IT项目管理——从理论到实践

第四章控制项目范围

本章知识要点

学习完本章后，应当掌握如下知识：

（1）项目范围与范围管理的基本概念。

（2）IT项目范围管理主要过程与内容。

（3）编制IT项目章程的方法。

（4）召开IT项目启动会议的方法和内容。

（5）项目范围与质量、时间和成本的关系。

（6）软件项目范围变更控制流程。

4.1 项目范围管理概述

✓缺少正确的项目需求、定义和范围核实是导致项目失败的主要原因。

✓目前IT项目最大的问题是项目需求与范围的不确定性和易动性。

✓做对的事情比把事情做好更重要！

✓IT人员缺乏对企业信息化的深刻理解，他们更多地把视角放在技术上面，而忽视了对企业需求获得能力和信息化的感悟能力的造就。

✓最终导致了忽略企业需求，渐渐地把自己打扮成为一个技术专家的角色。

IT项目的成功从需求开始，优秀的需求分析与设计人员是IT成功之本。

✓全面地面向需求的IT项目开发组织是一切保证的基础，如果组织不以客户需求为导向,那么任何其他努力都将化为乌有！

✓软件如果缺乏与管理的真正融合，所有使用者会感到软件是一个没有灵魂的躯壳,软件对于企业管理的作用就失去了许多应当体现的价值。

1）项目范围的定义

✓项目范围是指产生项目产品阶段包括的所有工作及产生这些产品经过的所有过程。

✓项目范围的定义包括两个方面的含义:

