邮件沟通技巧优秀PPT
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邮件沟通规范PPT介绍
内容与 逻辑
用词与 表达
• 一封邮件一个主题：简短，有概括性 • 主题变化时，及时更改主题 • 发送和回复时要注意收件人和抄送人 • 引用上司的指示、署名，以增加重要性和关注度 • 发送时间：提前几天，避免在快下班、周末发送
• 直接切入要点，但要礼貌：重要信息放在开头 • 简洁明了，但不过于简略：浓缩才是精华 • 引用他人邮件需特别注意，避免整封拷贝 • 善用分段、序号、缩进等：结构化和逻辑性 • 善用加黑、加粗提示重点，但不过份使用 • 标记出需求和责任人，要求其答复和行动
• 用词礼貌得体，不在情绪过激的情况下发送邮件 • 注意标点符号、英文大小写、网络用语等的使用 • 发送之前仔细阅读，保证语句通顺、无错别字
7
2020/4/7
IT日常行为规范-邮件自动回复
所有IT同事如有请假、出差、培训等事宜，在执行上述动作前设置邮件 自动回复提醒，以免影响工作。邮件自动回复模版如下：
3
2020/4/7
邮件目标
引人注意，让人查看
易于理解，让人看懂
吸引回复，获得信息
4
2020/4/7
发邮件前
邮件的目的：发出通知？要求回应？寻求帮助？
主题与内容：何人何时何事？
由谁来发？发给谁？何时发？
5
2020/4/7
三大要点
主题与内容 明确
结构与逻辑 清晰
用语准确与得体
62020/4/7主题 收件人沟通-邮件沟通
沟通方式
语言沟通 和非语言
沟通
语言沟通是指用语言符号进行的信息交流，包括口语和书面语的沟通。 非语言沟通是指用非语言符号进行的信息交流，主要有神态、表情、姿势、
手势等
2
2020/4/7
为何沟通不畅
用词与 表达
• 一封邮件一个主题：简短，有概括性 • 主题变化时，及时更改主题 • 发送和回复时要注意收件人和抄送人 • 引用上司的指示、署名，以增加重要性和关注度 • 发送时间：提前几天，避免在快下班、周末发送
• 直接切入要点，但要礼貌：重要信息放在开头 • 简洁明了，但不过于简略：浓缩才是精华 • 引用他人邮件需特别注意，避免整封拷贝 • 善用分段、序号、缩进等：结构化和逻辑性 • 善用加黑、加粗提示重点，但不过份使用 • 标记出需求和责任人，要求其答复和行动
• 用词礼貌得体，不在情绪过激的情况下发送邮件 • 注意标点符号、英文大小写、网络用语等的使用 • 发送之前仔细阅读，保证语句通顺、无错别字
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2020/4/7
IT日常行为规范-邮件自动回复
所有IT同事如有请假、出差、培训等事宜，在执行上述动作前设置邮件 自动回复提醒，以免影响工作。邮件自动回复模版如下：
3
2020/4/7
邮件目标
引人注意，让人查看
易于理解，让人看懂
吸引回复，获得信息
4
2020/4/7
发邮件前
邮件的目的：发出通知？要求回应？寻求帮助？
主题与内容：何人何时何事？
由谁来发？发给谁？何时发？
5
2020/4/7
三大要点
主题与内容 明确
结构与逻辑 清晰
用语准确与得体
62020/4/7主题 收件人沟通-邮件沟通
沟通方式
语言沟通 和非语言
沟通
语言沟通是指用语言符号进行的信息交流，包括口语和书面语的沟通。 非语言沟通是指用非语言符号进行的信息交流，主要有神态、表情、姿势、
手势等
2
2020/4/7
为何沟通不畅
企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项 目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个 性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
Page 4
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
Page 5
邮件发送对象的选择（1）
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内 部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部 门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
企业电子邮件沟通规范及技巧
深圳市新元素医疗技术开发有限公司 2010-8-9
目 录
Page 2
邮件沟通的重要性 邮件的格式 邮件发送对象 邮件内容 结尾署名 使用技巧 注意事项
电子邮件沟通的重要性(1)
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式；
企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务 信息、获取外界信息和展示企业形象等等；
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
Page 8
邮件主题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 邮件署名
Page 9
邮件内容
邮件主题
主题是接受者了解邮件的第一信息，因为要提纲挈领，使用有意义的 主题行，这样可以让收件人迅定不要空白标题，这是最失礼的
如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个 性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
Page 4
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
Page 5
邮件发送对象的选择（1）
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内 部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部 门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
企业电子邮件沟通规范及技巧
深圳市新元素医疗技术开发有限公司 2010-8-9
目 录
Page 2
邮件沟通的重要性 邮件的格式 邮件发送对象 邮件内容 结尾署名 使用技巧 注意事项
电子邮件沟通的重要性(1)
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式；
企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务 信息、获取外界信息和展示企业形象等等；
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
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邮件主题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 邮件署名
Page 9
邮件内容
邮件主题
主题是接受者了解邮件的第一信息，因为要提纲挈领，使用有意义的 主题行，这样可以让收件人迅定不要空白标题，这是最失礼的
如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
邮件规范与技巧 PPT课件
注意Email的论述语气
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
