档案业务知识讲座
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标准，能产生正式法定效用。 正本：是依据定稿并按规定格式要求制作的正式文本，具有法定效
用。
副本：即公文正本的复制本或与正本同时复制的重份公文，其形式和 内容与正本一致，供备查，传阅存档备查之用。
存本：副本与定稿一同归档的文本。
二、档案工作要求
② ：要求（注意事项） A:重要文件的历次草稿要归档 B:使用微机起草文稿的，若印件与定稿一致，可不存定稿，但必须存 发文处理单
从一个事例来看档案工作的重要性
武汉市区的鄱阳街上一座古老的建筑（6层）叫景明大楼， 建于1917年。1997年的某天，楼房业主收到一封来自英国 某建筑设计事务所的挂号信件，很奇怪。拆开信一看才明 白并连声称赞：原来信中内容为：景明大楼为本建筑设计 所所建，设计年限为80年，现已超期服役，敬请业主注 意。
合存档要求。文档左侧装订线外，不得签批和修改。
二、档案工作要求
2、对公文稿本的要求： ①：文稿类别
草稿： 公文的原始文稿，不具正式公文的效用。形式有：讨论稿、征 求意见稿，送审稿、草案。„重要法规性公文及重大事项的公文，历 次修改草稿需归档‟
定稿：已经履行法定批准程序的公文文稿，是印刷公文正本的依据和
档案业务知识讲座
县市场监管局 查雪红 2017年5月19日
一、档案工作概述
二、档案工作要求
（一）档案的定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查 的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成 的。 2、档案是保存备查的历史文件。 3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属 性。
（四）档案工作的性质和意义
中共中央、国务院在1985年就明确指出： “档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党 和国家各项建设事业必不可少的重要环节” 。这一论断深刻 地阐明了档案工作的性质和意义。
管理性 服务性 档案工作是一项 政治性 科学性 文化性 的工作
（四）档案工作的性质和意义
号”、“口头或电话答复的情况等等。） 文 件 处 理 标签.doc
二、档案工作要求
（二）对文件材料收集的要求（把好收集整理关）
1、树立“人人有责”的责任意识 ①《档案法》第十条： 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规 定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交， 集中管理，任何个人不得据为已有。 ②《国家行政机关公文处理办法》第三十八条： 个人不得保存应归档的公文。 ③从文件形成的广泛性等工作实际来看，没有机关 全体工作人员的参与和配合，文件材料的收集难以达 到“齐全、完整”的要求。
假如：当年不归档 假如：档案在80年保管中损毁 假如：档案在库房中沉睡 假如：没有档案利用的机制 故事就不会发生
（三）档案的种类
按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及 各种专门档案 按信息表达方式分：文字档案、音像档案、电 子档案、实物档案。
目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档 案、科技档案、专业档案（会计档案、案件档 案、登记档案、监管档案）、声像档案、实物档 案、电子档案。
① 发文处理单：是制发文件的依据，必须随正本归档。
发文稿纸模板.doc
二、档案工作要求
②收文处理单 反映并记录了收文办理的全过程，可以明确办文责任、提高
办文质量和效率。随收文归档。
签收 催办 登记 审核 拟办 批办 承办
注办（是指对公文承办情况和结果，由经办人在收文
处理单上简要注明。如“已阅毕”、“已复文——复文日期和文
C：《国家行政机关公文处理办法》第四十八条：联合办理的公文，原
件由主办单位归档。原件——指有定稿的文件。
二、档案工作要求
3、对文件标题的要求 文件标题关系到档案的检索和查找。 ① 公文标题：指用准确、简要的文字概况公文主要内容并标 明公文种类的部分。 公文标题一般由发文机关名称（作者）、公文主题（事由）、 文种（公文名称）三部分组成。字数应在20——30字左右。除 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文 机关。） 存在问题： 公文标题不能准确简要的概括公文主要内容： A代码表事由或含义不清 如：“关于贯彻实施国家食品药品 监管局第8号令的通知”应该写具体名称. B 无事由 如：《通知》，应改为:关于****的通知
二、档案工作要求
2、明确机关文件材料的归档范围 根据2006年12月18日国家档案局第8号令《机关文件材料 归档范围和文书档案保管期限规定》 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机 关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益
二、档案工作要求
3、收集的方法：
①帐内
收文登记
发文登记
会议材料（会议通知、议程、签到表、 会议资料、会议记录、会议图片和信息等） 调研调查形成的文件材料 简报、信息、内部刊物 统计报表 声像文件 荣誉证书 机关内容管理形成的文件材料 （如制度、财产登记、合同等） “文电合一”的电报、传真、电话记录
二、档案工作要求
②用墨： 纸质文件的字迹耐久性关系到档案寿命的长短，字迹发 生褪变，如褪色、扩散等变得模糊不清时，就会影响档案的 利用。 字迹的耐久性取决于字迹色素成分和字迹转移固定方式 （笔墨与纸张的结合方式）
字迹耐久等级 色素成分 字迹转移固定方式 最耐久的 比较耐久的 不耐久的 碳 黑 颜 料 染 料 结 膜 应用的范围 墨、墨汁 、碳素墨水、黑色 油墨 蓝黑墨水、彩色油墨、印泥
②帐外
要防止重“红头文件” 轻其他文件材料 要主动收集与积极配合
我局有关档案工作的文件
