xxxxx公司科技档案资料管理办法

XXX公司科技档案资料管理办法

第一章总则

第一条根据国家、地方及中国石化集团公司有关科技档案法律、法规、标准和规定，为切实做好科技档案管理工作，特制定本管理办法。

第二条本办法适用范围：XX公司内各单位、在XX公司内承揽业务的各相关方，包括从事检维修项目施工、安装和服务外包业务等单位。

第三条本办法是XX公司按照规定程序印发的具有长期普遍约束力的规范性文件，适用于XX公司内工程档案、技术改造项目、装置检维修项目、电子文件等管理。相关外包单位有关科技档案管理执行本办法。

第四条下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。

SH/T3503 石油化工建设工程项目交工技术文件规定

SH/T3543 石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定

DA/T1 档案工作基本术语

第五条术语和定义

（一）文件材料：在从事生产、经营、科研、管理等活动中，按客观规律和一定程序直接形成的不同形式的原始、真实的记录。

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（二）企业科技档案：企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

（三）归档：各部门在生产经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料按照归档制度要求向技术质量部门进行移交的一项工作。

（四）工程档案：在新建、改建、扩建项目和生产装置检修项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档的文件，包括以上项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察、设计、施工、监理、调试、生产准备、竣工验收等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料。

（五）电子档案：具有保存价值的归档电子文件及相应数据和支持软件。

第六条企业科技档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、分级管理、统一制度、统一标准。

第七条企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

第二章组织结构与职责

第八条本公司科技档案实行统一管理，由公司副总经理主管科技档案工作，公司副总经理作为主管领导组织召开专题会议（或听取专项汇报），研究并解决科技档案工作中存在的问题，提出明确要求，公司技术质量部是科技档案工作的归口管理部－１０－

门。

第九条建立公司科技档案管理网络，以技术质量部为核心，各部门、各项目经理及专业技术负责人与兼职科技档案资料员为基础组成企业科技档案工作体系，保持科技档案资料人员相对稳定。技术质量部是公司科技档案资料管理的主管部门，负责统筹、协调、组织、管理公司及各相关方的科技档案资料工作，对文件材料的形成、积累、收集、整理、归档工作进行督促、检查和考核。公司所属各单位应配备专职或兼职科技档案资料管理员，确定一名领导主管科技档案资料工作，业务上接受技术质量部指导。

第十条项目部及项目分包单位要有一位项目负责人分管项目文件材料工作，明确专门人员负责文件材料的管理工作，并按照要求做好科技档案资料收集、整理、归档工作。

第十一条技术质量部主要职责

（一）制定公司科技档案资料整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度；

（二）负责公司科技档案资料的收集、整理、保管、统计和提供利用工作；

（三）指导各部门及项目部科技档案文件的形成、积累、整理及归档工作；

（四）监督、检查、考核公司各部门科技档案归档情况；

（五）负责组织公司科技档案工作会议，对工作完成情况进

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行总结，对下一步工作任务提出具体要求；

（六）依照有关规定向有关部门移交科技档案资料。

第十二条各部门科技档案资料管理职责

（一）公司所有部门（包括临时成立的项目部）都有科技档案归档责任，应认真执行公司《科技档案管理办法》，将归档工作纳入部门职责范围和（或）工作流程，明确部门负责人的领导责任；

（二）根据本部门实际情况，落实部门科技档案管理网络和科技档案管理要求，做好科技档案资料的收集、保管、利用、移交等工作；

（三）按公司要求设立兼职科技档案资料员，负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责；

（四）各职能部门应负责收集文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

第十三条重点部门主要科技档案管理职责

安装工程分公司主要职责：

（一）分公司设置专业技术负责人和资料员。

（二）工程项目开工前要求施工单位配备专职（兼职）资料员，同时将施工组织设计（施工方案）、项目负责人、资料员名单报技术质量部；

（三）各专业施工管理人员应熟悉本公司项目科技档案管理要求及交工文件规定，能够指导施工单位按现场实际情况填写－１０－

交工文件表格，编制交工文件，及时检查施工单位填写数据是否准确、完整，并签署意见，按照规范对交工材料进行整理；

（四）专业技术负责人，在技术上负责检查及审核工程建设项目档案资料完整性、准确性、系统性，填写审核表。

（五）资料员负责对其组织承建的工程建设项目档案资料进行收集、汇总、整理，经初步验收合格后，移交技术质量部。

维修保运分公司主要职责：

（一）分公司设置专业技术负责人和专业资料员。

（二）专业技术负责人，在技术上负责各专业交工资料的完整性、准确性、系统性，填写审核表。

（三）专业资料员负责对检修、抢修、技改等生产管理过程中形成的档案资料收集、保管、检查、审核、移交等管理工作；

第十四条专职及兼职科技档案资料管理人员要求

（一）档案资料人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识；

（二）定期接受业务培训，学习档案管理和有关科学技术知识，学习现代化管理方法，不断提高自己的业务技术素质和档案管理水平；

（三）专职档案资料人员应取得档案管理专业上岗资格证。

第三章科技档案工作制度

第十五条工作规章

（一）明确企业科技档案文件形成的归档责任。实行“谁形

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