关于义务教育均衡发展档案资料收集整理的

关于义务教育均衡发展档案资料收集整理的

说明

泗泊河小学何小军

一、档案建设中的方法与步骤：

1、建档基本思路

首先，要以“湖北省县域义务教育均衡发展督导评估工作评价指标体系”为指针，逐字逐句的解读“评估标准”和“评分细则”；以《泗小义务教育均衡发展工作档案目录》为依托，仔细了解卷宗的目的性和侧重点，做到有的放矢。其次，结合学校实际情况将指标体系进行系列的分解、充分运用档案资料的筛选法和组合法进行支撑、建档。

2、建档基本方法

以A级指标分类，以B级指标排序，以C级指标装袋成盒。

3、归档的要求

（1）C级指标原则上以件为单位装入马蹄袋，一件一袋，决不能用线装订。

（2）建立专项的《某某学校义务教育均衡发展档案索引》，每个档案盒的盒面要标注清楚，每盒内的《卷内目录》的顺序与件数要一马蹄袋件数一致。

（3）所有文件不能用铅笔或圆珠笔填写。

4、建档过程：

（1）备盒。按27个C级指标，每个C级指标至少一个盒子，做到C级指标不漏盒，有的C级包含内容较多，按顺序排列装入多备个档案盒。如C25：城乡义务教育学校全面落实国家课程计划。此指标包含安全教育、国防教育、健康教育、艺术教育，地方课程、校本课程、综合实践活动课程等等系列档案，按序排列。

（2）制作标签。档案盒的盒脊和正面要分别贴上竖签和横签，竖签和横签要有统一性。竖签体现学校校名、案卷类别序号、目录名称、档案主题，档案编号五个要素。如泗小的竖签首先有“泗小义务教育均衡发展档案”几个竖排文字，下面以B级指标（如：政策规划、经费投入等）确定序号，以C级指标确定条款名称如：A1-B1-C5。C 级指标有多盒的还要排上盒号。竖签里体现校名主要是为了规范管理，并在群体档案检查中留下深刻的印象；体现目录等级是为了便于建档、续档和查阅，避免造成检查人员找不到（甚至建档人员也找不到）的现象；体现档案编号主要是为了整理档案、查阅档案、摆放档案方便，可以直接按类别序号顺序排列，使档案整理工作更简单快捷，查阅更为方便。横签是竖签的另一种排版方式，另外添加A级指标分类目录。如横签第一行：义务教育均衡发展档案；第二行：A1政府重视支持；第三行：B1政策规划；第四行：C25—②（此中的②代表C25中的第二小类）。

(3)整理档案。档案按照C级指标整理，以件成袋（C级指标中还可以再分小类，总之是条理越清楚越好）。一份档案（如“泗小联校管理方案”）装入一个马蹄形袋子，完全一样的档案并不是装得越多越好，如“学生体质健康表”每一个学生就有一份，如果全装进去，就太累赘，也不可能备那么多马蹄形袋子，可以装入汇总数据和选取几份作为样本装入，其余的作为专项资料保管；另外如果一份档案过于单薄，会显得缺乏支撑，应将同一活动从文件、计划、方案、记录、小结、简讯、照片及原始资料一起装如一个马蹄形袋，至少放在一盒中，显得系统完整，便于查阅，便于装订。

C级指标装袋后并不着急装盒，按照C级细则将袋子按一定的顺序排列好，贴上马蹄形袋标签，马蹄形袋的标签要设置统一格式贴在袋子的左下角，标签既要体现指标体系，又要反应袋中内容，如

A3-B8-C16：泗小教学质量评价制度。一盒中的马蹄形袋要按从上到

下的顺序，标出序号，便于制作目录和以后装盒。然后将贴有标签的盒子与档案一一对应，针对考核细则逐项检查核对，查漏补缺，然后装盒。

（4）制作目录。在全部档案装盒完成后，打印每盒内的《档案目录》，一个档案盒设置一份档案目录，目录的顺序号按马蹄形袋的序号排，内容要照应袋上的标签，目录中的文号、责任者、日期都要填写完整。

对于多项检查内容都会涉及到的公用档案，尤其是原始资料类的，不便于一式两份的，要在档案目录备注栏里注明档案存储处，例：见X-XX，便于查找。档案目录建成后，需要续建的可以在档案目录里用黑中性笔手写添加，并不一定要重新打印，打印的虽然美观，但不能体现档案的续建过程，有做假之嫌。

（5）制作封面。封面要统一、美观，能体现档案主要内容和建档单位，一般字体不超过两种，以黑体、宋体为主。多盒C级指标除案卷号和盒号不一样外，所设文字（即C级指标评估标准）、保管期限、归档号、目录号应完全一样，件数不写，便于续档。如第一栏：杨溪中学（建档单位）；第二栏：政府支持（A级指标）；第三栏：第一行A1-B1政策规划，第二行A1-B1- C2县（市、区）政府实行义务教育工作目标责任制度、城乡中小学校及周边综合治理联系会议制度和中小学安全管理制度。

然后把每一盒的封面和目录也放在一个马蹄形袋中，放在盒里最上面。

（6）制作索引。索引要纲目并举，条理清晰，类别、序号、条款目录准确一致即可。

二、建档注意事项

（1）补充装档。每次建档整理过程中都会对学校档案几经筛选，但是到档案装盒之后还是会有剩余档案，这些档案还是很有利用价值

的，要再一次逐一筛选，对于与检查指标体系有联系的档案要装入档案袋，作为支撑材料，如果实在不能的也要及时整理，以备不时之需，切不可随意丢弃、零散摆放。

（2）细节建档。各学校都是沿用同一评估指标，整理的都是大同小异的档案，如何在档案建设中建出特色，细节决定成败的。从档案盒排放的第一印象（按指标体系分组、竖立在档案柜里，方便查阅，且整齐、醒目），到横签、竖签、封面、目录，到页面的整齐度，档案的窝边卷角，都会直接影响档案的美观和质量。

（3）规范中创新。《泗小义务教育学校均衡发展工作档案目录（试行）》只是一个基本标准，三级指标的标准不能缺，档案资料的收集根据学校实际情况可以拓展，能补的就补起来，实在没有做的就不要作假。总之，把细节做到极致就是创新。

2012年9月5日