《高效会议管理技巧》(1)

《高效會議管理技巧》內容摘要

第講當今會議面面觀

第二講會議效率不高的原因及解決方案

第三講開會前的準備工作

第四講成功會議的五種策略

第五講會議中的溝通與反饋技巧

第六講主持人的會議管理技巧

第七講如何對待會議中的意外情況

第八講主持人與參會者的守則與責任

第九講會議記錄

第十講會後跟進

【內容摘要】

第一講當今會議面面觀

【本講重點】

會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率

會議成本的計算

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會議的主要目的就是解決問題，但由於開會技巧不佳或過於頻繁，不但無益於解決問題，反而使問題愈趨複雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。

會議的意義

如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法彙聚一堂，相互碰撞，從而産生 金點

子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的産物。

2 •會議顯示一個組織或一個部門的存在

會議總是在大於一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開 會的組織

或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組 織或部門的存在價

值。

圖1-2 組織或部門與會議

3 •會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越 來越多，

現在人們可以通過E -mail 、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任

何其他溝通方式都無法替代的。因爲這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

會議的目的

♦開展有效的溝通

會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。

♦傳達資訊

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通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

♦監督員工、協調矛盾

許多公司或部門的常規會議其主要目的是爲了監督、檢查員工對工作任務的執行情況，瞭解員工的工作進 度；同

時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

♦達成協定與解決問題

達成協定與解決問題一般要經歷以下 6個步驟，通過這 6個步驟，最終實現協定的産生和問題的解決。

♦資源分享

利用開會彙集資源，以期相互幫助，共同進步。

♦開發創意

開發創意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，並且論證新構 思，使其具

有可行性。

♦激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是爲了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。 ♦鞏固主管

地位

經理或主管爲了體現自身的存在價值，更爲了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議，以此來強 化自己的

地位。

會議的種類

會議可以按照人數、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種 分類都與

人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。

按人數分類 按開會方式分類 按開會目的分類

•團體會議 • 一對一會議 •面對面會議 •電話會議 •視頻會議 •宣佈人事安排、講解政策的會議 •當衆表揚或批評別人的會議

•臨時處理突發事件的會議

•固定的團隊會議

•集思廣益的會議

會議的頻率

每種會議都有其合理的發生頻率，只有掌握了合理的會議發生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問 題、達到目

的。

1•固定的部門會議

点明困 难所在 发现问 题开寻 衝壘间

题的轻 重嫖急 想出新 点子 评泯新

点子

圖1-3 達成協定與解決問題的 6個步驟

建仪频率：随时

注農事顷：册忌太频繁，否则会使贯工感觉日日痛

危札舎社公司陷入做事兀条理的可怕境地.

會議成本的計算

會議成本分爲時間成本、直接會議成本和效率損失成本到一家公司

的得失成敗，因此萬萬不可等閒視之。

1.會議的時間成本

2.全體會議

3.處理突發事件的會議

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4•一對一會議

逹议频率：按需要

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过1小时.

3種。會議成本是非常可觀的一筆數目，它關係