Page 15
邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
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邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
线上沟通技巧PPT课件(邮件、聊天工具沟通技巧)
02 聊天工具沟通技巧
沟通技巧
第五：巧妙回避和化解沟通遇到的＂冷问题＂
所谓冷问题其实我们在贸易交流中经常遇到，比如你的客户 说了写并不合适的话，或者非常情绪化的话，遇到这样的问 题一定要处理好。有时候，回避并不代表不礼貌；而是为了 更好的和客户洽谈，避免不必要的尴尬。
建议： 1）保持沉默，不作任何回复 2）告诉客人刚刚电脑显示不好或者掉线了。第二天遇到客人 根本就不提这事儿，就当没发生过
不要随意打扰您聊天工具 上的客户
时间观念
如果一个客户加你为好友 后，如果大家有同事在线 的习惯，这样的大家的沟 通就非常方便，每个商人 会有自己的贸易习惯，还 有贸易时间。
坏习惯
只要客户在线就去交流， 则会导致有意无意中就打 扰到客户，引起客户反感。
建议
建议：认识前先问客户大概性的问 题，比如一天中他什么时候会有空， 如果确实要长时间跟客户交流，那 么可以先发给他一个email，大概 讲一下希望什么时候跟他在IM工具 交流一下，谈一下什么内容。
线上沟通技巧PPT
[邮件沟通技巧/聊天工具沟通技巧]
汇报人：XXX 时间：XX年XX月
前言
• 和传统的做生意不同，进入电子商务后
• 商人们面临更多就是如何在网络上和客 户沟通
• 怎样通过IM软件、邮件以及店铺留言等 网络化工具来进行有效的沟通？
目录
CONTENTS
01 邮件沟通技巧 02 聊天工具沟通技巧
要点小贴士
我们一定要记住，我们现 在所写的邮件不仅仅是代 表你个人，而是代理公司 形象。严谨、有条理的回 复会倍受欢迎。
01 邮件沟通技巧
3、在跟进中分析客户意图适时调整。在沟通过程中，猜测并分析客户不下单的真正原因和 顾虑，调整跟进过程中沟通的内容，有针对性的进行沟通。
公司电子邮件沟通规范和技巧.ppt
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死 无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然， 并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作 项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其 他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收 发邮件
70%的职场人，下班前的最后 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公
司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
需要发送邮件的情况
正式工作报告
部门之间事务往来
通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
关联（“线索”）
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择（3）
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员 了解的业务细节
电子邮件沟通规范(PPT49页)
①不要越级发邮件 ②不要在Email里谈论跟工作无关的事 ③不要转发有不良影响的Email ④保留好发送Email的证据 ⑤勤发Email联络工作,帮助自己树立勤奋形象 ⑥Email的收发要及时 ⑦多用"抄送",少用"暗送" ⑧不要因为Email而忽视电话和当面沟通。
企业电子邮件沟通规范
邮件基本礼仪
电子邮件沟通规范
贵州项目组内部培训
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面
日传 常递 工公 作司 交的 流产
品 与 服 务 信 息
获展 取示 外企 界业 信形 息象
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。
4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是 中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或
Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加
大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
企业电子邮件沟通规范
邮件基本礼仪
电子邮件沟通规范
贵州项目组内部培训
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面
日传 常递 工公 作司 交的 流产
品 与 服 务 信 息
获展 取示 外企 界业 信形 息象
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。
4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是 中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或
Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加
大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
企业电子邮件沟通规范和技巧课件
▪ “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
– 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 – 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
▪ 回信时注意保持线索
– 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复 邮件之间的关联（“线索”）
– 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
• 正规公司在邮件签名（尤其是电邮对话件外号地码址部：：0f联7a5n5h系u-i8@8的s8z8x8邮y8s8.8c-件n888）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，
这种效应更加明显
邮件发送对象的选择（1）
▪ 工作计划的发送对象
– 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部 门内部相关经理人
邮件格式
▪ 邮件一定要注明标题
– 通常人们会根据主题判断邮件的重要性
– 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意
– 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
▪ 如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
