上海市税收征管资料档案化管理办法

上海市税收征管资料档案化管理办法上海市税收征管资料档案化管理办法(试行)
第一章 总 则

第一条
为了规范和统一税收征管资料的管理工作，提高税收征管资料科学化、规范化、制度化和信息化管理水平，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则的要求和其他有关法律、法规的规定，制定本办法。

第二条
本办法所指的税收征管资料，是指本市各级税务机关在税收征收管理活动中形成的具有保存和使用价值的各种原始报表、证件、单据及各种涉税文书等，它是以文字、图表、电子、声像为形式，经采集整理归档后形成的历史记录。

第三条
税收征管资料管理工作由市局统一领导、统一制度并监督检查；基层税务分局各职能部门按职责分工对税收征管资料进行采集、整理、归档，由指定管理部门实施统一保管和集中管理。
第四条
税收征管资料按照档案管理要求实施档案化管理，以高效、简化、有效利用为原则，充分利用信息化手段采集、整理、保管、利用税收征管资料。注重过程管理，维护税收征管资料的完整和安全，最大限度地减少无效和重复劳动，使税收征管资料为税收征管服务。

第二章税收征管资料归档范围、分类及保管形式

第五条 税收征管资料归档范围包括纳税人、扣缴义务人在履行纳税义务过程中应当向税务机关提供的各种资料，以及税务机关实施各项具体征管行为所形成的记录材料。
第六条 税收征管资料根据其反映内容和环节的不同主要分为五类：
户管登记类、纳税申报类、日常管理类、纳税检查类和其他类。
第七条
税收征管资料根据载体的不同分为纸质税收征管资料和非纸质税收征管资料。非纸质税收征管资料主要包括电子税收征管资料和声像税收征管资料。电子税收征管资料包括在税收征管软件系统中形成的以电子数据存在的各种表、证、单、书、账、册等，主要是指光盘、磁带为载体等电子备份。声像税收征管资料包括在征管过程中形成的，以感光材料、磁性材料等为载体，以图像、声音为主要形式的各种照片、录音、录像等。
(具体《税收征管资料归档范围》见附件一)

第三章 税收征管资料采集、整理

第八条 各基层税务分局的税收征收管理部门为税收征管资料采集的责任单位；其内部的工作人员应当根据岗位职责分工，按照税收征管业务规程采集相关的资料。
第九条 税收征管资料的采集必须及时、完整、准确，加强审核比对；信息数据实行动态管理、定期维护，确保电子信息与纸质数据的一致性。
第十条 采集的税收征管资料应是原件。纳税人提供复印

件的需签注“经确认与原件内容完全一致”字样并加盖企业公章。
第十一条 税收征管资料采集部门应根据纳税人办理的涉税业务及时对征管电子信息进行追加、修改、更新，保证征管电子信息与纳税人实际经营情况保持一致。
第十二条 按规定应归档的税收征管资料由税收征管资料采集部门收
集齐全并整理立卷，在规定的时间内移交各基层税务分局所指定的管理部
门集中管理。
第十三条
税收征管资料以“件”或“卷”为单位，分别采用一户一档、多户一档、一事(案)一档和分类序时的方法进行整理。采取以“卷”为单位整理时，可采用立卷装订或以盒代卷文件直接装盒等两种方式。
户管登记类资料按照一户一档方法进行整理，个体工商户等也可按照多户一档方法进行整理。
纳税申报类资料按照分类序时或者按年一户一档的方法进行整理。
日常管理类、其他类资料按照一事(户)一档和分类序时方法进行整理。
第十四条 税收征管资料的卷内目录按照税收征管资料归档范围的顺序进行排列，卷内资料应按卷内：目录顺序排列。
第十五条 税收征管资料案卷内的排列顺序是：案卷封面、卷内目录、卷内资料、卷内备考表。卷内目录应当用计算机打印。
第十六条
税收征管资料必须使用规范的资料装具。资料盒封面应标明资料类别等，并与卷内资料内容一致，有关卷内资料的情况说明，应逐项填写在卷内备考表中。字迹要求工整、清晰，字迹材料应耐久保存。
第十七条 按规定需要保密的税收征管资料应在其案卷封面标明保密级次，并按规定保管。
第十八条 税收征管资料应当按照不同类别采取即时归档或者定时归档，于次年6月底前完成立卷归档。
第十九条 根据有关法律、法规规定，凡纳税人负有保管责任的纸质税收征管资料，同时税务管理部门又有一定征管需要的，可使用缩微摄影技术制作声像资料。
第二十条 电子税收征管资料实行物理归档和逻辑归档方式，采取物理归档方式时应拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，广套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第四章 税收征管资料归档、保管

