时间管理(经理级)

38
----日程表法
明确角色 事后检查
列出任务
决定优先
39
日程计划
40
20 / 80 法则（帕列托 Pareto 定
律）
在任何特定的群体中，重 要的因子通常只占少数，而不重 要的因子则占多数，因此只要能 控制具有重要性的少数因子即能 控制全局。
在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡 关系： 80% 的收获来自 20% 的努力，其它 80% 的投入只带 来20%的产出。
32
关注紧急/不重要
Ⅱ Ⅰ
Ⅲ Ⅳ 结果： 善变，注重短期效应 不认为目标与计划重要 事情在自己的控制以外 表现紧张与慌乱
33
关注重要/紧急
结果： 工作中充满危机， 总是在救火 工作压力大 表现筋疲力尽
Ⅱ Ⅰ
Ⅲ Ⅳ
34
压缩
Ⅱ Ⅰ
Ⅰ
Ⅳ
Ⅲ
Ⅳ
压缩
Ⅱ
压缩或消除
Ⅲ
35
关注重要不紧急
结果： 重要 增强 重要 收缩 不紧急 扩张 紧急 目标与方向明确 注重状况动态平衡 Ⅰ Ⅱ Ⅰ 事件在控制之下 Ⅳ Ⅲ Ⅳ 较少的危机 表现成熟与稳健
76
谢谢参与
77
30
思考及讨论
• 把大量时间用在“不重要”的事务 中,结果会怎样? • 把大量时间用在“紧急/不重要”的 事务中,结果会怎样? • 把大量时间用在“重要/紧急”的事 务中,结果会怎样? • 把更多的时间分配给哪一个区域最 合理?这样分配的理由是什么?
2
31
关注不重要
Ⅲ Ⅳ
结果： 工作效率或效益低下 经常依赖他人进行工作 表现茫然与困惑
客流控制

提高效率

限制人数 选择交谈对象
站立谈话 明确主题 限制时间 会客环境限制
64
意外干扰处理
明确处理意向 学会拒绝
是否需要我做 是否我能做 是否重要紧急

换位思考 讲明处境 礼貌拒绝 给予关怀

65
小试时间管理
66
成功时间管理者的要素
• 了解自身的时间流失方向 • 善于使用时间管理工具 • 提高对时间管理的认识
实现人生价值.
16
----第四代时间管理的核心
• 观注个人的角色定位 • 观注时间管理的有效原则
17
合理计划时间
18
时间流失的原因分析
丁副总的一天 丁副总对自己的角色清楚吗？怎么看出？ 丁副总的个人时间管理有哪些问题？请具 体找出。
1
19
----时间的定位陷阱
• 角色不清，目标不明 • 工作不分轻重缓急
不重要 压缩 不紧急 消除
紧急 收缩 不重要 Ⅱ Ⅲ
36
时间的组织与安排
无计划
效率低下 错误百出 无法掌控
有计划
剩余时间
提高效率
执行
执行 计划
减少错误 有效掌控
准备
37
有效计划的制定步骤
确立目标
探寻完成目标的各种途径
充分了解情况，选定完成的最佳方式 将最佳途径转化成月/周/日的工作计划，预留弹性时间 编排工作次序加以执行 定期检查计划的可行性及途径、方式的合理性
时间定位 不准确
20
----时间的组织安排
• 没有有效安排时间 • 时间分配不合理
时间安排 不合理
21
时间的定位
穆尔的启示
22
----目标法
发展目标
里程碑2
工作角色 家庭角色 社会角色
里程碑1
…
现今目标
23
调
目标的巨大作用：
年轻人，调查发现： 25年前 27%的没有目标 60%目标模糊 10%清晰的短期目标
WBS
项目 模块 任务 工作包
整理关系
界定
逻辑 关系
实施 步骤
实现 措施
PERT
46
PERT图示例
确认人员
会场准备
提交报告 议题进行
47
PERT图示例
48
----GANTT图法
49
高效的使用时间
50
时间Hale Waihona Puke Baidu失的原因分析
丁副总的一天
丁副总控制时间的能力如何？请说说理由。
4
51
----时间的控制陷阱
67
----我的时间去向
您了解---自己的时间到哪里去吗?
68
高值标准表
69
我的时间调整方向
项目数量 (广度)
一般
严重
轻微
较大
累计得分 (深度)
70
----善用时间管理工具
71
练
习
• 挑选一位小组成员的职务, 交流后制定一张周时间计 划表 • 1）明确角色 • 2）列出任务 • 3）决定优先
74
----算一算你的时间资产
60 岁 岁 现在年龄 天
(现存总天数)
× 365日 =
×1/3 = 非可支配时间 ×1/6 =
天 天
(睡觉休息总天数)
(其它花费总天数)
你的时间资产=现存总天数－睡觉休息天数－其它花费天数
75
牢 记
金钱用完了，还可获取，
而时间用完了,生命即结束了。
其实，时间管理，就是你 自己生命的管理！
• 无效授权，事必躬亲 • 拖延
缺乏有效控制
52
----时间控制的环境陷阱
我该怎么办？
• • • • •
电话干扰 文件成堆 无效会议 访客侵袭 突发事件
53
----排除自我因素陷阱
授权技巧
不愿授权的原因 授权的准备事项 转变心态和工作氛围 担心下属做错事 担心丧失对工作的控制 分析授权的工作*
72
开始我们的时间管理
明确角色 确立优先级 每日/每周 规划时间 加强控制 提升效能
去除不必要和 不合适的活动
留出处理意 外事件时间
有效授权 与跟进
充分利用 精力曲线
尽可能消除或 减少干扰因素
提高对于时间管理的认识
我们要知道：
我们如何对待时间，时间就怎样对待我们
你的时间用在哪里，你的结果就在哪里
61
文件处理
文件分类

