电子文件的管理原则

电子文件的管理原则

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。随着办公自动化的迅速发展,数字化、信息化、网络化的步伐正在逐步加快,档案信息内容和体裁日趋多样,电子文件信息的应用以成为现代化管理的重要标志之一。电子文件的管理目标是保证电子文件的真实性、保证电子文件的完整性、保证电子文件的长期可读性、促进工作效率的提高、方便查询和利用。

在这一过程中,电子文件的管理直接影响着电子档案的管理工作,为此,电子文件的管理原则与措施发挥着至关重要的作用。

一．电子文件的全程管理原则

即从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。

全程管理是一种全面的管理、一种系统的管理、一种过程管理。它涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。这个体系是通过过程控制实现结果控制，是一种过程管理。在这个过程中需要不断的发现和纠正失误，不断调整管理策略。将电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。

二．电子文件的前端控制原则

（一）文件的过程分化

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，又分为前端、中端、末端。

前端：文件的形成

中端：文件的具体管理

末端：文件的留存和销毁

（二）文件的前端控制

前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其它载体

文件、档案管理中是有效地，在电子文件管理中更是至关重要。它的必要性体现在以下两个方面。

1．前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。在电子文件形成初期便要保障电子文件的安全、可靠、完整、可读、防止其被破坏。要确保电子文件的真实性就是要保障文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。要保证文件的产生过程和产生之后的真实性。

2．前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构” ，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾，从而达到功能合理，效率最高。

三．电子文件的集成管理原则

集成管理是指对管理要素的科学重组。电子文件的集成管理是将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合，形成具有要素群结构的管理体系的过程。

集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不仅关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流，关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合，鲜明地体现了开放式、集约式的管理理念。

具体说来，电子文件的集成管理原则在本系统中主要体现了以下三方面的内容：

（1）文件流于业务流的集成

文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的一个重要标准。文件流和业务流的集成思想不仅应体现在机构电子文件的管理理念、管理政策和管理方法之中，最终应体现在机构电子文件管理系统对电子文件流与业务流的一体化整合上。

（2）文件流与其他信息流的集成

文件信息和非文件信息在内容上有互补性，在管理流程和技术上有许多相通之处，集成管理就是要打通它们之间的可通之处，连接它们之间的可连之处，实现最大限度的信息共享和知识挖掘。

（3）文件流内部管理活动的集成

电子文件管理的各项具体业务应该并尽可能根据其内在关联性而得以整合或集成，如归档与整理、鉴定、著录的结合等。这一思想使得我们在构造系统时，虽然在管理数据是分门别类的进行管理，但信息是一体化的，从而避免的信息“死角”，使需要查找的信息都能找到。

四。电子文件动态管理原则

动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。

五．电子文件的注重效益原则

效益就是投入产出比，成功的管理应该有助于提高该项活动的效益。

在当今的网络环境下,电子文件在检索、存储容量以及资源共享等方面优于纸质档案,成为了现阶段档案存在的一种主要形式之一,且有取代纸质档案的趋向,这种革命性的变化给档案管理工作注入了新鲜的活力,我们应该针对电子文件的特征探究电子文件的利用效益。对于电子文件,我们要更新观念,突破传统的效益观,充分开发电子文件信息资源自身产生效益的潜力,使档案事业在电子时代得到进一步发展。