常用办公软件技能

1-3条件格式
LOGO
✓利用突出的格式，经常能起 到提醒的功能 如：突出不满勤的人GO
突出年龄大于30的人等
如何取消条件格式？
LOGO
❖认识Excel函数
LOGO
2-1.EXCEL函数的结构参数与参数之间
❖Excel 函数即是预先定义，执行计算、使用分半行析角分逗隔等号处进 理数据任务的特殊公式。
❖COUNTIF函数
COUNTIF(range,criteria)
区域
条件标准
是一个数数的函数，可以用于数出参数1区域内，符合参数2 的条件的单元格个数。
如：=countif(F3:F10, “女”)
统计F3:F10中女的个数。
LOGO
COUNTIF函数的应用实例
✓ 统计一定区间的个数
如：统计9月流动表“9月在职”工作表中， ≥50岁以上的人数：
=LEFT(A1,2)
函数作用
例子运行 结果
从A1最左边 向右取两位
2、Right
2、RIGHT(text,num_chars) 其中：Text 是包含要提取字符的文本字 符串。Num_chars 指定希望 RIGHT 提取的字符数。
=RIGHT(A1,2)
从A1最右边 向左取两位
3、Mid
3、MID(text,start_num,num_chars) 其中：Text 是包含要提取字符的文本字 符串。Start_num 是文本中要提取的 第一个字符的位置。Num_chars 指定 希望 MID 从文本中返回字符的个数。
=COUNTIF(F:F,">=50")
20岁≤年龄＜40岁的人数：
=COUNTIF(F:F,">=20")-COUNTIF(F:F,">=40")
（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的， 要先选择要统计的数据，点击 符号，选择 “转换为数字”，不然是统计不了个数的）GO
LOGO
❖认识数据透视表
• 如果单元格里有空格，有可能导不出来
（提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）
• 注意重复的名字 • 查找区域首列必须含有查找的内容（第一个参数） • 介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用
(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO
=IFERROR(VLOOKUP(A4,'8月工资'!B:F,5,0),0)
以单元格b1为20134-5为例的运行结果
函数结构
函数作用
6 5 4 2013
=weekday(b1,2)
=day(b1) =month(b1) =year(b1)
判断b1为星期几 显示b1的号数 显示b1的月数 显示b1的年数
LOGO
DATEDIF函数
常用于计算两日期的时间差
=DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数）
Excel 函数结构:
单 一 结 构
嵌 套 结 构
也有一些函数 是没有参数的,
如NOW()
左右括号成 对出现
LOGO
函数名
语法
函数结构
1、Left
1、LEFT(text,num_chars) 其中：Text 是包含要提取字符的文本字 符串。Num_chars 指定要由 LEFT 所 提取的字符数。
LOGO
函数名
语法
函数结构
函数作用
1、COUNT
=Count(a1:a10)
计a1:a10中数字的个数
2、COUNTA
=Counta(a1:a10)
计a1:a10中非空单元格的个数，（0 也算）
3、COUNTBLANK
=Countblank(a1:a10) 计a1:a10中空白单元格的个数
LOGO
当a2>0时，显示1，否 则显示0
AND
AND(logical1,logical2, ...) Logical1, logical2, ... 表示待检测 的 1 到 30 个条件值，各条件值可 为 TRUE 或 FALSE。
=and(a3>0,b3<0)
当A3>0,并且b3<0时， 显示true，否则显 示false
LOGO
分数段
分数≥90分 80分≤分数＜90分 70分≤分数＜80分
分数＜70分
等级
A B C D
=IF(K4>=90,"A",IF(K4>=80,"B",IF(K4>=70,"C","D")))
• 嵌套了两个IF函数
LOGO
函数名
1、NOW 2、TODAY 3、WEEKDAY 4、DAY 5、MONTH 6、YEAR
=MID(A1,2,3)
4、&
（连接符号）
XX&XX
=A2&B2
从A1左边第2 位开始取3位
将A2和B2内 容合并 在一起
LOGO
❖应用实例
✓ 从身份证号码提取出生日期
在C2单元格中输入 =MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)
公式解析：
MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出 生年； MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即 出生月； MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即 出生日； 在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。
分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。
在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND("+",A1))
分析：思路是截取“+”号后的位数。
LOGO
函数名
语法
函数结构
函数作用
IF
IF(logical_test,value_if_true,value_i
f_false)
=if(a2>0,1,0)
位的方式。
=rank(b1,b1:b1 0,0)
=rank(b1,b1:b1 0,1)
计算b1在b1:b10 区域中从大到 小排第几名；
计算b1在b1:b10 区域中从小到 大排第几名。
❖应用实例
在C1输入=A1&"+"&B1
LOGO
✓如何根据 A1、B1得 出C1？
✓ 如何根据A1得出B1和C1？ 在B1输入=LEFT(A1,FIND("+",A1)-1)
LOGO
统计9月入职的招聘来源分布
统计离职原因分布个数
❖认识数据透视表
统计各部门平均工资 统计各部门学历分布情况
数据透视表 可以快速解 决这些事情
LOGO
✓统计9月入职的招聘来源分布
步骤1：打开工作表---选择数据来源区域（A1：i79）---插 入---数据透视表---确定
统计9月入职的招聘来源分布
LOGO
1.2 数据的有效性
✓ 序列
选中区域---数据---数据有效性---序列---在“来源”输入
