办公软件技巧培训总结

Word 篇 附加字符格式的去除
有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加 粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专 业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文 的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去 除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word 为此提供了快捷键。我们可以选择使用Ctrl＋Shift＋Z来
用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多 个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇 到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行 文字里。 方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空 格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。
Word 篇 巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
完成这一工作。
Word 篇 分隔符
换页时不再频繁敲回车键 在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用 户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是 一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作
修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面
的方法： 当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按

居中排列，这就较缺省的顶端对齐方式要
美观得多。当然，用户如果需要也可将文 字设置为“底端对齐”方式。
Word 篇 绘图技巧
1.不打折画直线技术 画一般直线：点击绘图工具栏上的“直线”命令，然后按住Shift键拖动；

2.旋转技术：选中对象，单击工具栏的“自由旋转”命令，用环型箭头指针套住
一绿控点，牵引对象绕其质心旋转，如图若需以15°为角度改变单位旋转，可在 牵引同时按住Shift键。
Office办公软件技巧培训
2010.8
培训项目
Word 篇 Excel 篇
PowerPoint 篇
其他
Word 篇 附加段落格式的去除
若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键Ctrl＋ Q。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调 节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样 式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并 按Ctrl＋Q快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以 首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。
“壹佰贰拾叁”就输入好了
Word 篇 在Word中插入当前的日期和时间
用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很 简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下
Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时
间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮，如图；
⑸ 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节 中的页眉或页脚进行同样的修改。
Word 篇 为部分文档创建不同的页眉或页脚
注意：此时若插入页 码仍为连续上面的序 号 若想一个新的开始 此时点击“插入-页码 -格式-起始页码”
Word 篇 巧用多级列表功能编号
选中需要编号的段落，在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”， 单击“多级符号”命令。 在预先规定的多层次 编号样式中选择需要 的多级列表样式，如
果需要接着文章前边
的段落编号应该选择 “继续前一列表”，需
要单独编号则选择“重
新开始编号”选择确定 如图:
Word 篇 快速输入大写中文数字
“Shift”键后再按下回车键，插入一个换行符
就完成了换行的工作。
，这样
Word 篇 巧用多级列表功能编号
实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但是多级列 表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。多 级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和 编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号 或编号。使用方法如下：
Word 篇 插入和改写的切换
还有一种情况是 我们画 选了一段文字，想通过 打写新的文字去替换它 们 ，但却还是插入其中， 画选文字并没有删除 这时是因为选项设置中 出了问题
Word 篇 使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以 采用通配符替换的方法实现： ①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点 击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；
用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不 希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档
粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按
照设置好的格式出现。 将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令， 在弹出的对话框中选择“无格式文本”，
否 是
菱形框内多行文字时 可调整行距
Word 篇 组织结构图的 制作
组织结构（Organization Chart），是最常见的表现 雇员、职称和群体关系的 一种图表，它形象地反映
了组织内各机构、岗位上
下左右相互之间的关系。 组织结构图是组织结构的 直观反映，也是对该组织 功能的一种侧面诠释。
下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工
作。
Word 篇 分隔符
巧用换行符 在编辑文档时，换行的情况是必不可少的，大多数用户 都会敲回车键生成新的一行，这实际上也是一个不好的 习惯，因为回车后的 法： 当编辑到需要换行而不是新起段落的位置时，按住 代表以下是一个新的段落，会
对后续排版编辑产生影响，所以用户应当使用下面的方

3.微移技术：为更轻松地绘出细节，或控制对象以极微小步距移动，可以采用下
面的方法：
①按住Alt键拖动； ②Ctrl+上 下 左 右
Word 篇 将图片移到合适的位置

