提高工作效率培训课件(PPT 41页)

工 作 量 和 质 的 要 求 度
任 务 与 能 力 的 匹 配 性
管 理 体 制
激 励 机 制
管 理 制 度
领 导 者 行 为组 织 来自 化物 理 环 境办 公 设 备
信 息 资 源
对有关因素的一点分析
• 时间
– 管理者的时间往往只属于别人，而不属于自己 – 长时间工作也会影响工作效率
• 诺斯科特•帕金森：《帕金森定律》
第一部分 谈谈工作效率问题
一、与工作效能有关联的几个概念 二、为什么要提高工作效率 三、影响工作效率的有关因素 四、提高工作效率的有关方法
一、与工作效能有关联的几个概念
• 效率：
– 单位时间内完成的工作量。（量） – 泛指日常工作中所消耗的劳动量与所获得的劳
动效果的比率。（质） – 量和质的统一，速度和效果的统一
– 提高效率能相对延长人生，提高人对社会和家庭的贡 献价值。
2．效率降低成本
– 每小时工作的货币价值
– 国外会议成本的粗略算法：会议成本=2A*B*T A:每小时单位薪金的3倍（等于附加价值，劳动 产值比工资高） B:参加会议的人数 T:时间（以小时计）
3．效率赢得机会
– 贝尔与格雷研制电话
4．效率影响履职
• 日常事务 • 思想观念 • 知识
– 人们在实践中获得的认识和经验的总结
• 能力
– 我们从事各种活动，适应生存所必须而且影响活动效果的心理特 征的总和
– 心智能力（智力）和躯体能力
• 性格
– 人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的行为方式
– 遗传和环境塑造的合成物，并且在具体的情景中生成各种变式
• 管理：
– 美国管理学家H ·孔茨：管理就是设计并保持一 种良好环境，使人在群体里高效率地完成既定 目标的过程
– 管理的特征 • 面向集体的 • 要为一道工作的人们创造一种良好的环境 • 为了完成预定的使命和目标
– 其他观点：管理就是让别人同自己一起工作并 通过别人来达到组织的目标的过程。管理的实 质就是使别人为组织的目标工作
的工作，掌握提高效率的方法，才能产生 效益。
1．有效管理时间
– 彼德.德鲁克：“不能管理时间，便一切也不能管理。”
– 有效管理时间两个步骤 • 要记录时间 • 管理时间
– 找出什么事情根本不必去做 – 记录上的哪些事情可以由别人去做而又不会影响效果 – 我们不要浪费别人的时间
– 有效管理时间，还必须将我们能够利用的时间集中起 来使用，集中处理若干件工作
6．效率克服陋习
三、影响工作效率的有关因素
个人因素
工
作 意 愿 动
责 任 心
思 维 方 式
工 作 方 法
工 作 能 力
时 间 利 用
知 识 储 备
团 结 精 神
工 作 压 力
工 作 情 绪
个 人 性 格
健 康 状 况
家 庭 状 况
机
任务因素
组织因素
环境因素
任 务 的 复 杂 性
明 确 性
连 续 稳 定 性
– 我们履职的效果和成绩如何，与我们的工作效 率非常有关
– 我们每一个人的工作效率高低，直接影响着我 们所在组织的效率高低，影响着组织的成效
5．效率转变校风
– 校风主要是由管理人员的工作作风、教师的教 风、学生的学风所构成。
– 管理人员的工作效率和工作作风，对引领学校 风气，对于管理育人和服务育人功能的发挥， 对于培养高素质的学生，都具有重要作用
2．明确工作岗位的主要职责 3．制定工作计划
– 根据我们的工作职责和上级领导的工作要求，对工作 任务在完成的时间、达到的目标、人员分配、资源分 配等方面，进行系统的分解和安排
– 工作计划可以分为长期、中期和短期等 – 一般我们可按照年度、学期、月、周、天等时间断来
安排工作计划，以便于逐次实现小计划（小目标）， 中计划（中目标），最终达到大计划（大目标）
– 管理者：在一个现代的组织里，如果一位工作 者能够凭借其职位和知识，对该组织有贡献的 责任，因而能实质地影响该组织的效能和成果， 那么他就是一位管理者
• 管理的基本职能：
– 计划：编制计划包括选择任务、目标和完成计 划的行动
– 组织：管理工作的一部分，旨在建立一个经过 策划的角色结构，分配给机构中的每一个成员
– 人事：给组织结构设置编制、配备人员和保持 满员
– 领导：领导工作是对工作人员施加影响，使他 们对组织和集体的目标做出贡献。
– 控制：控制工作是衡量和纠正下属人员的各种 活动，从而保证事态的发展符合计划要求
• 领导：
– 领导是指带领和指导组织中成员去实现共同确定的组 织目标的各种活动过程的总和
• 工作压力
– 工作压力对工作动机的激发具有双面性 – 耶基斯 –多德森法则的倒 U型曲线
四、提高工作效率的有关方法
• 一般来说，大家普遍才智较高，想象力丰
富，并具有较高的知识水准。但一个人的 工作效率高低，与他的智力、想象力或知 识之间，并不是有直接的关联。
• 一个人的才能，只有通过有条理、有系统
– 领导者： • 担负领导职责、负责实施领导过程的个人 • 基本职能：
– 通过领导使组织成员协调一致的工作去实现组织的目标 – 设法满足组织成员的需要，帮助他们实现个人的目标
– 领导艺术是管理的补充，但不能取代管理
二、为什么要提高工作效率
1．效率延长生命
– “剪时间尺”游戏 • 60寸（60岁）-20寸（1~20岁）=40寸（岁） • 40寸-13寸（睡眠）=27 • 27-4（就餐）=23 • 23-2.5（交通）=20.5 • 20.5-1.5（闲谈）=19 • 19-5（看电视）=14（年）
– 分类
• 从理性的成分看：理智型、情绪性 • 从活动的倾向看：外向型、内向型 • 从独立的程度看：独立型、依赖型
• 人际关系
– 主要是指组织内外人与人之间的关系。这里面 包括上下级关系，同级关系，与组织外部人员 的关系
– 组织内外人员关系协调、通畅与否，工作互相 配合、支持与否，人与人之间心情顺畅与否， 和谐气氛如何，对工作效率具有很大的影响
• 组织：
– 指两个或两个以上的个体以一定的方式有意识地联系 在一起，为达到共同的目标而按一定的规则从事活动 的群体或社会单位
1．组织是一个群体，至少有两个人才谈的上组织； 2．组织有一定的结构方式，组织内的个体是有意识
地联系在一起，组织不是乌合之众；
3．组织是有目的的，组织的存在是有具体意义的； 4．组织是以一定的规则进行活动的。