物业小区档案管理ppt课件

◆绿化清洁资料 ◆员工管理资料 ◆业主日常资料 ◆行政文件资料 ◆业主委员会资料
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二、物业档案的管理
1、什么是物业档案的管理？ 指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、
鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。 ① 强调原始记录的重要性
2、 档案管理 注意事项
归档作用——“十清”
◆物业来源清 ◆物业数量清 ◆物业质量清 ◆物业价值清 ◆结构类型清
◆设备设施清 ◆绿化苗木清 ◆租金费用清 ◆使用情况清 ◆维修更新清
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二、物业档案的管理
④ 使用
• 检索——计算机网络技术； • 审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅； • 手续——借阅手续的办理（借、还登记；检查完好程度；借阅时间
完整的档案收集体现在三个方面： ②整理的重点是去伪存真。留下物业管理有
<1>.从规划设计到工程竣工
用的资料。
<2>.从地下到楼顶 <3>.从主体到配套的技术资料
整理干净不是最终目的，而是避免查找 时浪费时间，提高工作效率。
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二、物业档案的管理
③归档—指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，如按每一栋建筑分类。
物业档案的建立与管理
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目录
1. 物 业 档 案 的 建 立 2. 物 业 档 案 的 管 理 3. 物 业 档 案的 销 毁
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一、物业档案的建立
1、 什么是物业档案？
指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的 文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件。
2、 物业档案的两个重要作用
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一、物业档案的建立
5、 资料的整理和分类
资料整理要求: 收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废
和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、 分类合理、便于检索。
资料分类①:根据工作的内容整理和分类
行政
工程
客服
安保
财务
上级文件、 内部发文、 人事后勤…
工程图纸、 设备档案、 维修记录…
归档形式—同时采用原始资料与计算机档案管理双轨制，使储存方式的多元化。
归档管理
对业主和公司利益影响较大的档案都应加以保存。
档案归档应根据部门、年度、内容、 保存期及保密程度的分类顺序进行组卷， 逐一编号、登记造册、编制目录、分柜 保存。
为保证档案的安全与完善，档案室应随 时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、 防虫、防鼠、防潮。
剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。 ◆经领导审批通过方可销毁 ◆建立已销毁文档清单备查
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规定等）
计算机在物业管理中的应用
◆编辑、处理、打印、保管各种文件和资料 ◆制作资料与存储各项基础资料 ◆存储其他相关资料（质量记录等） ◆存储发生过的各类事故经过及处理结果 ◆为咨询决策提供服务 ◆建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享
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三、物业档案的销毁
销毁——根据档案的保存期限和性质，定期对过期或作废的文档进行
②资料收源自文库的两种方式
设计规划阶段信息
按
时
施工及验收阶段信息
间
顺
委托管理阶段信息
序
收
业主收楼信息
集
日常管理信息
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一、物业档案的建立
按物业管理参与者的各方面来收集
※在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收 集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。 ※在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。 ※在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及 其相关资料，并将档案的收集形成制度化。 ※通过政府主管部门获取的相关信息。
②
数据准确、资料详实
③
不错不漏、帐实相符
④
妥善保管、查阅方便
⑤
保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全
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二、物业档案的管理
3、档案的建立的四个环节
① 收集
② 整理
③ 归档
④ 使用
收集——是将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室
或负责管理档案的人员移交、集中的工作。
①收集的关键是尽可能完整
业主资料、 装修资料、 客户投诉…
巡查记录、 紧急事件、 车辆档案…
各类帐册、 发票存根、 预算报告…
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一、物业档案的建立
资料分类②：按文件、档案连贯性分类
实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外 归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类。
◆产权与工程技术资料 ◆住（用）户档案 ◆装修档案资料 ◆工程维修资料 ◆设备设施管理资料 ◆治安消防安全管理资料
①凭证作用、②参考作用
3、 建立动态的物业档案资料管理机制
由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制凡是管理 程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。
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一、物业档案的建立
4、 资料的收集
①档案室
※物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理。
※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。