合同档案管理工作流程及规范

目录

1 适用范围 (3)

2 政策依据 (3)

3 执行原则 (3)

4 关键节点 (3)

5 操作规范 (3)

5.1 劳动合同签订标准 (3)

5.2 劳动合同签订流程 (4)

5.3 劳动合同存档 (7)

5.4 人事档案管理规范 (7)

5.5 人事档案管理流程 (8)

5.6 档案的管理 (8)

5.7 档案查阅流程 (9)

6 工作流程图 (10)

6.1 劳动合同签订工作流程图 (10)

6.2 劳动合同续签工作流程图 (10)

6.3 劳动合同改签工作流程图 (11)

6.4 劳动合同填写工作流程图 (12)

7 相关表单 (13)

7.1 《劳动合同签订告知事项》 (13)

7.2 《劳动合同签收表》 (13)

7.3 《解除劳动合同协议》 (13)

7.4 《合同期满评估表》 (14)

7.5 《解除/终止劳动合同通知书》 (14)

7.6 《查阅登记表》 (14)

7.7 《员工档案明细表》 (14)

7.8 《员工入职承诺书》 (14)

1 适用范围

加多宝下属各人力资源工作人员。

2 政策依据

2.1 《劳动法》、《劳动合同法》。

2.2 《员工手册》、《合同档案管理制度》。

3 执行原则

3.1 《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规。

3.2 严格按照公司《员工手册》、《合同档案管理制度》相关规定执行。

3.3 合同档案管理须符合操作规范，确保流程的规范性和资料的完整性。

4 关键节点

4.1 劳动合同填写需字迹清楚、不得涂改。

4.2 员工入职当天与员工签订《劳动合同》并告知劳动合同签订告知事项。

4.3 劳动合同续签时间需提前一个月与员工确认。

4.4 新入职员工劳动合同签订期限为四年，第一次续签合同为六年，第二次续签为无固定期

限劳动合同。

4.5 员工在签订劳动合同时应使用正楷字，字迹清晰。

4.6 劳动合同签订后的15个工作日内返还员工本人一份，员工需在《劳动合同签收表》上

登记签收。

4.7 《合同期满评估表》应于员工合同期满前二个月下发至部门。

4.8 劳动合同与档案资料由专人保管，不得泄漏员工的个人信息。

4.9 员工档案入档时按部门、按工号存放，并检查档案资料的完整性。

5 操作规范

5.1 劳动合同签订标准

5.1.1 合同版本：集团及各工厂/营销的劳动合同版本须参照公司所在地的劳动部门颁发的合

同样本，由法务部审核通过后形成统一的劳动合同模板。

5.1.2 填写劳动合同信息时需字迹清楚，不得涂改。劳动合同包括员工基本信息（包括：姓

名、身份证号、户籍地址）、劳动合同期限、工作内容（部门、职位及岗位说明）、劳动保护和劳动条件、劳动报酬（由薪酬同事填写）、劳动纪律、劳动合同终止的条件、违反劳动合同的责任等。

5.1.3 所有新入职员工之劳动合同签订期限均为四年，试用期均为六个月，返聘人员不再约

定试用期；劳动合同第一次续签期限为六年，第二次续签为无固定期限。

5.1.4 所有员工均需签订劳动合同，劳动合同一式两份，双方各执一份。

5.1.5 集团各部门、各工厂、营销对接触到公司技术秘密、商业秘密等特殊岗位（例如：研

发、监察、人事薪酬等岗位），可以视需要与员工签订保密协议，保密协议模板由用人部门起草，经所属人力资源补充，法务部审核后使用。

5.2 劳动合同签订流程

5.2.1 “新入职员工”劳动合同的签订

5.2.1.1 在收到新员工报到基本信息后，负责劳动合同签订的人员（以下简称“工作人员”）

按照“劳动合同签订标准”提前一天写好合同。新员工入职当天与其签订劳动合同。

5.2.1.2 劳动合同签订前，工作人员应告知员工劳动合同的内容及各条款的明确含义，在劳

动合同签订后，与员工确认签署《劳动合同签订告知事项》。《劳动合同签订告知事

项》“确认说明”一栏，需员工填写“本人确认已经明确被告知以上内容，并且已经

详细知道以上内容及双方签订的劳动合同的明确含义”。填写完成后，员工签字确认，

并将其作为该劳动合同附件一同装订。

5.2.1.3 以上事项完成后，将《员工入职承诺书》发予员工，由员工确认并签字，并将其作

为该劳动合同附件一同装订。

5.2.1.4 劳动合同签订后的一周内，加盖合同章、法定代表人或委托人签章。自签订之日起

15个工作日内通知员工领取劳动合同并由员工签收；另一份存入员工档案（注：根

据当地劳动局及相关管理部门要求如签订一式三份将其中一份提交劳动管理部门备

案）。

5.2.1.5 对于保安员、厨房人员、生产体系操作工、营销体系业务员等流动性较大的岗位，

可与员工签订《劳动合同》补充协议，如增加一个补充条款：“甲方有关书面文件、

通知无法直接送达给乙方时，乙方确认劳动合同中所填写的家庭住址或通信地址为

邮寄送达地址”。将书面文件、通知的送达地点进行明确。若合同中已有类似条款，

可不用增加。

5.2.2 “调动员工”劳动合同的签订

5.2.2.1 对于跨厂调动员工，涉及到劳动合同主体变更，导致原劳动合同所约定的内容发生

重大变化无法继续履行时，需与员工签订《解除劳动合同协议》解除原劳动合同，

同时签订调动后新的劳动合同，新劳动合同起始日期将从调动生效日期开始。员工

因个人原因申请调动的，办理重新入职后工龄从零开始计算，以往在加多宝的工龄

不再累计；因公司原因调动的，以往在加多宝的工龄将延续。

5.2.2.2 负责办理调动的人员需要在调动生效前3个工作日内将调动信息发给负责劳动合同

签订的人员。《解除劳动合同协议》由调出方的人力资源相关工作人员在《员工调动

单》生效前1个工作日按照其填写标准进行填写好《解除劳动合同协议》，在《员工

调动单》生效后的3个工作日内与员工签订《解除劳动合同协议》，加盖合同章及法

定代表人或委托人签名，并将《解除劳动合同协议》及人事资料在《员工调动单》

生效后的5个工作日内寄给调动后新的公司负责档案管理的人员。

5.2.2.3 档案管理人员在收到调入员工的《解除劳动合同协议》及人事资料后，需按照“劳

动合同签订标准”填写新的劳动合同，并与调动人员签订，加盖合同章、法定代表