文件处理

区分文件类别 过滤文件 确定优先等级

限时、定时处理 用快速阅读法 确定是否回复 尽可能即时回复 及时归档
62
高效会议
会议组织

过程控制

确定必要性 适当的人员 明确目标与议程

准时开始与结束 议程控制 排除干扰 达成共识
63
访客控制
10
思
考
时间真的可以管理 吗？
11
时间的概念
从过去——通过现在——到将来，
连续发生的，一系列事件的“过程”。
现在的理念：
时间是生命 时间是金钱 时间是机遇 时间是稀缺资源
12
时间的特性
时间 恒久性 客观 公正性 时间 特性 时间 一维性
时间 的刚性
不可 逆转性
13
----时间管理的原理
• 时间无法管理 • 事情/任务才是管理对象。 时间 = 一系列的事件 时间管理
2
题号 1 2
答 案 C A
题号 9 10
答 案 C D
3
4 5
C
A D
11
12 13
D
B B
6
7 8
B
C D
14
15 16
A
C B
3
1、您认为您的IQ真的比其他在坐的各位都高
出一筹吗？
2、谈谈您获得成功的秘诀。
4
成功的方法
1、要对测试题目进行整体的把握，
先做那些较容易的题目再做那些
较难的题目。 2、要对时间进行有效的分配，在保 证准确的完成较容易题目之后再 把剩余的时间用于较难题目的完 成。
5
6
提高我们的工作效率
规划好我们工作、娱 乐和家庭生活
时间管理
帮助我们把握更多的 人生机会
帮助我们掌控自己， 做自己想做的人
7
课程目标
• 知道如何成为时 间的控制者
8
课程内容
时间的概念与特性
合理计划时间 高效控制使用时间
9
交
1分钟交流:
流
• 选出组长 • 起一个与时间有关的队名，写成 名牌款式,放在团队前方 • 组长安排好人员介绍组名
Measurable，代表“可衡量”
Achievable ， 代表“可以达成的”
Realistic，
代表“实际的”
Time-based， 代表“基于时间的”
26
练习:
下面的每个目标都SMART吗？
我的打字速度只有35字/分钟，要提高。 我的打字速度只有35字/分钟，要有很大提高。 我的打字速度只有35字/分钟，要提高到60字/分钟。 我的打字速度只有35字/分钟，要在二天内提高到60字/分钟。 我的打字速度只有35字/分钟，必须在二月内提高到60字/分钟。
27
实
小石子 水
验
大石块
沙子
28
----时间的矩阵管理法
重要性
重要 Ⅱ 不紧急
Ⅱ Ⅰ Ⅲ Ⅳ 不重要 Ⅲ 不紧急 紧急 Ⅳ 不重要
重要 Ⅰ 紧急
紧急性
29
确定目标 制定计划 组织资源 预防措施 沟通协调 过程控制
危机 紧迫的重大问题 意义重大的决策
Ⅱ
Ⅰ
Ⅲ Ⅳ 对目标无意义的事 建议或例行回复 过于简单的事 即时打扰 一些个人习惯 友情协助 某些会议
提出跟进的方法及检讨的日期 授予适当的权限（资源调配、决策……）
你有拖延习惯吗?
56
时间拖延商数
20表示你不是拖延者，你也许 偶尔有拖延的习惯。
21-30 表示你有拖延的习惯，但不 太严重。 30+ 表示你有严重的拖延习惯.
57
• • • • • • • • • • • •
先做喜欢做的事，再做不喜欢做的事。 先做熟悉的事，再做不熟悉做的事。 先做容易做的事，再做难做的事。 先做用时少的事，再做用时多的事。 先处理资料齐全的事，再做资料不全的事。 先做已排定时间的事，再做未排定时间的事。 先做经过筹划的事，再做未经筹划的事。 先做别人的事，再做自己的事。 先做紧迫的事，再做不紧要的事。 先做有趣的事，再做枯燥的事。 先做已发生的事，再做未发生的事。 先做自己所尊敬的人、或与自己关系密切的、或有利害关 系的人委托的事，再做其他人交付的事宜。
