论知识产权档案的管理与利用

论知识产权档案的管理与利用摘要：全面实施知识产权战略是建设创新型国家的需要，知识产权及其档案的管理与利用作为国家知识产权战略的重要组成内容，对于创新型国家的建设具有重要意义。

本文简浅论述了知识产权档案管理的概念、作用与意义，阐述了知识产权档案管理与利用的现状及存在的不足，提出了完善知识产权档案管理与有效利用的措施。

关键词：知识产权档案管理知识产权战略档案利用在当今的知识经济时代，科学技术的发展日新月异，人类智力劳动成果在不断推陈出新，创新成果的产权化和法律保护越来越受到重视。

在知识产权的申请、取得、维权、许可实施、转让等过程中产生了大量的原始文件或材料等纸质或电子档案，这些档案作为一种有形的载体形式，在产学研、法律保护等领域具有重要的参考价值。

建设创新型国家必须全面实施知识产权战略，知识产权档案的管理与利用，是国家知识产权战略的重要组成内容，它对于创新型国家的建设具有非常重要的意义。

一、知识产权档案管理的概念及意义知识产权档案管理是指知识产权主体对在知识产权取得、实施、保护等活动中所形成的一切具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录进行有效管理和利用的活动，该活动应遵循一定的原则和规则。

知识产权档案是知识产权相关工作的原始记录，是知识产权所有人乃至整个社会非常宝贵的财富。

知识产权档案管理的目标在于有效地利用好知识产权文献，有力推动创新活动的发展和进步。

知识产权档案作为一种原始的历史记录和法律证据，加强其管理和利用，对科研工作者开展科学研究，推动科研成果产业化顺利实施；对企业增强核心竞争力，在激烈的市场竞争中走创新发展道路；对知识产权所有人保护自己的合法权益，有力打击各种侵权违法行为都具有极其重要的参考价值。

我们应充分认识到知识产权档案管理的意义所在，管理和保护好知识产权档案，让它在建设创新型国家，推动社会进步，促进经济发展中发挥它应有的价值。

二、知识产权档案管理与利用的现状由于我国知识产权档案事业起步较晚，近些年来，知识产权档案管理工作虽然逐渐得到档案部门和企事业单位的重视，但在实践过程中仍存在大量不足之处。

（一）知识产权档案管理意识淡薄的状况未在根本上得到扭转虽然我国一直在普及知识产权相关知识，但是企业、高校、科研机构等仅仅对科研计划非常重视，而对科技文件的形成、积累和作为档案归档保存管理却重视不够，甚至毫无档案管理意识，在归档的技术档案中也往往缺少核心内容，这样严重影响了知识产权档案的完整与质量，档案的实际价值也大打折扣。

当前，像捷康公司那样重视知识产权档案管理，利用知识产权档案取得显著成绩的企业还仅仅是个案，普遍的企业往往还是缺乏知识产权档案管理意识，将档案管理当成负担而不是财富，这就导致了在遇到侵权或纠纷时无法用完整的证据链来维护自己的合法权益，从而遭受不必要的经济损失，不利于自身的发展。

总的来看，知识产权档案管理意识的欠缺与我国经济的快速发展是不适应的。

（二）尚未形成统一的知识产权档案管理部门和档案管理制度大多数企业对知识产权档案进行的还是初步的分散式管理，如在制度建设上，有些企业在企业规章制度中仅仅设立了简单的知识产权档案管理条款，少有单位制定专门具体的管理办法；在管理方式上，大多数企业并未建立自有的知识产权档案库，有的由技术部门进行保管，有的由职能部门进行保管，甚至出现科研过程中所取得的重要文件仅仅作为资料在技术人员个人工作使用的电脑中保存，申请过程中具有重大价值的文件任由中介机构管理，处理维权案件过程中所获得的重要文件也任由外聘律师作为个人工作资料予以放置等问题。

（三）行政机关知识产权档案信息过于分散不能形成整合优势，不利于资源共享目前，专利、商标的行政主管机关虽然建立了各自的信息检索系统，但其面向的服务对象范围相对狭窄，系统的检索功能也相对分散和单一，与社会公众查阅和利用知识产权档案的需求存在一定的差距。

因此，有必要集中各方优势，整合多方资源，搭建起功能齐全、查询便利，能够更好地服务社会的知识产权信息共享平台。

三、完善知识产权档案管理与利用的措施针对我国知识产权档案管理与利用存在的不足，完善知识产权档案管理与利用势在必行，笔者建议可从以下几个方面开展工作。

（一）发挥行政部门行政指导作用，加强档案工作人员的培训，提高知识产权档案管理意识和管理水平各档案行政主管部门可根据需要编写知识产权档案管理的培训教材，组织企业、高校、科研机构的档案管理人员和技术人员进行培训，结合开展案例和实践教学，让学员通过更直观的学习方式，增强知识产权档案管理意识；通过学习借鉴好的经验和做法，使其在进行知识产权档案的收集、整理、立卷、归档、保管与利用时有一个统一的参考，解决各行业不知道该如何着手具体开展相关工作的问题。

