商户知识产权档案管理办法

商户知识产权档案管理办法

一、目的和使用范围

为有效保护和利用知识产权档案，充分发挥相关资料在市场知识产权工作中的作用，特制订本制度。

本制度适用于南门精品建材城知识产权各部门。

二、职责

（一）南门精品建材城知识产权办公室负责商户各商品的专利、软件登记、产品设计资料、技术证书等相关技术资料的档案管理工作。（二）总经办法务负责各商品相关技术资料的整理移交。

（三）市场运营部、策划部负责市场形象展示系统。

（四）各商户负责自己商品的包装等设计稿、图形版权的整理移交。（五）其他各相关职能部门负责收集及整理上述资料。

三、主要内容

（一）知识产权文档收集与管理的范畴

1.知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文档的收集与管理应遵循知识产权活动的规律及特点，贯穿于知识产权活动的全过程。

2.针对知识产权权利获得过程中直接证据及证据链完整性特点，知识产权文档的手机与整理范畴应涵盖知识产权在创造、运作、保护和管

理等过程环节形成的有保护价值的所有文件资料，包括文字、图片、图纸、视频、音频材料等。

（二）知识产权文档的形成与归档

1.归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。

2.凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在商户将商品的资料上交后一周内形成专项组卷，归档完毕。图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄影者）等。

3.市场内商户将各商品的设计样品图纸上交到产权知识保护办公室，以每个产品为单位，由保护办公室档案整理人员按着商品的不同分类将上交的资料分类整理，并归档。

4.相关形象展示系统（手册、门头设计、宣传册设计、宣传形象等）由市场运营部根据商品内容单独整理后，一周内整理成册归档。

5.知识产权文档资料的真实性、完整性、安全性和可识别性，商户上交前由形成资料的市场部门负责，移交后由档案管理部门负责。

6.电子材料形成部门应将具有永久和长期保存价值的文档资料，制成纸质文档与原电子材料一同归档，并使两者建立互联。由档案管理部门统一制成电子文档存储载体（如光盘等）。

7.需要永久和长期保存的电子文档，应在每一个存储载体中同时存有与纸质文件相符的查询目录，包括归档登记表及其文字说明。电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。

8.按规定需移交其他部门或外部单位的档案，需确保交接手续完整，以便需要时查阅，并注意保留备份。

（三）知识产权档案的分类与组卷

1.分类原则：将档案按其形成或针对的不同年度分开，同年度的归在一起。同一事件跨年度的档案统一归在事件结束的年度。

2.组卷方法：根据内容按项目单独组卷，可按事件顺序装订，也可为便于再利用采取不装订直接按类装盒的办法。

（四）知识产权档案的销毁

1.档案管理部门应根据知识产权档案的内容，定期对档案进行审查、鉴定，并对确无保存价值的档案材料，编制清册，提出处理意见，经相关部门会签和市场知识产权保护办公室的领导审批同意后方可销毁。

2.销毁档案时，必须严守保密制度，指定专人负责监销，监销人在完成任务后，要在销毁清册上签字。

（五）知识产权档案的查阅与借用

1.查阅知识产权档案，应办理查阅登记手续，查阅本部门材料需要经过档案管理部门负责人批准，查阅跨部门材料需要同时经档案管理部门负责人、查阅及被查阅部门负责人、公司级主管领导批准。

2.借用知识产权档案，应办理借用登记手续，需同时经档案管理部门负责人、借用及被被借用部门负责人、公司级主管领导批准。

3.外单位可由限制性地查阅相关知识产权档案，一律凭单位介绍信。经档案管理部门负责人、公司级主管领导批准后，方可办理查阅手续，不得带离查阅现场，不得复制、复印和拍照。

4.查阅、借用人对文档资料应妥善保管，不得在档案文件上勾划、圈点、涂改、随意拆散及抽页等。

5.收回档案时应详细检查，当面点清，如有损毁、丢失、破坏档案的行为，应认真查处，甚至追究法律责任。

（六）附则

1.知识产权档案管理部门应设立兼职档案管理员，其职责是：熟悉相关知识产权业务范围，保证本部门管理档案的完整、准确和系统；定期对文档资料进行整理组卷；对本部门人员负有归档业务指导责任；对有保密要求的文件资料按规定按保密条例处理。

2.本制度自发布之日起执行。

南门精品建材城商场管理处

2016年4月7日