Excel数据统计与管理

实训八 Excel 数据统计与管理

实训目的

一、学会建立数据清单，能用记录单添加、修改与删除记录；

二、能掌握记录的排序、分类汇总，

三、掌握数据透视表的使用。

教材内容

1．建立数据清单

（1）数据清单

工作表中的数据具有的特殊组织的形式叫数据清单。

数据清单中的列为一个字段。

数据清单中的第一行为字段名，此行中的数据应为文本格式。以下的每一行叫一条记录。

同列的数据其类型和格式必须相同。

数据清单中没有合并的单元格。

在同一工作表中只建立一个数据清单。

每个单元的数据间不要插入多余的空格，也不要多余的空行或空列。

例如：学生成绩表就是一个最为简单的，也最为典型的数据清单，其中包含了学生的学号、姓名、班级、各科成绩以及各科成绩的统计，同时还可以包括学生的单科成绩和总成绩等内容。如下图所示。

在Excel 中利用“数据”菜单，可以进行对数据排序、筛选、分类汇总，建立数据透视表等操作。

（2）使用数据清单

在工作表中选定某单元格后，单击“数据/记录单”命令，在弹出的对话框中可以进行添加记录、删除记录、修改记录、还能查找记录。这些操作很简单，一看就会，我们这

里就不多讲了。

1）使用“记录单”在“学生成绩表”中查找数据记录

例如我们要查找计算机成绩大于85分的学生记录。

在工作表中任意选定一个单元格，单击“数据/记录单”命令，在弹出的对话框中单击“条件”钮，在“计算机”框中输入“>=85”，再单击“下一条”钮，此时在记录单会显示满足条件的第一条记录，不断单击“下一条”钮，可显示所有满足条件的记录。如下图所示。

2）使用“记录单”在“学生成绩表”中修改数据记录

工作表中的记录可以直接在单元格中进行修改。但如果记录太多，就容易出错，我们使用数据清单来修改就不会出错。例如要将“李国华”的英语成绩改为84分，可在“记录单”对话框中，用“条件”钮查找姓名是“李国华”的记录，然后在“英语”框中修改分数。

4）使用“记录单”在“学生成绩表”中删除数据记录

在“记录单”对话框中，用“条件”钮定位记录，然后单击“删除”钮，则可删除该记录。

2．数据排序

排序是依据某一个或几个字段值，按一定的顺序将工作表的记录重新排列。

1．单字段排序

在Excel 中将排序的依据字段叫“关键字”。要给数据排序，首先选择关键字段的列标，然后单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮。

也可以使用“数据/排序”命令，在“排序”对话框的选择“主要关键字”并确定“升（降）序”。

2．多字段排序

如果“主要关键字”字段里有相同数据时，可再按“次要关键字”来排序，依此类推。Excel 最多只能按3个关键字进行排序。

说明：

1．选中“有标题行”单选按钮。在排序的时候，Excel 不会把这一行也当成要参加排序的数据了。

2. 选择数据区域。这一步很重要，如果我们选择的数据区域范围不正确，就会直接导致后面的排序结果错误，甚至将表格的数据弄得一团糟。因为无论我们将要怎样排序，每一条记录的内容是不容改变的，改变的只是它在数据库中显示的位置。如果只对某一列强行进行排序的话，结果会是只有这一列的数据顺序被改变了，而其它列的数据顺序没有被改变，那么表格就全乱了！

3．排序时，对数字，是按大小进行排序；对字母，是是按A到Z的顺序进行排序；对汉字，是汉语拼音字母顺序进行排序（可通过“选项”钮，设置为按笔划进行排序）。

3．数据筛选

利用筛选操作可在一大堆数据中找出某一类记录或符合我们所指定的条件的记录。筛选的结果就是把不满足条件的记录隐藏起来，只在屏幕上显示满足条件的记录。

1）自动筛选

选定表格或任意一个单元格。单击“数据/筛选”命令，选“自动筛选”。这时每一列标题会出现一个下拉钮。按下箭头，会出现一个下拉列表框，有许多可选项：全部”就是不筛选；

“前10个”可筛选出前n个（n>0）最大或最小的记录；

“自定义”是设置这一列的筛选条件；

下面的是可以指定这一列里某一数值。

例：使用“自动筛选”中的“自定义”在“学生成绩表”中显示“总分”为440分以上的记录

同一张表格，我们可以同时按多个条件进行筛选。比如说，我们要看看“总分”大于440分，同时“计算机”是90分以上的记录

还可使用多条件的“与”或“或”选项。如在“学生成绩表”中显示“总分”为430分到450分之间的记录，即大于430分“与”小于450分的记录。如下图所示。

如在“学生成绩表”中显示“总分”≥450分或“总分”＜350分的记录。如下图所示。

自动筛选中还可使用通配符“？”或“﹡”。如在“学生成绩表”中显示姓张的学生记录：

单击“姓名”的下拉列表框中选“自定义”，在“自定义自动筛选方式”框中输入条件：“等于，张*”。如下图所示。

（1）“自动筛选”的“自定义”选项提供了对同一字段进行筛选的两个条件，并且这两个条件可以是“与”或“或”的关系，同时，该对话框还提供“等于”、“大于”、“起始于”等许多条件选项，这些选项可以在上面的例子中看到。

（2）在筛选时可以使用通配符。在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问（？）代表任意单个字符，星号（﹡）代表任意一组字符。

（3）取消自动筛选也很简单，我们只要按照前面说的选择“自动筛选”的方法，再做一次就行了，这时应把菜单里“自动筛选”左边的那个小勾去掉。

2）高级筛选

如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，则可以使用“高级筛选”功能来筛选数据。高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是它比自动筛选优越的地方。

要使用“高级筛选”功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据需要满足的条件。而且条件区域和数据清单不能连接，必须用一个空行将其隔开。条件区域的第一行是作为筛选条件的字段名，这个字段名必须与数据清单中的字段名完全相同，条件区域的其他行则用来放置筛选条件。需要注意的是：在条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。

例：使用“高级筛选”在“学生成绩表”中显示“软一1班”的计算机成绩在80分

以上的记录

在数据清单所在的工作表中选定一个区域作条件区域，并输入筛选条件：如在B45 单元格中输入“班级”，在B46 单元格中输入“软一1班”，在C45单元格中输入“计算机”，在C46 单元格中输入“＞=80”，见下图。

然后，选定数据清单中的任意一个单元格，单击“数据/筛选”命令中的“高级筛选”选项。将弹出“高级筛选”对话框。我们选择“在原有区域显示筛选结果”；在“列表区域”选定要筛选的数据区域（取整个数据清单表）：“A2：J42”；在“条件区域”选定含有筛选条件的区域（即上面设定的条件区域）：B45：C46。进行相应的设置并单击“确定”按钮，结果如图所示。