提升合同管理和风险管控能力的思路

提升合同管理

和风险管控能力的思路

□文/薛兴华

随着全面依法治国的深入推进和国家 法治建设的不断完善健全，市场经济化和 法治化进程明显加快，企业发展面临的法 治环境日趋规范，对依法合规和诚信经营 的要求越来越高。合同是企业在市场经济 和社会活动中一切交易行为的载体，同时 也是产生纠纷和引发风险的根源，充分认 识到合同管理对于企业确保生产经营秩序 的重要性、违规违约面临失去客户市场的 危害性、推进依法合规建设的迫切性，才能重视合同管理工作，采取有效措施提升 企业合同管理能力，有效防范和化解合同 风险，保障企业持续健康发展。

一、关注合同管理运行中的风险

合同是企业通向市场的桥梁和纽带，任何企业的产品或服务都是通过交易实现 的，企业实现创新发展、参与市场竞争，就是寻求得到更多订单的过程，拓展市场 的经济交易活动都是通过签订合同完成 的。可以说，合同管理在现代企业制度中 起到重要作用，建立健全合同管理机制、有效防范和化解合同法律风险，是确保企 业依法合规和诚信经营的重要条件。

合同是企业在市场经济和社会活动 中一切行为的载体，同时也是产生企业 法律风险的根源。应当看到，企业大部分法律纠纷诉讼案件都是由于合同管理 不规范和履行监督不到位引起的。当前，企业合同管理存在法律风险主要表现如 下10个方面：

一是少数企业重市场经营轻依法合规 建设，企业没有健全的合同管理制度，缺 乏配套的内控、授权、考核支撑手段，合 同签订和履行处于被动地位。

二是合同管理能力弱，合同倒签现象 较普遍，一些已经履行完的合同提交法务 部门审查，明显违反公司管理制度。

三是合同法律意识淡薄，为了规避 审查，大项目合同化大为小、拆分合同 的行为时有发生，反映公司合规管理上 存在问题。

四是企业扩展对外合作和工程建设外 包增多，合同审查不严和管理缺位，导致 劳务分包出现大量违规问题，引发劳动用 工风险和经济赔偿纠纷。

五是合同履行中发生的法律风险较突 出，主要表现签订合同之后没有及时监控，未能发现对方变化的风险隐患。

六是知识产权约定的权利履行不到位，企业内部业务使用部门与管理部门信 息不对称，发生公司权利丧失和侵权行为，不能及时依法维权，这样就会使企业利益 受到侵害。

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七是统一的合同O A办公审查系统与 财务、供应商等IT系统不能实现连通共 享，合同审查和履行监督不到位，手机客 户端的审批跟不上。

八是合作方信用管理缺失，合同综合 部门与业务承办部门缺少沟通，合作方在 履行合同中已构成违约和违反相关管理制 度，业务承办部门没有采取补救措施，造 成公司经济利益损失和产生不良影响。

九是新法律法规的实施，部分合同范 本不能及时修改，履行中的相关条款没有 及时修改和重新补充约定，给使用单位造 成困难，容易引发法律风险。

十是合同证据缺失，合同原件文本、业务单据、谈判记录等凭证不完整，在企 业合法权益受到侵犯时难以维权。

合同是企业在市场经济和社会活动中-切交易行为的载体，同时也是产生纠纷和引发风险的根源，充分认识到合_管理对于企业确保生产经营秩序的重要性、违规违约面临失去客户市场的危害性、推进依法合规建设的迫切件，才能重视合同管理工作，采取存效措施提升企业合冏管理能力，有效防范和化解合同风险，保障企业持续健氓发展。

二、着力提升合同管理和风险管控能力

企业的日常经营活动与合同密切相 关，合同管理的能力和水平直接影响到企 业的健康持续发展。进入移动互联网、社 会信息化、大数据时代，现代企业合同管 理需要整体跟进和创新，重点以信息化系 统为抓手、以网络化技术提能力、以流程 化固定防风险，实现优化流程、规范运营、风险识别、数据治理、动态监控、创造价 值的合同管理新路径。现代企业制度对提 升合同管理和风险控制能力主要从如下几 方面着手：

一是建立健全现代企业合同管理制 度。依法合规是落实全面依法治国战略部 署的客观要求，也是企业依法推进改革、开展经营管理、保障健康可持续发展的内 在需求。企业在经营发展、市场经济种社 会活动中离不开合同管理，首先必须建立 健全合同管理制度，统一推进合同制度化、规范化、标准化和信息化建设，形成完善 的合同执行运行机制，有效保障合法权益 和防范企业风险。合同管理制度是企业为 使其签署的合同得到顺利履行而设计的，建立一套行之有效的合同管理制度流程，应当包括合同综合管理制度、内部控制制 度、授权管理制度、合同解析制度、合作 方信用管理制度、知识产权移交制度、框 架协议订单制流程优化申报制度、合同范 本管理制度、纠纷案件处理制度、检查与 奖惩制度等，确保合同管理各项制度的严 谨合理、依法合规。同时需要加强合同制 度落地执行督查和考核责任追究，把高管 人员依法办事能力、依法合规行为、员工 法治素质、相关规章制度建设等纳入考核 评价内容。企业重大合同和经营活动因未 经法律审核，或者虽经审核但未采纳正确 法律意见而造成重大损失的，应当追究相 关人员责任。实践证明，建立健全现代企 业合同管理制度，是推进企业依法合规和 诚信经营的必备条件。