石市监管[2015]20号 市场监管局档案保 管期限表.doc 石市监管[2015]22号关于加强档案管理 工作的通知.doc 石市监管[2015]61号关于印发基层所档 案管理办法的通知.doc 33号食品药品考核评价细则
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二、档案工作要求
4、对特类常用文书的要求：
机关在日常工作中经常使用，主要有：
①规章制度类：在业务管理活动种，为约束组织成员或规范行为而制 订的各种章程、条例、规定、规则等
②计划类：如规划、计划、工作重点等
③总结类： ④简报类：如信息、情况反映、工作动态
⑤合同类：
⑥记录类：如会议记录、领导人讲话记录、电话记录、值班记录、大 事记等
（一）对文件材料形成的要求（把好形成关） 档案由文件直接转换而来（文件是档案的前身，档案是文件 的归宿），若文件存在先天不足，必然给档案带来后遗症 。
二、档案工作要求
1、对文件书写材料的要求：（纸质档案）
①用纸： 《党政机关公文格式》（GB/T704-2012）规定 用纸质量：公文用纸一般使用纸张定量为60g/M2—80g/ M2的胶版 印刷纸或复印纸。纸张白度为85％-90％，横向耐折度≥15次，不透明 85％，PH值7.5—9.5。 用纸规格： 行政机关采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm 存在的问题：正式印刷的文件尚可（红头文件） 文件处理单、统计报表、会议记录、行政执法 文书、文稿用纸存在问题多。
公文排版格式要求
页面设置: 上3.4厘米,下2.8厘米,左2.9厘米,右2.5厘米. 段落,行间距:30磅 上面空6行,第7行是发文字号 公文标题:2号方正小标宋字体 一级标题“一、” 3号黑体,末尾不加标点符号 二级标题“（一）” 3号楷体,末尾可加也可不加标点符号 三级标题“1.” 3号仿宋,末尾要加标点符号。 四级标题“（1）” 3号仿宋,末尾要加标点符号。 正文:3号仿宋 版记:4号仿宋 上行文要加“签发人” 页 码
李瑞环同志为档案工作的题词比较好地概况了档案 工作的意义：
对历史负责
为现实服务 替未来着想
二、档案工作要求
宏观上：
档案工作是单位的一项基础性管理工作，是各部门工作的重要 组成部分。 同布置 同检查
档案工作要总体要求与其他工作
同落实
同总结
微观上：
文件材料的形成关 把好“两关” 文件材料的收集整理关
二、档案工作要求
等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材 料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、档案工作要求
机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的 文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作 参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对 稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外 单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文 件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材料。
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
⑦统计类：（留存的底稿要盖章）
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二、档案工作要求
注意事项：
并非“红头文件”才是文件 文件——外延最大，除书面文件外，还有声像文件、光盘文 件、机读文件等非纸质文件 文书——书面文件，包括公务文书、私人文书
公文——专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的
书面文件
二、档案工作要求
5、对文件处理单的要求：
结膜或吸收
吸
粘
收
附
纯蓝墨水、红墨水、复印纸、 圆珠笔油、印台油 铅 笔
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二、档案工作要求
对字迹不耐久的文件，归档时的处理方法： 采用复印的方式进行复印（为防粘连，要单面复印），热
敏纸传真件复印（传真机的选用）
《国家行政机关公文处理办法》第四十三条：拟制、修改和签 批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 《安徽省行政机关公文处理实施细则》第五十一条：草 拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符
（二）档案的作用
档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度 的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用： 1、凭证作用 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用 的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地 记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。 2、参考借鉴作用 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、 创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训， 可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人 的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。 档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有 方泛的参考作用。
