国际会议费用开支标准和财
5.“工信部批示文件”原 务管理办法》财行［2012］1 号
件（举办国际会议参会者来 ♦ 除本国参会者外只有 1 国人
自除本国外有 2 国及 2 国以 员参加,须提供“校内举办国际会
4. 未 使 用 公 务 卡 的 原 因 说明，经财务处处领导签批。
1. 民口纵向科研经费（科技 部、基金委经费）、国库经费必须 使用公务卡结算；
2. 公务卡强制结算费用有办 公费（含图书费）、印刷费、咨询 费、水电费、邮电费、物业管理 费、手续费、差旅费、维修费、 租赁费、会议费、培训费、公务 接待费、专用材料费、公车运行 维护费、其他交通工具运行维护 费，不包括版面费、火车票。
3. 收款方账户信息应与合同
签署方、发票专用章信息一致。
公务卡 报销 规定
1. 网 上 预 约 时 需 要 认 证 公务卡消费记录，还款将直 接通过网银转至公务卡；
2. 若 发 票 开 具 单 位 与 认 证单位不一致，需提供情况 说明，或附 pos 刷卡记录条；
3. 公务卡仍在办理中的， 须在财务处收单处核实；多 次办理未成功的，须在收单 处登记；
5. 信 用 卡 消 费 和 还 款 记 办的国际会议上发表的论文，如
录
果收款单位为境外机构，需提供
缴费通知及银行卡缴费记录。
专利费
1. 发票 2. 缴费通知 3. 授 予 专 利 通 知 复 印 件 及登记缴费通知
要求： 第二次报销专利年费，需提供 第一次报销凭证号
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续表
报销签 字事项
所需签字、票据、材料
举（承） 办会议 参加 会议
上人员参加） 6. 发票、会议通知（报销
人参加外单位举办的会议） 7. 参 加 会 议 召 开 地 点 在
中国境内的国际会议，如果
议申请表”原件。 ♦ 除本国参会者外有 2 国及 2
国以上人员参加,须提供“校内举 办国际会议
申请表”原件和“工信部批示
收款单位为境外机构，会议 文件”原件。
提供租赁协议、运输内容说 租车事项说明（注明租车原因，
明
由项目或部门负责人签字）；
3. 租车自驾出差的，除租 3. 市政交通一卡通充值发票暂
车协议外，须提供自驾车出 不予报销（因无国家政策依据）；
差申请表
4. 运输费发票必须是机打专
用发票或地税机打发票、定额发
票，还须提供运输费事项说明（注
明使用运输工具原因，由项目或
料动力费”或“材料费”预算金
额内列支。
图书（资 料）费
1. 发票 2. 购 买 的 图 书 资 料 明 细 小票
在中关村图书大厦、北京图书 大厦、当当、亚马逊、京东、超 市等图书销售地购置图书须提供 明细小票或订货清单；
国内差 旅费
1. 飞 机 火 车 轮 船 汽 车 票 报销规定依据：《北京理工大学
4. “校内举办国际会议申
的参观考察活动，不得由旅行社 代办会议活动。
2. 举办国内会议若委托会议 服务公司代办，必须在会议通知 上体现，并提供委托协议及会议
请表”原件（举办国际会议 费用结算表。
参会者来自除本国外只有一 3. 参加国内会议，主办方若委
国人员）
托会议服务公司代办，必须在会
议通知上注明。
需提供项目任务书
1. 2 万元及以上的材料采购， 须签订采购合同；2 万元以下的， 需提供供货方开具的明细，或送 货单、订单；
2. 元器件、玻璃器皿、配件， 耗材等，须填报“低值品入库单”
并通过实设处验收；
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报销签 字事项
所需签字、票据、材料
续表 金额（项目）要求
3. 单价高于 1 000 元（含） 的 办公耗材,如硒鼓、墨盒等可不通 4. 采购合同（发票金额 2 过实设处验收，直接报销； 材料费 万元以上）或采购明细内容 4. 实验车辆进行实验产生的 （送货单、订货单、明细单） 汽油费，在科研项目任务书中“燃
部门负责人签字）。
报销规定依据:《北京理工大学
1. 发票
会议费管理办法（试行）》北理工
2. （举）主办会议需提供 发［2016］38 号
会议通知及会议签到表；
1. 没有安排与会议内容相关
举（承） 办会议 参加 会议
3. 发 生 费 用 一 万 元 以 上 的单项会议活动，需提供会 议服务单位的结算表或原始 明细单据费用
须提供“无住宿发票情况说 得住宿费发票（以 2 个自然天数
明”，由出差当事人及项目负 为限），须提供“无住宿发票情况
责人（或部门领导）签字审 说明”及收据，由部门负责人及
批
财务负责人签字审批。报销标准
5. 出差时限在 4 个自然天 以当地住宿费最低标准为限；
数及以上无住宿费发票的， 2. 自驾车出差详见财务处网