组织结构图和流程图

宣传部：
1.主要负责文秘中心的日常宣传，增加学院里的学生和 教师对文秘中心的认知度，从整体中提升整个文秘中心 的地位。 2.在一定的时间主要组织文秘中心成员定期到各班各系 进行宣传，及时反映文秘中心的日常运作情况。 3.对近期阶段，文秘中心出现的问题进行及时总结，并 进行新一轮的宣传计划。 4.开会要提前通知，进行档案管理 5.对文秘服务中心还不够了解和熟悉，可以进行咨询
采购部：
1.对文秘服务中心的卫生进行监督、管理 2.及时采购文秘中心所需要的工具类等物 品 3.配合好财务部的工作
技术部：
1、对文秘服务中心的机器会进行维修 2、网站、网络、网页的设置 3、写好文书一类工作及时上传到网上，进 行格式编排，归档等
值班开始喽
挂上“值班 中”牌子 打开电源
外联部：
1.组建心灵的家园,编织信任的纽带，真诚 的为大家服务 2.做好对外工作，做好对外联系，使文秘服 务中心的工作更加红火 3.积极与他人联系，拉好赞助等一系列活动
培训部：
1.对行业中各类培训机构的培训资格进行评估、 监督 2.对新成员进行文秘一类知识进行培训 3.做适应性培训个人素质和管理能力水平 4.组织人员进行培训，提高各方面水平与能力， 加 强对文秘中心的管理 5.进行文书写作一类（会议记录、通知、便条等） 6.学期末进行考核，评优等
办公室组织机构设计
站长
副站长
财务部 外联部 培训部 宣传部 采购部 技术部
会计 出纳
校内 联系 校外 联系 考证 培训 技术 培训 校内 宣传 校外 宣传
财务 采购
设备 管理 网络 管理
财务部：
1.对每天的复印、打印进行整理与结算 2.统计好每天的收入，每个月进行核对 3.生活用品等工具到财务部进行报销 4.认真管理好财产 5.对年底进行核算，做好财务报表
问 候 并 自 报 家 门
确 认 对 方
陈 述 内 容 ， 复 述 并 确 认 要 点
告 别 并 挂 断
整 理 电 话 记 录
The end
快速做 好清洁
签到
查看工 作记录
打开电脑
确定当天 工作任务
接待打印 复印
结算登记 （保管资金）
及时合清 当天收录
值班结束咯
挂好“营业 挂好“营业 中”牌子 中”牌子 关机器 关机器
关好门窗 关好门窗
关电源 关电源
整理资料 整理资料
及时清理当 天的垃圾
特殊情况流程
1.遇到特殊情况请假：值班时间至少提前一小时向副站长报告，以便 做好人员调正。 2.工作过程中的失误，如：5份的复印了份。费用由本中心支出，但 必须登记在本中心的费用登记簿上。 3.工作中出现业务技术问题（如：电脑操作、卡纸、添加硒古、U盘 读不出） 请联系技术部人员：××× 联系电话：×××××× 4.业务繁忙时：报告站长并及时处理，增派人员；当天不能完成的业 务，及时登记并告知对方取稿的确定时间和当天的值班人员 5.编辑文稿、设计页面、美化页面、设计打印宣传广告、设计名片等 各种业务，联系副站长及时增员（计算机专业的学友） 副站长：××× 联系电话：×××××× 6.当天没业务时：抓紧学习提高操作技能、禁止做无关事（如：打游 戏、修十字绣、闲聊、吃零食）
1、电话铃响两声 后，拿起听筒
2、问候并ຫໍສະໝຸດ Baidu 报家门
10、送交有关 部门批办
3、确认对方
9、呈交主管 领导，批办
接听电话流程
4、记录并商谈 有关事项
8、向上级汇报，
提出拟办意见 7、整理电话 资料 6、告别话题
5、复述并确 认要点
拨打电话流程
准 备 通 话 提 纲
核 实 电 话 号 码
拨 打 电 话