接待管理制度

集团公司接待管理制度

第一章总则

第一条为加强公司接待工作规化管理，强化公关意识，宣传企业形象，节约接待成本，特制订本制度。

第二条本制度适用于集团公司各部门及各分子公司或下属分支机构。

第三条本办法规定的接待围主要是集团公司及所属分支机构经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

第二章权责围

第四条行政中心作为公司综合性接待工作的主要职能部门。

第五条各业务部门对口接待。

第六条遇到重大接待事项或大型会议由集团办公室根据业务需要确定接待责任部门，其他各部门应积极配合。

第三章接待原则

第七条接待应遵循“平等、对口、节约、周到、”的原则。

一、平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待。一般情况下，级别与权限相等，同级别接待，特殊情况高规格接待。

二、对口原则。各职能部门对口接待。

三、节约原则。部成本效益核算。接待来宾从简，不铺浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。

四、周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待。

五、原则。介绍单位及业务情况时，注意保守公司，切勿对国家政治敏感话题发表意见。

第四章接待围

第八条接待围包括对外接待及部接待，其中对外接待分为高规格接待、对等接待、普通接待。

一、高规格接待，也称公务接待。一般包括政府有关部门、审计审查机构来公司检查、调研、指导工作或重要客人来访。

二、对等接待，也称业务接待。适用于一般性接待活动，指相关业务部门的客户因商洽订单、广告、采购等业务的到访。

三、普通接待。适用于经常性的商务往来，普通客人到访或公司作为被服务方的日常接待，包括快递、物流及保险公司等工作人员到访。

四、部接待。指各分子公司或下属分支机构因参会、研讨等原因的部员工招待。

第五章接待程序

第九条高规格接待程序

一、接受任务。整理来宾基本情况：单位、人数、、性别、职务、来访目的、抵离时间、车次或航班。

二、布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、日程安排、费用预算，并报请集团办公室批准。

三、迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订宾馆，计划并安排宴请标准，根据来宾抵达时间，派人派车迎接。

四、会见。来宾安顿后，公司有关人员前往看望。

五、日程安排。了解来访日程和目的，商定活动日程，并通知相关部门。

六、组织活动。按来访目的，组织业务部门向来宾介绍情况，参观现场，商洽，安排宴请及参观游览。

七、送别。根据来宾意见，结合单位实际，预订车票、机票或专人送往，协助来宾结算食宿账目。

八、小结。根据接待情况整理账目以备报销核算，并针对接待容进行小结，总结经验、改进后续工作。

第十条对等接待程序

相关业务部门根据实际情况，在维护公司形象的前提下，节约招待费用，自行安排接洽。必要时参照高规格接待程序，但必须提前报请集团办公室审批。

第十一条一般接待程序

一、一般接待由公司前台负责。

二、询问来访人、单位、身份、来访目的、是否预约。并联系接洽部门。

三、引领客人至接洽部门。

四、商务洽谈后礼貌送别来访人员。

第十二条部接待程序

部接待由会议承办部门或活动组织部门自行负责。接待期间不得安排娱乐活动，尽量在食堂用餐，保证日常工作有序进行。

第六章接待礼仪及注意事项

第十三条接待礼仪

一、礼貌用语。语气平和、认真倾听、礼貌应答。

二、着装。按公司规定着装。

三、注意仪容仪表。

第十四条其他注意事项

一、不能及时接待重要来访人员，应提前向客人说明情况，并另商时间。切忌让客人久侯而无人问津。

二、引领客人至固定场所等候，严禁客人进入办公区域，如客人已进入办公区域，前台或接洽人员应礼貌邀请其到指定区域休息。

三、非业务接洽部门的工作人员不得回答客人咨询的业务相关问题。

四、接待人员应巧妙、礼貌回避不宜回答的问题。

第七章附则

第十三条门禁管理。参照集团公司进出公司管理制度。

第十四条礼品领用。参照集团公司仓储物资管理制度。

第十五条接待费用管理。接待费用的申请与报销参照执行集团财务中心相关管理规定。

第十六条本制度自颁布之日起执行。