用。
副本：即公文正本的复制本或与正本同时复制的重份公文，其形式和 内容与正本一致，供备查，传阅存档备查之用。
存本：副本与定稿一同归档的文本。
二、档案工作要求
② ：要求（注意事项） A:重要文件的历次草稿要归档 B:使用微机起草文稿的，若印件与定稿一致，可不存定稿，但必须存 发文处理单
从一个事例来看档案工作的重要性
武汉市区的鄱阳街上一座古老的建筑（6层）叫景明大楼， 建于1917年。1997年的某天，楼房业主收到一封来自英国 某建筑设计事务所的挂号信件，很奇怪。拆开信一看才明 白并连声称赞：原来信中内容为：景明大楼为本建筑设计 所所建，设计年限为80年，现已超期服役，敬请业主注 意。
合存档要求。文档左侧装订线外，不得签批和修改。
二、档案工作要求
2、对公文稿本的要求： ①：文稿类别
草稿： 公文的原始文稿，不具正式公文的效用。形式有：讨论稿、征 求意见稿，送审稿、草案。„重要法规性公文及重大事项的公文，历 次修改草稿需归档‟
定稿：已经履行法定批准程序的公文文稿，是印刷公文正本的依据和
档案业务知识讲座
县市场监管局 查雪红 2017年5月19日
一、档案工作概述
二、档案工作要求
（一）档案的定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查 的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成 的。 2、档案是保存备查的历史文件。 3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属 性。
（四）档案工作的性质和意义
中共中央、国务院在1985年就明确指出： “档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党 和国家各项建设事业必不可少的重要环节” 。这一论断深刻 地阐明了档案工作的性质和意义。
管理性 服务性 档案工作是一项 政治性 科学性 文化性 的工作
（四）档案工作的性质和意义
号”、“口头或电话答复的情况等等。） 文 件 处 理 标签.doc
二、档案工作要求
（二）对文件材料收集的要求（把好收集整理关）
1、树立“人人有责”的责任意识 ①《档案法》第十条： 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规 定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交， 集中管理，任何个人不得据为已有。 ②《国家行政机关公文处理办法》第三十八条： 个人不得保存应归档的公文。 ③从文件形成的广泛性等工作实际来看，没有机关 全体工作人员的参与和配合，文件材料的收集难以达 到“齐全、完整”的要求。
假如：当年不归档 假如：档案在80年保管中损毁 假如：档案在库房中沉睡 假如：没有档案利用的机制 故事就不会发生
（三）档案的种类
按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及 各种专门档案 按信息表达方式分：文字档案、音像档案、电 子档案、实物档案。
目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档 案、科技档案、专业档案（会计档案、案件档 案、登记档案、监管档案）、声像档案、实物档 案、电子档案。
① 发文处理单：是制发文件的依据，必须随正本归档。
发文稿纸模板.doc
二、档案工作要求
②收文处理单 反映并记录了收文办理的全过程，可以明确办文责任、提高
办文质量和效率。随收文归档。
签收 催办 登记 审核 拟办 批办 承办
注办（是指对公文承办情况和结果，由经办人在收文
处理单上简要注明。如“已阅毕”、“已复文——复文日期和文
C：《国家行政机关公文处理办法》第四十八条：联合办理的公文，原
件由主办单位归档。原件——指有定稿的文件。
二、档案工作要求
3、对文件标题的要求 文件标题关系到档案的检索和查找。 ① 公文标题：指用准确、简要的文字概况公文主要内容并标 明公文种类的部分。 公文标题一般由发文机关名称（作者）、公文主题（事由）、 文种（公文名称）三部分组成。字数应在20——30字左右。除 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文 机关。） 存在问题： 公文标题不能准确简要的概括公文主要内容： A代码表事由或含义不清 如：“关于贯彻实施国家食品药品 监管局第8号令的通知”应该写具体名称. B 无事由 如：《通知》，应改为:关于****的通知
二、档案工作要求
2、明确机关文件材料的归档范围 根据2006年12月18日国家档案局第8号令《机关文件材料 归档范围和文书档案保管期限规定》 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机 关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益
二、档案工作要求
3、收集的方法：
①帐内
收文登记
发文登记
会议材料（会议通知、议程、签到表、 会议资料、会议记录、会议图片和信息等） 调研调查形成的文件材料 简报、信息、内部刊物 统计报表 声像文件 荣誉证书 机关内容管理形成的文件材料 （如制度、财产登记、合同等） “文电合一”的电报、传真、电话记录
二、档案工作要求
②用墨： 纸质文件的字迹耐久性关系到档案寿命的长短，字迹发 生褪变，如褪色、扩散等变得模糊不清时，就会影响档案的 利用。 字迹的耐久性取决于字迹色素成分和字迹转移固定方式 （笔墨与纸张的结合方式）
字迹耐久等级 色素成分 字迹转移固定方式 最耐久的 比较耐久的 不耐久的 碳 黑 颜 料 染 料 结 膜 应用的范围 墨、墨汁 、碳素墨水、黑色 油墨 蓝黑墨水、彩色油墨、印泥
②帐外
要防止重“红头文件” 轻其他文件材料 要主动收集与积极配合
我局有关档案工作的文件
石市监管[2015]20号 市场监管局档案保 管期限表.doc 石市监管[2015]22号关于加强档案管理 工作的通知.doc 石市监管[2015]61号关于印发基层所档 案管理办法的通知.doc 33号食品药品考核评价细则