▪ 结尾签名
– 对方可以清楚的知道发件人信息
– 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以 跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
▪ 项目通报类的邮件
– 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
▪ 寻求跨部门支持的邮件
– 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 – 同时抄送本部门的直接上级 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
– 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 – 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
▪ 回信时注意保持线索
– 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复 邮件之间的关联（“线索”）
– 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
• 正规公司在邮件签名（尤其是电邮对话件外号地码址部：：0f联7a5n5h系u-i8@8的s8z8x8邮y8s8.8c-件n888）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，
这种效应更加明显
邮件发送对象的选择（1）
▪ 工作计划的发送对象
– 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部 门内部相关经理人
邮件格式
▪ 邮件一定要注明标题
– 通常人们会根据主题判断邮件的重要性
– 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意
– 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
▪ 如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
▪ 结尾签名
– 对方可以清楚的知道发件人信息
– 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以 跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
▪ 项目通报类的邮件
– 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
▪ 寻求跨部门支持的邮件
– 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 – 同时抄送本部门的直接上级 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
第2讲 沟通策略(电子邮件写作) 讲义 管理沟通 课件 ppt
避免电子邮件超载
电子邮件使用得当，能帮助你提高工 作效率，节省时间。然而它的便捷可能会 让人使用过度，人们往往会花费太多的时 间编辑。发送、检查和阅读信息。
电子邮件浪费大量宝贵时间
美国一项最新研究显示，企业员工平均一 天要用一个多小时的时间来收阅电子邮件，而 其中有34％的电子邮件所包含的信息对于员工 做好自己的工作没有任何帮助。 进行这项调查的Gartner集团副总裁尼 尔· 麦克唐纳德说：“这个调查结果令我们感到 十分震惊，它说明收阅电子邮件的三分之一的 时间完全是浪费了的。”
签名的设计与导入
使用outlook express 使用foxmail 其他邮件程序
缩略词（英文）
我的心情你可懂——表情符号
表情符号 ——emoticon
原则：尽量不要使用！
尽管这些缩略词和表情符号可能使写 作变得很方便，但是，除非你知道读者看 得懂并且接受这些符号，否则不要使用它 们。 你也许是网络专家并且对于各种专业 术语和字符图释了如指掌，可是不要假设 收件人和你一样专业。
只有很好的了解了这四种类型人的特征，并且采用与他相似的沟通方法，和 他沟通的时候我们就可以得到一个更好的结果
2.他们了解什么？
①
② ③
有多少背景资料是听众（读者）需要了 解的？ 他们需要了解的新信息有哪些？ 他们的期望与偏好是什么？
3.他们感觉如何？
① ②
③
④
沟通对象的情感态度如何？ 沟通对象对你的信息感兴趣的程度如 何？ 他们可能的意见倾向 ？ 你所要求的行动对沟通对象来说，是 否容易做到？
使用强调工具（当邮件系统仅支持字符）
改变回复邮件中的主题行
你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一 样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。 1. “要求会议改期” ——〉“会议改期至4月3日”； 2. “办公自动化项目每年节省50万” ——〉“我被说服了，同意实施办公自动化 项目”。 3. “请假” ——〉 “批准度假申请”
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
浅谈邮件沟通技巧课件
PPT学习交流
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举例
为了录制“新年问候串烧音频”，需要 向四十多人提出了声音收集邀请，这是 个挺麻烦人家的事情，邮件需要力求清 晰、友好，如何写？
现代女子如何在网络上吸引眼球，找自 己钟情的哪一位？
PPT学习交流
17
举例
发信人是谁？
02强化班的park、 凯林（强化班群体博客管理员）和润宇（强化班班歌主创） 为什么要发信给我？
电子邮件的优点:
我们可以重复的阅读这些文字， 往来的信件可以成为沟通的证据。
电子邮件的缺点:
对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。 重要而紧急的急需对方回复的事情，最好打电话沟通或者
一个电话配合一封email。
PPT学习交流
8
2、收信人，抄送，暗抄
释义
“to”，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人；
PPT学习交流
19
目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
PPT学习交流
20
PPT学习交流
21
PPT学习交流
22
金字塔结构图示 思维顺序从最底
部的层次开始，句
子间按某种逻辑顺
序组织成段落，将
思想
段落组织成章节，
将章节组织成文章，
金字塔最顶部是全
文的思想。
总结：每篇文章的结构 都必定只支持一个思想， 在其之下的思想越往下 越详细，并且都对希望 表达的主题思想起着解 释和支持的作用。
2、干部部会根据历年招聘人员的来源地会锁定一些定点企业，了解这些企业的薪酬，福利，进行对比。
3、部门输出的招聘专员是脱产的，他们本季度的绩效有干部部考核，一般要求是部门的骨干员工，PL以上
4、干部部会对招聘专员进行统一培训，一般是集中办公
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浅谈“邮件沟通”技巧
1
目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