（A,B,C,D)
注意逗号要半角格式
✓ 禁止输入重复数据
=countif(区域,起始单元格)=1
选中区域---数据---数据有效性---
允许（自定义) ---
公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1
OR
OR(logical1,logical2,...) Logical1,logical2,... 表示待检测的
1 到 30 个条件值，各条件值可为 =or(a4>0,b4<0)
当a4>0,或者b4<0时， 都显示true，否则
TRUE 或 FALSE。
显示false
IF函数的应用实例
✓ 区域段自动算出对应等级
月"
LOGO
❖应用实例3
✓ 从出生日得出年龄
在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)
因为从身份证提取出生日的C2 =MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-
"&MID(B2,13,2)
✓ wk.baidu.com以若直接从身份证得出年龄
D2= DATEDIF(MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&""&MID(B2,13,2),NOW(),"y")
LOGO
函数名 len
rank
语法
函数结构
=LEN(text) 其中：Text 是要查找其
长度的文本。空格将作 为字符进行计数。
=len(C2)
函数作用
计算C2的字符长 度
RANK(number,ref,order) Number 为需要找到排位的
数字。 Ref 为数字列表数组或对
数字列表的引用。Ref 中的非数值型参数将被 忽略。 Order 为一数字，指明排
=ROW(reference) 其中：Reference 为需
要得到其行号的单元 格或单元格区域。
=numberstrin g(b1,2)
=row(b1)
=COLUMN(reference)
=column(b1)
函数作用
将b1数值化
将b1数字转为大 写汉字
求b1是第几行 （值为1)
求b1是第几列(值 为2)
开始时间是2012-2-21 结束时间是2014-2-19
C2=DATEDIF(A2,B2,"Y") D2=DATEDIF(A2,B2,"YM") E2=DATEDIF(A2,B2,"MD") F2=DATEDIF(A2,B2,"D") G2=DATEDIF(A2,B2,"M") H2=DATEDIF(A2,B2,“YD") I2=C2&"年"&D2&"个月" I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个
lookupp)_value 要查找的值
数值、引用或文本字符串
table_array
要查找的区域
数据表区域
col_index_num
返回数据在查找区域的第几列 数
正整数
range_lookup 精确匹配/模糊匹配
0或1
(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例） GO
LOGO
❖函数VOOKUP
• 选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”）
LOGO
认识数据透视表
❖ 数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一组 具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总，用 于对多种来源的数据进行汇总和分析，从而可以 快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时， 这种分析的意义就显得尤为突出。
说人话
一种快速分析数据的工具
LOGO
❖前提 这些数据使用数段表进行管理
LOGO
步骤2：把招聘来源拖到下面的“行标签”框， 把序号拖到下面的“数值”框，就能快速 生成下图。
离职统计原因分布个数
LOGO
❖ 同理，可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离职原因分布的 表格GO
❖ 拖“离职原因”到“行标签”框，拖“序号”到“数值”框
❖ 注意：要留意“数值”框，是求和，还是计数，还是其他，左图的默认是 “求和”，而我们是想“计数”。
LOGO
函数名 FIND
语法
函数结构
函数作用
=FIND("龙",C6)
在c6中查找龙， 结果显示龙在 c6中的位数， 查不到显示 #VALUE!
LOGO
❖函数VOOKUP
=V参LO数OKUP(lookup_va简lu单e,说ta明ble_array,col_index_输n入um数,据ra类ng型e_looku
LOGO
常用办公软件技能培训
LOGO
目录
• Excel技能篇 • PPT技能篇
CONTENT
Excel技能篇
数据录入
➢ 数据有效性 ➢ 条件格式
认识Excel函数
➢ Excel函数的结构 ➢ 常见的几类函数 ➢ 应用实例
认识数据透视表
➢ 数据透视表是什么 ➢ 数据透视表的几个简单应用实例
LOGO
语法
函数结构 =now()
=today() =weekday(b1,2) =day(b1) =month(b1) =year(b1)
函数作用
显示当前的日期+时间 显示今天的日期 判断b1为星期几 显示b1的号数 显示b1的月数 显示b1的年数
LOGO
函数名
WEEKDAY DAY MONTH YEAR
通过双击B3，出 来“值字段对话 框”，选择“计
数”
LOGO
✓ 统计出不同部门工资总和、平均工资
行标签---部门 数值---求和项：工资，平均值项(值字段 设置可找到）：工资
如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A， IFERROR的作用就是把这些#N/A都变为第2个参数。
LOGO
函数名
Value Numberstri
ng
Row
Column
语法/例子
函数结构
=value(b1)
=NumberString(7890,1） 运行结果：七千八百九十 =NumberString(7890,2) 运 行结果：柒仟捌佰玖拾 =NumberString(7890,3) 运 行结果：七八九○
第三个参数： “Y” ---两日期间共多少年。 “M” ----两日期间共多少个月。 “D” ----两日期间共多少天。 “MD” 是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。 “YM” 是两日期中月数的差。忽略日期中的年。 “YD” 是两日期中天数的差。忽略日期中的年。
LOGO
✓举例:算两个日期间差几年、几月、几日