二是现代企业制度要求采用内部控制 制度用于合同的全过程管理。内部控制制 度是企业内部建立的使各项业务流转活动 互相联系、互相制约的规范流程，在推进 合同管理中发挥重要作用。现在，许多企 业内控管理存在明显短板，集中表现在企 业仍然采用传统手工方式管理合同，企业 信息化系统尚未建立，内控流程无法在合 同管理立项、审查、签订、履行、变更、归档环节中固化实现。应当看到，企业内 控环节的责任是确保遵循所有相关适用法 律规范、减少法律风险的保障；业务经营 活动未遵循相关适用的法律规范，导致法 律诉讼、经济损失或形象受损，可以准确 找到哪个流程节点出现问题，相关人员应 当承担的责任。只有通过对企业内控实施 细则的梳理，将涉及到合同的内控审批权

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限进行汇总归纳，才能完成在集中合同管 理系统中的固化工作，实现合同内控审批 权限的自动管理，避免人为操作引起的内 控缺陷。

三是进一步完善合同管理机制，建立 覆盖全业务链的合同管理系统，实现合同 全生命周期管理。随着企业规模的不断扩 大，参与市场竞争程度不断加深，外部监 管越来越严厉，相对方法律意识的不断提 高，涉及的合同问题及风险也越来越多，如何有效防范合同风险，促进合同管理融 入企业生产经营，为企业依法合规经营保 驾护航，成为企业法务工作需要解决的主 要问题。传统的线下管理手段已经无法深 入参与企业的经营环节，无法适应企业的 高效运转，合同管理手段的滞后导致企业 经营决策风险增大。在此背景下，现代企 业制度的建立和完善，应当顺应当前依法 合规和建设法治企业的趋势，结合本企业 实际情况，以合同事务管理融入公司管理 体系为目标，合同管理信息化为抓手，高素质的合同管理队伍、完善的合同管理制 度为保障，加快建立覆盖全业务链的合同 管理系统，实现合同签订前资信调查、订立、审批、履行、归档的全生命周期管理。

四是认真履行“三重一大”规则，确保重大合同事项决策程序合法合规。中央 规定凡属重大决策、重要人事任免、重大 项目安排和大额度资金运作（简称“三重 一大”）事项必须由领导班子集体作出决 定的要求。党委（党组）、董事会、未设 董事会的经理班子应当以会议的形式，对 职责权限内的“三重一大”事项作出集体 决策。在企业经营管理中，按规定应由党 委会议研究决策的“三重一大”事项，完 善员工参与、专家咨询种集体决策相结合 的决策机制，须先提交党委会议研究同意 后再履行后续决策程序，公司章程规定的 股东会、董事会、管理层决策的权限范围，形成会议纪要。现代公司治理结构的核心 特征是股东会、董事会种监事会（及独立 董事）的分权制衡结构。根据公司制治理需要种章程规定，明确董事会、监事会、经理层的合同管理职责及工作要求，修订 完善授权委托管理制度，制定授权管理办 法和授权手册，确保权力分配制度种业务 流程依法合规。

以信息化技术提高企业合同管理水平，是现代企业合同管理的必然趋势。现代企业合同管理运行离不开先进的信息化网络平台，实m信息化网络平台主要包柄0A合同管理流程、财务IT系统¥台、供应商IT系统苹台，合作方IT系统平台、流程修改内容程序等方面。随着互联网和信息技术快速发展，视代企业合同管理系统已从O A办公系统向智能化的管理平台发展，集中的合同管理系统平台成为发域运用方向。

五是完善合同审批中涉及招投标事项的管理。为了加强合同管理中招标投标 的前置工作，保证相关流程的规范合法，针对合同审批过程中存在的应招标而不招 标、应公开招标而不公开招标的问题，尤 其是合同交易内容涉及强制招投标，必须 通过完善公司合同审批中涉及招投标事项 的规范化管理制度加以解决。公司所有物 资或服务的采购活动，根据国家法律法规 等规范性文件或企业相关制度必须进行招 标的，应当依法进行招标。企业内必须进 行招标的采购项目，采购实施部门应当成 立招标小组，招标小组成员包括采购主管 部门、需求部门、相关业务技术部门、相关管控部门（监察、审计、法律、财务等）具有相应资质的专家。严格规范项目采购 合同的决策审批程序，原则上达到招标条 件的合同必须提交有招、议标结果作为提 交审查的依据；对部分达到招标条件但因 特殊原因无法进行招标的项目，需要履行 相关决策程序，提供完善的决策文件，确保合同审批流程合规。

六是高度重视劳务分包合同的规范化 管理。企业在经营发展中存在大量对外合 作和业务外包活动，其中劳务分包的行为

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