第二十一条
接收税收征管资料人员应对案卷进行认真检查，办理交接手续。发现归档案卷内容短缺不全的或不符合归档要求的，应督促案卷整理责任部门补正，补正后的才予以归档。
第二十二条 税收征管资料移交时应随实体同时移交一份纸质和电子形式的案卷目录。
第二十三条 税收征管资料管理部门按分类对资料案卷统一编号，编号由单位号、分类号、案卷号组成。(《税收征管资料档号的编制方法》见附件二)

第二十四条 税收征管资料应按不同类别编制案卷目录，同一类别的案卷目录按年度顺序装订成册。案卷目录应以纸质和电子双重方式永久保存，集中存放。
第二十五条 税收征管资料应按照排列顺序上架，资料柜(架)应编号，注明存放税收征管资料的类别和年度，以便查找。
第二十六条
各基层税务分局应设专用库房保管税收征管资料，税收征管资料与其他档案分别存放。资料库房应配备必要的设备，做好库房管理工作，确保征管资料的完整与安全。库房管理按照档案管理有关规定执行。
第二十七条 税收征管资料的保管期限分为长期和定期。(《税收征管资料保管期限表》见附件三)
　
第五章 税收征管资料利用、鉴定、销毁、转移

第二十八条
税收征管资料的借阅、利用本着既便于借阅，又确保安全的原则，内部各部门查阅征管资料，须经主管领导批准；外单位需查阅的，按有关规定及审批权限批准后，方可查阅。具体要求参照现行档案管理的有关规定执行。
第二十九条 管理人员和查阅人员要对税收征管资料的内容保密。税收征管资料的保密工作按照有关保密制度的规定执行。
第三十条
各基层税务分局成立由分局领导、税收征管资料管理部门和相关业务部门组成的鉴定小组，定期组织对已超过保管期限的税收征管资料进行鉴定、销毁。具体要求按照档案管理有关鉴定、销毁制度的规定执行。
第三十一条
纳税人申请变更主管税务机关业务涉及征管资料转移的，原则上只移交电子税收征管信息，在变更前形成的纸质税收征管资料由原主管税务机关负责整理二保管，变更后形成的纸质税收征管资料由转入主管税务机关负责保管。

第六章 附 则

第三十二条
纳税检查类资料按照《稽查工作规程》中的案卷管理要求整理归档，日常管理类中的缴款书按照税收会计档案管理的要求整理归档，日常管理类、其他类中的签报类文书、听证、行政处罚等资料按照文书档案管理的要求整理归档。

第三十三条 本办法所涉及税收征管资料的案卷封面、卷内目录、卷内备考表义案卷目录等有关表式由市局统一制订样式，各基层税务分局自行印制二使用(见附件四)。
第三十四条 本办法由上海市国家税务局、上海市地方税务局负责解释。
第五十五条 本办法自2005年1月1日起执行。以前税收征管资料管理的规定中与本办法相抵触的一律以本办法为准。
附件：
一、税收征管资料归档范围
二、税收征管资料档号的编制方法
三、税收征管资料保管期限表
四、各类表式
4－1 案卷封面(户管登记类、纳税申报类、日常管理类、其他类、纳

税检查类）
4－2 卷内目录（登记类、按户、分类序时）
4－3 卷内备考表
4－4 税收征管资料销毁清册
4－5 税收征管资料移交清册
（编者注：附件一～四均略）