⏹项目产品范围

⏹项目工作范围

✓对项目产品范围完成的衡量标准根据客户要求来进行，对项目工作范围完成的衡量标准根据项目范围管理计划来检验。

2）项目范围管理的定义

✓项目范围管理是指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程。

✓项目范围管理的主要主要任务是，保证项目利益相关者在项目要产生什么样的可交付成果方面达成共识，也要在如何生产这些可交付成果方面达成共识。

✓应该将项目产品范围与项目工作范围的管理很好地结合，以确保项目工作可以得到项目的最终可交付成果。3）项目范围管理的步骤

✓项目范围管理主要步骤：

1)把客户的需求转变为对项目产品的定义。

2)根据项目目标与产品分解结构，把项目产品的定义转化为对项目工作范围的说明。

3)通过工作分解结构，定义项目工作范围。

4)项目干系人认可并接受项目范围。

5)授权与执行项目工作，并对项目进展进行控制。

4.1.2 项目范围管理的重要性

✓范围不明确的后果是项目的范围蔓延，项目永远也做不到头；

✓对范围的理解不一致的结果是项目组的工作无法得到其他干系人的认可。

对于软件项目来说，这两种现象非常突出，它严重阻碍了项目的成功。

✓项目范围对项目的影响是决定性的，只有完成项目范围中的全部工作项目才能结束。

✓确定项目的范围对项目管理来说非常重要，它至少能起到如下作用：

1)提高费用、时间和资源估算的准确性。

2)确定进度测量和控制的基准。

3)有助于项目分工。

4.1.3 项目范围管理过程

⏹范围规划：制定项目范围管理计划，确定、核实与控制项目范围，定义WBS；

⏹范围定义：制定详细的项目范围说明书，作为将来项目决策的根据；

⏹制作WBS：将项目大的可交付成果与项目工作划分为较小和更易管理的组成部分；

⏹范围核实：正式验收已经完成的项目可交付成果；

⏹范围控制：通过对造成项目范围变更的因素施加影响，控制项目范围的变更。

4.2 项目启动

✓项目的启动是项目范围规划之前的必要活动，成功的启动项目是有效的进行项目范围管理的前提。

✓在项目启动中，项目经理应该熟悉项目背景，了解项目干系人，研究项目的商业需求和用户需求，初步确定项目范围，制定项目章程。

✓项目启动最重要的成果是通过项目章程和确定项目经理。

“ 目标驱动、结果引导”是成功地启动项目的最好方法。

4.2.1 了解IT项目背景信息

✓启动项目时需要掌握的基本信息：

⏹项目是否具有明确的结果

⏹项目是否有行业标准、国家标准或国际规范

⏹项目的开始日期、截止日期是否合理

⏹项目发起人是否有权开展项目

⏹项目是否有财务支持

⏹项目是否有人做过、使用情况如何

✓启动IT项目时需要掌握的技术信息：

⏹项目采用的新技术将会怎样影响使用者

⏹项目采用的新技术会对其他软件造成什么影响

⏹项目采用的新技术和正在使用的系统的兼容性

⏹项目采用的新技术的风险大小

⏹采用新技术的供应商在行业中的业绩如何

⏹网络建设情况如何

4.2.2 项目启动的依据

✓启动项目首先应该从组织整体环境和战略计划上进行分析，要从以下几个方面来考虑：

⏹企业战略目标

⏹项目选择的标准

⏹项目建设的目的

⏹项目成果说明书

⏹与项目相关的历史资料

4.2.3 IT项目的启动会议

✓由于IT项目需求复杂、影响面广、实施周期长，涉及部门和人员多，且没有太多经验，因此项目的启动会议尤为重要。

✓召开项目启动会议的目的是，使项目干系人明确项目意义、背景、目标、范围、要求及各自应该承担的职责与拥有的权利。

应该明确，在项目和项目的每一个阶段，都应该积极准备和成功的举行项目启动会议。

✓启动会议是否成功，直接影响到项目组工作的展开和项目的顺利实施，高层领导和项目经理对下列工作应予以高度重视。

1）会议目标与要求

2）会议前的准备工作

3）参加会议的人员

4）会议的主要议题

4.2.4 项目章程

✓项目章程是正式承认项目存在的重要文件，组织通过它来授权项目工作的正式开展。

✓“项目章程” 是一个特别的文件形式，它可以是项目立项书、企业需求说明书、产品说明书、项目任务书、开工令或项目描述表。

✓项目的主要干系人需要在项目章程上签字，以表示承认在项目需求和目的上已经达成一致，并承诺提供相关的支持。

✓项目章程应该通过管理者对项目及项目所需的条件进行客观的分析后颁发；

✓它提供给项目经理运用、组织项目所需资源，进行项目活动的权力。

✓主要项目干系人应该对该章程达成共识，并亲笔签名认可。

4.3 项目范围规划

✓项目的范围是对项目的界限进行的定义，范围是指项目中的交付成果的总和。

✓范围的确定是逐渐进行的，从最初对于项目最终交付成果的概念，到在项目发展中对于交付成果越来越细节描述的文件，逐步深入。

✓项目应该交付所有在项目范围内所描述的内容，范围内不包括的任何工作都不应该在项目中开展。

✓范围规划的任务包括，确定项目范围，明确项目的主要可交付成果，制定项目范围管理计划，记载如何确定、核实与控制项目范围，以及如何制定与定义WBS。

✓项目范围的确定与管理直接关系到项目的整体成功。

4.3.1 范围规划的依据

✓范围的规划建立在项目启动的基础上，主要应该考虑如下因素和依据：

1）环境因素

2）组织过程资产

3）项目章程

4）项目初步范围说明书

4.3.2 项目范围管理计划

✓项目范围管理计划描述对项目范围如何进行管理，项目范围怎样变更才能与项目要求相一致。

✓项目范围管理计划是项目管理团队确定、记载、核实、管理和控制项目范围的指南。

✓项目范围管理计划的主要内容有：

⏹根据详细的项目范围说明书制作的WBS，

⏹如何正式核实与验收项目已完成可交付成果

⏹控制详细项目范围说明书变更请求处理的方式

4.4 项目范围定义

✓在完成范围规划工作后，项目范围管理的第二个过程就是范围的定义，通过这一过程，将项目工作任务分解成易于操作和管理的工作单元。

✓范围定义对项目成功非常重要，因为一个好的范围定义可以提高项目时间、成本以及所需要的资源估算的准确性，还可以为项目实施的绩效评测和项目控制提供基线，并有助于清楚地沟通工作范围与职责。

范围定义过程的输出是项目工作分解结构（WBS)。

4.4.1 范围定义概述

✓范围定义就是定义项目的范围，即根据范围规划过程定义的范围管理计划，采取一定的方法，逐步得到精确的项目范围。

✓IT项目的工作是一次性的独特工作，“怎么做？”、“做到什么程度？”，这些都是项目范围定义必须回答的问题。