2
沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H
1、Why（目的）
我为什么要交流？ 我讲话的动机是什么？ 我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？
解释？刺激？启发？
2、Who （对方是谁？）
谁是受众？ 他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？ 他们对我的信息反应可能如何？ 他们对我的信息主题已经了解多少？
3、When and Where
在何时何地交流信息
3
沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H
4、What（主题）
我到底要谈什么？ 他们了解什么？ 哪些信息必须省略或必须采用
5、How（怎样表达，语气和风格）
我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？ 书面报告？
如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？ 用哪种词汇？
4
沟通要素二：有效交流的六各C
1、清楚（clearly） 2、简明扼要 （chiefly） 3、有礼貌（courtly） 4、有建设性（constructly） 5、正确（correctly） 6、完整（completely）
5
沟通要素三：人际沟通的二要素
1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对 事对人。
只要对方稍有改进即予赞赏
2、以委婉的方式指出他人的错误。
先说自己错在哪里，然后再批评别人。 说话前一定
7
1、什么情况用邮件
哪些事情需要发送电子邮件
1、正式工作报告； 2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 3、知识推荐和信息传递； 4、没有见面交流条件的其他交流内容；
使用对象与选择
1、寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄
送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往 可以获得支持部门的更好的支持；
2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目
小组成员的直接上级、项目主要领导；
3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划
的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理 人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则 上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处 理。
保持冷静 发信之前闭上眼睛想想
12
6、找人帮忙四大忌
1、一忌摆不正自己的位置
没摆正位置（或者完全没位置意识）的求助，几乎很难得 到积极的回应。
2、二忌不知道要人家做什么
你想找别人帮忙，首先自己得清楚需要对方做什么。
3、三忌给人家的指示不够清晰
你让人家帮忙，是要浪费别人的时间，应该想方设法的节 省人家的时间，让人家能很容易的理解你的需要，并能够 尽量快速的达到你的期望。
部的层次开始，句
子间按某种逻辑顺
序组织成段落，将
思想
段落组织成章节，
将章节组织成文章，
金字塔最顶部是全
文的思想。
总结：每篇文章的结构 都必定只支持一个思想， 在其之下的思想越往下 越详细，并且都对希望 表达的主题思想起着解 释和支持的作用。
章节
段 落
句 子
图 文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构 15
回执设置的两种情况：
1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，尤其群发邮件时； 2.看收件人究竟打开过没有自己的邮件，有回执的邮件对收
件来说一般都要回复的。
禁止拷贝的设置：
不希望对方转发的邮件，需要保密的邮件采用禁止拷贝的 方式发送。
10
4、标题 （主题）
邮件的标题是邮件的主旨大意，需要简 明扼要、信息完整；
特点：
邮件标题应让人一望即知，以便对方快速 了解。
邮件的标题会用于检索归类的依据： 标示邮件的重要性（工具-邮递选项中设置）
11
5、正文
语言得体 写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收 件人的关注 ：
内容清晰 1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容 进行简单陈述，避免收件人打开附件才能知悉沟 通事项；要给附件起一个合适的文件名，别人下 载后，不用另起名。 2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、 内容明确，避免长篇大论。
4、四忌事后没有反馈
你请人家帮忙，事后一定要反馈，这是对帮忙人的尊重， 也是对双方关系的一种温馨的正面回应。
只要一个电话、一个短信，说“这次真多亏你了，要是没 有你，我真不知该怎么办了。现在事情做成了，第一个告 诉你。”很多时候就够了。
13
目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
14
金字塔结构图示 思维顺序从最底
9
3、 回复、转发与邮递设置
reply（回复）和reply toall（回复全部）：reply 会把回信发给from的那一个人，而reply to all会把 回信寄给from, to和cc的所有人。
forward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他 人。一般作为证据或将领导的要求转发实施人，但要 考虑原发信人是否愿意你转发；
电子邮件的优点:
我们可以重复的阅读这些文字， 往来的信件可以成为沟通的证据。
电子邮件的缺点:
对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。 重要而紧急的急需对方回复的事情，最好打电话沟通或者
一个电话配合一封email。
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2、收信人，抄送，暗抄
释义
“to”，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人； “cc”即抄送（ carboncopy ）：需要了解信息相关人等； “bcc”即密送暗送（blind carbon copy）。
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目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
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沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H
1、Why（目的）
我为什么要交流？ 我讲话的动机是什么？ 我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？