切实做到行政主管部门与企业相互联系、密切配合，共同推动知识产权档案管理工作的开展。

（二）制定出台知识产权档案管理办法，建立行政部门协调机制，实现知识产权档案管理与利用的规范化和科学化知识产权管理涉及的行政主管部门较多，经济的飞速发展对知识产权档案管理提出了更高、更新的要求。

如果能够结合知识产权档案的具体情况制订成熟的档案管理办法，在办法的制定过程中注意与国际法律法规接轨，让企业的知识产权档案管理有章可循，有法可依，对于促进这项工作开拓创新，与时俱进，实现管理的法制化、科学化将起到积极的推动作用；对于企业参与国际竞争、发挥自我优势，促进经济的发展将具有重大价值。

（三）设置专门的知识产权档案管理部门，促进文档一体化管理，确保档案及时性与完整性各行业应专门设立核心技术档案室，由专门部门配备必要的人员编制负责立卷整理归档，把技术档案的管理贯穿到产品的设计、生产、营销全过程中去，实现与产品从设计到市场流通整个运行流程的同步管理，确保其知识产权档案的连贯性和完整性。

建立责任人负责制，按照各自的工作分工，将自己工作中涉及的知识产权档案及时整理立卷，为避免重要的档案资料缺失，可以实行分段归档制度，阶段性的工作完成后做到随时立卷归档，这样整个项目完成后会形成一整套完整、系统的知识产权档案。

（四）实行知识产权档案平行备案保存制度一方面，可以采取行业档案与行政档案平行备案保存制度。

在企事业单位档案机构保存知识产权档案的同时，还可鼓励在将知识产权档案移交档案馆的同时做好备份工作。

对于电子档案，可以通过技术手段将档案形成时间和档案内容等重要的档案信息锁定，避免日后产生歧义。

当发生知识产权侵权纠纷时，档案行政管理部门可以为企事业单位出具档案证明或提供档案鉴证服务，在保护权利所有人的知识产权，打击侵权违法行为方面发挥重要的作用。

另一方面，可以采取知识产权纸媒介档案与电子档案同时备份制度。

对于原始的纸质档案，应加强硬件条件建设，改善保管环境及设施条件，采取科学的保护措施，避免档案在保管过程中因防护措施不到位造成档案损毁。

随着高科技的发展和我国知识产权申请工作的不断创新，在注重原始保存的同时，也必须跟上时代的进程，完成向档案管理信息化的跨越，运用现代化的手段，采用信息技术开展档案的数字化工作，使档案管理系统跟上计算机系统的升级与发展速度，及时将电子版档案文件刻录成光盘保存，建立知识产权档案网络等。

纸媒介档案与电子档案两种方式一并保管，确保知识产权档案的完整性。

实行知识产权档案平行备案保存制度这样的“双保险”，还可以防止档案在遭遇自然灾害或意外事故时因丢失损毁造成不可挽回的损失，确保档案的安全。

（五）建立知识产权档案利用机制，推动创新事业的高效发展知识产权档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。

档案管理的目标在于利用，知识产权档案的利用在科技创新和知识产权转移过程中有着重要的保障和促进作用。

充分利用好知识产权档案可以有效减少重复的科研劳动，能够使研发者和知识产权创造者站在最科技前沿观察和开展工作，能够确保知识产权利用的秩序化。

各级政府知识产权管理部门和高校、科研机构、行业协会都要建立知识产权档案利用的政策机制，鼓励各行各业充分有效地利用好各类知识产权档案。

（六）提倡保密与开放并重，充分发挥知识产权档案管理优势一方面，面对科研过程中任意泄露机密信息的问题，我们应当严格执行国家和企事业的有关规定，限制知密范围，建立责任追究机制，将每一步工作落实到个人，增强个人的保密意识；另一方面，我们也应看到将技术成果转化为社会生产力，服务于国家的经济建设和社会发展，不能只“保”而不“用”，应让知识产权档案在“用”的过程中体现其巨大的价值。

在提倡充分开发利用知识产权档案资源服务社会发展的同时，还应当牢记档案“利用”必须在法律的框架内运行，我国《档案法》第十九条对涉及国家安全和重大利益的档案开放做出了明确的规定。

我国《档案法实施办法》第二十二条规定，对于档案馆保存的未开放的档案，须经保存单位或档案行政管理部门审查同意方可利用；对于机关、团体、企事业单位或其他组织的档案机构保存的档案，须经保存单位同意方可利用。

在合法的前提下，开发利用知识产权档案资源，发挥档案优势，让档案成为开展科研工作的助推器，成为捍卫知识产权的有力证据，同时促进知识产权档案管理工作不断完善。

四、结语知识产权档案在开展知识产权相关工作中发挥着举足轻重的作用。

厘清知识产权档案管理与利用的概念及意义，充分认识知识产权档案管理与利用中存在的问题并采取有力措施使之不断完善，对于进一步挖掘和提升知识产权档案的价值，服务社会经济发展，促进建设创新型国家将起到积极的推动作用。

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