当用户在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格 对齐，以确保所有内容整齐的排列。 如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。为了确 保该功能可用，请用户双击该图片，然后选择“版式”选项卡，选
②在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？
号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮， 并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑
体后确定；
③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置 为黑体了。
Word 篇 使某页横向显示
在我们编辑文件的过程中 也许会遇到某页为表格 图片等，而纵向的版面无法 满足其格式要求，这时我们可以单独把这一页设为横向 而不影响整体格局。 将光标移动到需要改版 的这页第一个字符之前 文件-页面设置 选中横向及应用于 插入点之后-确定 光标移动到下一页 需继续纵向的首字
如图。单击“确定”按钮后，粘
贴的文字就是无格式的，也就 是说它会按照粘贴光标位置的 格式出现。
另外注意粘贴后的
Word 篇 插入和改写的切换
用户在录入文字时往往会遇到这种情况，在段落中间加 入文字的时候，新录入的文字覆盖了原有的文字。而这 并不是我们所需要的；这时就用到了“插入和改写” 将 鼠标移至下方工具栏区，双击“改写” ；或者使用键盘 上的“Insert”键，当其为灰色时 即为插入录入功能。
文字全部放在单元格的中间位置进行打印，则要美观得多，为此，
许多用户都采用了手工插入空行的办法来加以解决，操作麻烦不说， 效果也不太好，其实我们只需利用Word表格的垂直居中功能即可
解决这一问题，具体步骤为：
Word 篇 修改表格的垂直对齐方式
执行Word“表格”菜单的“绘制表格”命 令，或单击快捷工具栏上的“表格和边框” 按钮，激活Word的“表格和边框”工具 栏，如图 将光标移到需要垂直居中的单元格上（或 将这些单元格定义为块）； 单击“表格和边框”工具栏上的“垂 直居中”按钮，如图，表格中的文字就会
Word 篇 组织结构图的制作
Word 篇 微调各边距
用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩 进、制表符、表格边框线等，但有时由于各种原因（如鼠标不灵敏， 屏幕分辨率较低等），效果不尽人意，不能精确的移到理想的位置， 这时可以在调整的过程中加按鼠标右键（不释放左键）来进行 微调，可以达到理想的效果。 (另：按Alt+鼠标左键 效果等同 且适用于表格长宽尺寸调节）
当然输入中文也是可以的
“
”
Word 篇 使用格式刷重复复制格式
格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格 式是不是很不方便呢？ 其实只要双击“格式刷”按钮（ 关闭格式刷。 ），用户可以将选定 格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可
Word 篇
利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
在一些特殊领域，例如财务等金融相关， 经常需要输入中文的数字，一次两次可 以，但是输入次数多了未免太麻烦了， 这里介绍一种快速输入中文数字的方法： 执行“插入”菜单上的“数字”命令，
在弹出的“数字”对话框中输入需要的
数字，如输入123，然后在“数字类型” 里面选择中文数字版式“壹、贰、
叁….. ”，单击“确定”，中文数字式的
当用户编辑了一篇Word文档，需要打印到A3（29.7×42厘米）的纸张上， 而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4（21×29.7厘米）的幅面，怎 么办呢？ 其实，如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同，用户可以使 用Word提供的“复印机”缩放功能，就是说用户可以通过“缩放”命令， 让Word为文档设置格式，使其符合打印机的纸张尺寸。操作步骤如下： 单击“文件”菜单中的“打印”命令，系统弹出“打印”对话框，在 “缩放”下，在“按纸型缩放”下拉列表框中，选择要使用的纸型，比如 我们选择A4纸型。单击“确定”按钮，如图 这时，Word将调整文档的页面使其适合所选纸型，在此Word将原本需要 打印在A3纸张上的文档，通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的 纸上，这类似于复印机的“缩小／放大”功能。
符前
重复以上动作纵向 后即可
Word 篇 流程图的制作
流程图是由一 些图框和流程 线组成的，其 中图框表示各 种操作的类型，
图框中的文字
和符号表示操 作的内容，流
程线表示操作
的先后次序。
Word 篇 流程图的制作
注意： 流程开始用 此框体 按住Ctrl+上下左右 对图形位置进行微调
判断时用此 框体
按下Ctrl+F11组合键 ，这样就可以锁定时 间和日期了。 按下Ctrl+Shift+F9组 合键使时间和日期变 为正常的文本。
Word 篇 使用⑩以上的数字序号
以前在Word中输入10以带圈Leabharlann Baidu号非常困难，现在Word XP 中可以 轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上的○字按钮，在 “文字(T)”栏输入“11”， “圈号(Q)”栏中选“○”，点“确定” 即可完成，如图 ：
更换您想作为开始
的页号即可

首页不同
Word 篇 修改表格的垂直对齐方式
通常情况下，Word表格中的文字采用的是顶端对齐方式，即无论 表格内容的多寡，其文字的排列都是向“顶”看齐，这在各个表格 项中文字的数量差不多的情况下到也没什么，可当不同表格项的文 字数量相差较大时就显得不太美观了。我们若能将表格中的第一列

择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式，最后单击“确定”按钮即
可。

在调整图形或图像的位置时，使用鼠标进行拖动不太精确，往往无
法达到满意的位置，用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的
图片就可以在文档中任意移动旋转了 同时用←、↑此时 、→ 、↓的方向键来进行精确微调。
Word 篇 Word的复印机缩放功能
Word 篇 为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创 建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中
页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个 分节符； ⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节；