解释？刺激？启发？
2、Who （对方是谁？）
谁是受众？ 他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？ 他们对我的信息反应可能如何？ 他们对我的信息主题已经了解多少？
3、When and Where
在何时何地交流信息
3
沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H
4、What（主题）
我到底要谈什么？ 他们了解什么？ 哪些信息必须省略或必须采用
5、How（怎样表达，语气和风格）
我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？ 书面报告？
如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？ 用哪种词汇？
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沟通要素二：有效交流的六各C
1、清楚（clearly） 2、简明扼要 （chiefly） 3、有礼貌（courtly） 4、有建设性（constructly） 5、正确（correctly） 6、完整（completely）
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沟通要素三：人际沟通的二要素
1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对 事对人。
只要对方稍有改进即予赞赏
2、以委婉的方式指出他人的错误。
先说自己错在哪里，然后再批评别人。 说话前一定
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1、什么情况用邮件
哪些事情需要发送电子邮件
1、正式工作报告； 2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 3、知识推荐和信息传递； 4、没有见面交流条件的其他交流内容；
使用对象与选择
1、寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄
送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往 可以获得支持部门的更好的支持；
2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目
小组成员的直接上级、项目主要领导；
3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划
的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理 人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则 上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处 理。
保持冷静 发信之前闭上眼睛想想
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6、找人帮忙四大忌
1、一忌摆不正自己的位置
没摆正位置（或者完全没位置意识）的求助，几乎很难得 到积极的回应。
2、二忌不知道要人家做什么
你想找别人帮忙，首先自己得清楚需要对方做什么。
3、三忌给人家的指示不够清晰
你让人家帮忙，是要浪费别人的时间，应该想方设法的节 省人家的时间，让人家能很容易的理解你的需要，并能够 尽量快速的达到你的期望。
部的层次开始，句
子间按某种逻辑顺
序组织成段落，将
思想
段落组织成章节，
将章节组织成文章，
金字塔最顶部是全
文的思想。
总结：每篇文章的结构 都必定只支持一个思想， 在其之下的思想越往下 越详细，并且都对希望 表达的主题思想起着解 释和支持的作用。
章节
段 落
句 子
图 文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构 15
回执设置的两种情况：
1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，尤其群发邮件时； 2.看收件人究竟打开过没有自己的邮件，有回执的邮件对收
件来说一般都要回复的。
禁止拷贝的设置：
不希望对方转发的邮件，需要保密的邮件采用禁止拷贝的 方式发送。
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4、标题 （主题）
邮件的标题是邮件的主旨大意，需要简 明扼要、信息完整；
特点：
邮件标题应让人一望即知，以便对方快速 了解。
邮件的标题会用于检索归类的依据： 标示邮件的重要性（工具-邮递选项中设置）
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5、正文
语言得体 写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收 件人的关注 ：
内容清晰 1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容 进行简单陈述，避免收件人打开附件才能知悉沟 通事项；要给附件起一个合适的文件名，别人下 载后，不用另起名。 2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、 内容明确，避免长篇大论。
4、四忌事后没有反馈
你请人家帮忙，事后一定要反馈，这是对帮忙人的尊重， 也是对双方关系的一种温馨的正面回应。
只要一个电话、一个短信，说“这次真多亏你了，要是没 有你，我真不知该怎么办了。现在事情做成了，第一个告 诉你。”很多时候就够了。
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目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
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金字塔结构图示 思维顺序从最底
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3、 回复、转发与邮递设置
reply（回复）和reply toall（回复全部）：reply 会把回信发给from的那一个人，而reply to all会把 回信寄给from, to和cc的所有人。
forward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他 人。一般作为证据或将领导的要求转发实施人，但要 考虑原发信人是否愿意你转发；
电子邮件的优点:
我们可以重复的阅读这些文字， 往来的信件可以成为沟通的证据。
电子邮件的缺点:
对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。 重要而紧急的急需对方回复的事情，最好打电话沟通或者
一个电话配合一封email。
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2、收信人，抄送，暗抄
释义
“to”，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人； “cc”即抄送（ carboncopy ）：需要了解信息相关人等； “bcc”即密送暗送（blind carbon copy）。