• 控制事件 • 管理你自己的行为 • 安排工作的先后次序
你在控制之中 事情是有序的 你可以加倍你的产出
14
抢答游戏
现在的时间管理理论是第 几代时间管理理论?
15
时间管理理论的发展史
第一代----备忘录型 第二代----事先规划安排行程 第三代----规划、定优先顺序、操之在我 第四代----以目标为导向，以原则为理念
------有效时间管理
1
看看谁的IQ比较高?
竞赛说明:
每人发放16个IQ测试题目,请每位学员在规定的时间内以最快的速度完成这 16个题目。 规则： 1、竞赛时间为3分钟 2、在进行测试时学员之间不能交流，也不能互相偷看，否则IQ测试为“0” 3、一旦时间终止后学员不能继续答题，也不能对答案进行修改，否则IQ测试 为“0” 评判标准： 以规定时间内答对题目最多者为获胜。
43
精力曲线控制原则
确定目标 制作计划 重大决策 过程控制
44
案例
你是某房地产企业客户服务部的负责人，公司要 求您提供一份业主对公司产品的评价或意见报告。您 准备组织一次客户意见沟通会，然后实事求是的反馈 客户的意见。 如果你是那位负责人，你会怎样安排时间完成这项工 作？
3
45
----PERT图法
41
每位管理者都应该
专注于那些能产生80%效益的20%关键（核心）工作 对次要任务少花时间精力，授权、放弃以降低工作成本
对常规的作业流程要不断简化改善以提高工作效率
15%
25%
60%
规划与发展 持续性项目 日常性事务
作为经理的理想时间分配
42
要事第一原则 ----艾维利时间管理法
写下你明天必须做的最重要的6个事项。 用数字标明每件事的重要性次序。 第二天首先做排位第一的事项，直至完成或 达到要求。 然后重新检查工作排序，开始做第二项直至 完成，接着再做第三项… 每天都要这样做，养成习惯。

不愿意放弃得心应手的事情或喜好的事情 选择任务，界定范围 找不到合适的授权对象 选定授权的对象 担心下属表现太好
评估员工（鼓励主动），培训下属
54 54
有效授权三步法
任务指示 进度监控 成果评价




完成工作后，验收并表示赞 监察进度，鼓励下属， 并 随时给予支持、帮助和建设 许和感谢 解释工作的目标、内容和范围 性反馈 说明工作的重要性、期望的结果和完成期限 如需要，可在与下属充分沟 与被授权者共同探讨，就工作方法和步骤达 成协议 通后调整原计划。
你有这样的行事方式吗?
58
----对策
立即行动
日事日毕，日清日高
改变自己爱拖延的思维方式
避免过分的追求完美
避免做事虎头蛇尾
59
----排除环境因素陷阱
电话
文件
意外事件
访客
会议
60
电话管理
电话过滤

通话控制

留言系统 前台处理 助理代接与授权
简要回答 避免无关话题 必要时礼貌拒绝
查
25年后
哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的
生活在社会的最底层，抱怨整个世界 生活在社会的中下层，碌碌无为的生活及工作 成为各行业的专业人士
3%清晰且长期的目标
成为社会各界的顶尖人士
24
目标能唤起你 最高尚的才能
25
制定目标的SMART法则
S M A R T Specific， 代表“明确的”