物业公司档案的建立与管理制度

物业公司档案的建立与管理制度

随着建筑设计高科技、专业化的发展，信息成为管理资源中的又一个重要因素，档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的规范化档案管理能有效地为楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。为此小区物业管理的档案建立与管理必须采用先进电子计算机技术，通过档案的“集中化、有序化、信息化”科学程序，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。对小区内所有物业管理与服务的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等都建立相应的管理档案。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理成为真正管理服务。

1、档案管理运作环节

1.1资料的收集

①建立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

②资料的调用坚持系统、完整的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际需要出发，扩大信息资料的来源，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，小到一树一木都有详细的资料收集。

1.2资料分类整理

1.3资料归档管理

归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要，****小区的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

档案的出、入室都有严格的规定：出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出，入室时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。

档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。

1.4档案的运用

档案资料的类别

档案资料大体分为物业管理政策、法规资料，竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。

第一节接管移交资料

第二节管理档案资料