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二、档案工作要求
4、对特类常用文书的要求：
机关在日常工作中经常使用，主要有：
①规章制度类：在业务管理活动种，为约束组织成员或规范行为而制 订的各种章程、条例、规定、规则等
②计划类：如规划、计划、工作重点等
③总结类： ④简报类：如信息、情况反映、工作动态
⑤合同类：
⑥记录类：如会议记录、领导人讲话记录、电话记录、值班记录、大 事记等
（一）对文件材料形成的要求（把好形成关） 档案由文件直接转换而来（文件是档案的前身，档案是文件 的归宿），若文件存在先天不足，必然给档案带来后遗症 。
二、档案工作要求
1、对文件书写材料的要求：（纸质档案）
①用纸： 《党政机关公文格式》（GB/T704-2012）规定 用纸质量：公文用纸一般使用纸张定量为60g/M2—80g/ M2的胶版 印刷纸或复印纸。纸张白度为85％-90％，横向耐折度≥15次，不透明 85％，PH值7.5—9.5。 用纸规格： 行政机关采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm 存在的问题：正式印刷的文件尚可（红头文件） 文件处理单、统计报表、会议记录、行政执法 文书、文稿用纸存在问题多。
公文排版格式要求
页面设置: 上3.4厘米,下2.8厘米,左2.9厘米,右2.5厘米. 段落,行间距:30磅 上面空6行,第7行是发文字号 公文标题:2号方正小标宋字体 一级标题“一、” 3号黑体,末尾不加标点符号 二级标题“（一）” 3号楷体,末尾可加也可不加标点符号 三级标题“1.” 3号仿宋,末尾要加标点符号。 四级标题“（1）” 3号仿宋,末尾要加标点符号。 正文:3号仿宋 版记:4号仿宋 上行文要加“签发人” 页 码
李瑞环同志为档案工作的题词比较好地概况了档案 工作的意义：
对历史负责
为现实服务 替未来着想
二、档案工作要求
宏观上：
档案工作是单位的一项基础性管理工作，是各部门工作的重要 组成部分。 同布置 同检查
档案工作要总体要求与其他工作
同落实
同总结
微观上：
文件材料的形成关 把好“两关” 文件材料的收集整理关
二、档案工作要求
等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材 料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、档案工作要求
机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的 文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作 参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对 稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外 单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文 件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材料。
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
电子档案的收集整理
⑦统计类：（留存的底稿要盖章）
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二、档案工作要求
注意事项：
并非“红头文件”才是文件 文件——外延最大，除书面文件外，还有声像文件、光盘文 件、机读文件等非纸质文件 文书——书面文件，包括公务文书、私人文书
公文——专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的
书面文件
二、档案工作要求
5、对文件处理单的要求：
结膜或吸收
吸
粘
收
附
纯蓝墨水、红墨水、复印纸、 圆珠笔油、印台油 铅 笔
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二、档案工作要求
对字迹不耐久的文件，归档时的处理方法： 采用复印的方式进行复印（为防粘连，要单面复印），热
敏纸传真件复印（传真机的选用）
《国家行政机关公文处理办法》第四十三条：拟制、修改和签 批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 《安徽省行政机关公文处理实施细则》第五十一条：草 拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符
（二）档案的作用
档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度 的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用： 1、凭证作用 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用 的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地 记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。 2、参考借鉴作用 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、 创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训， 可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人 的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。 档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有 方泛的参考作用。