mySHOP富基融通总部采购人员系统操作指南
相关主题
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自采权： 门店有直接下订货审批单及调进价的权限 自销权： 门店有直接调售价及做促销的权限
无权限： 无以上两种权限
所有权： 有以上两种权限
®
商品引入---关注点
条码类型（编码类型）
普通码：用于普通包装商品。 金额码：用于过称商品。 基本码：用于联营商品，指（用一个编码销售所有商品）
注意：条码类型一旦立项，不允许修改。
配送审批单
配送返配出库单
验收单
直送
ຫໍສະໝຸດ Baidu直通
验收单
配送返配入库单
®
以出库地为记帐原则
配送中心配送流程
配送中心: 收到配送通知。 总部录入员： 按单在［配送/返配出库单］录入实际出库 数量，保存并审核单据。 总部录入员： 在［配送/返配出库单］打印一式一联单 据，交仓管员。 总部录入员： 在［查询配送/返配出库单］打印一式三联 单据，与仓管员、配送员三方签字盖章。二 联交配送组，一联交仓管员留存。 仓管员： 按单拣货，按门店分放在配货位。签字 后将单交配送组。
永续订单：可重复用这一张订单收化货，一般用于生鲜商品
®
配送补货流程
采购主管： 按补货周期 , 根据商品库存以及销售情 况，填写<补货申请单> 总部录入员： 在［订货审批单］录入或修改订货商品，然后 审核单据
采购主管： 在［ 补 货 申 请 单 ］录入补货信息，并保 存、审核单据
采购经理： 在［补货申请汇总审核］中，定时对本部 类的商品补货信息进行审批
配送组： 持二联配送出库单,货单同行送至门店。 配送组： 仓管员按配货位进行实物清点，确定数 量后签字。
®
配送返配流程
配送中心配送组人员： 持二联配送出库单,与货同行至配送 中心 收货组： 接收单据，与仓管员、配送组一同验收商 品，并三方签字，将单据一联交回配送组， 一联交录入员。
总部录入员： 在［配送/返配入库单］调出单据保存并审核 单据，并打印二联配送入库单。
®
供应商引入——相关概念----固定扣项
2、有分段值、最小扣项金额、扣项百分比、比例调整金额 ④ 某联营抽成供应商合同中规定，月销售额中小于等于10000元的部份， 抽成保底300元；销售额中大于10000且小于等于20000元的部份按 2%计算抽成；销售额中超出20000元的部份按1%计算抽成，
总部录入员： 在［查询订货审批单］打印单据，并传真给供 应商备货
®
补货---在途数
在途补货数：表示商品已做了补货申请单，订单没处理
在途订货数：表示商品已做订货审批单或特价订单审核，补货地还未进行验收
注：总量订单、永续订单生成的订货数不算入在途订货数中 在途配送数：表示商品在配送中心已做了配送出库处理但门店还未进行验收
总部录入员： 按《供应商退货申请单》，在［退货审批单］录入退货信息，并保存、审核单据，并将《供应商退货 申请单》交财务。
财务部： 按《供应商退货申请单》，在［退货审批财务审核］审核单据。
总部录入员： 通知供应商到配送中心、各门店办理退货。
®
配送退货流程
配送中心 业务中心
退货申请单
退货申请汇总审核
退货审批单
®
供应商引入——相关概念----固定扣项
1、有分段值、最小扣项金额、 扣项百分比
例：按合同对某供应商的月进货成本分段收取仓储 费，如果月进货大于0小于等于1000元，则按照 0.5%收取仓储费，如果月进货大于1000小于等 于2000元，则按照0.6%收取仓储费，如果月进 货大于2000，则收取固定金额120元，图例如下 ：
采购协议查询
业务中心系统－采购管理子系统－合同管理－采购协 议查询
®
商品引入---关注点
®
商品引入---关注点
1、直送：
供应商
2、直通：配送中心不上架储存
门店/配送中心
供应商
3、配送：配送中心上架储存
配送中心
门店
供应商
®
配送中心
门店
商品引入---关注点
商品管理权限
含义：指商品在门店有没有独立于业务中心自己调售价或订货的权限
®
基本资料维护
结算方式维护
扣项维护
操作路径：业务系统－档案管理子系统－供应商管
理－结算方式维护单（扣项维护单）
结算方式维护注意事项：结算方式分组名称、结算类型、结算天数 的维护
扣项维护注意事项：临时费用、固定费用的选择
®
合同引入流程
采购主管： 与供应商谈判，达成合作意向 填写手工《采购合同》,购销一式三 份，联营一式四份。
总部录入员： 按订单在［验收入库单］录入实收数量，保存审核。在[查询验收单]打印一式二份,二方签字盖章后, 一份交供应商,一份与订单和供应商出库单贴一起留存。
仓管员: 把商品送到指定的货位。 ®
配送补货、收货、配送
门店 业务中心 配送中心
补货申请单
待审核补 货申处理
补货申请 汇总审核 配送
订货审批单
采购主管： 在［退货审批单］录入或修改退货商品，然后审 核单据并通知财务审批。
总部录入员： 按单在［退货单］录入实退数量，保存审核单据，并将单据交核 单员。
总部录入员： 按单在［查询退货记帐单］打印一式二联，仓管员、供应商签 字，一联供应商，一联留存。
财务结算员： 在［退货审批单财务审核］单据审核。
总部录入员： 与配送组、仓管员三方在配送入库单上签字 盖章。一联交回配送组交门店，一联留存
仓管员： 组织商品上架。
®
总部为门店（配送）退货流程
业务中心 门店
退货审批单
退化审批单 财务审核
退货单
记帐单上的价 格才是实际的 批次价格
查询退货记帐单 打印给供应商
®
总部退货流程
采购主管： 与供应商沟通,对某些商品进行退货,填写《供应商退货申请单》。
®
第28页
补货—倒推周数＆促销状态
用颜色提示 商品目前处 于哪种促销 状态
制单日期：本周三，当查看“倒推至一周销量”字段时
显示为：本周天——上周一的销售数量
®
第29页
配送中心收货流程
供应商： 持订单和出库单随货同行送至配送中心。
收货部： 接收供应商订单，与仓管员、供应商一同验收商品，记录收货数量，并签字确认。
采购经理： 审批相关证件，并签字。
总部录入员： 按《商品引进单》上的内容在［采购协议 编辑］录入并保存、审核，将《商品引进 单》交连锁会计。
商品引进委员会： 对商品的品项、进价、售价等进行评估，会议 通过。将《商品引进单》交采购总监审批签字
连锁会计： 在[采购协议财务审核]模块中进行审批， 后将纸质单据交录入员。
采购经理： 审批合同条款，核对相关证件等资料. 后签字确认.交采购总监审批。
总部录入员： 按《合同信息建档单》在［合同编辑］ 录入信息，保存、审核。三份交连锁会 计，留存一份，一份交财务中心，一份 交采购主管交供应商
采购总监： 审批合同条款，核对相关证件等资料. 后签字确认，交连锁总经理审批。 结算员： 查看手工《采购合同》，按《采购合同》 在［合同财务审核］检查录入员的录入信 息，确认无误，审核单据
®
录入员
主讲：高海艳 2009－03－18
主题
系统架构介绍 退货流程
编码规则
基本资料维护
DM促销流程
报损流程
合同引入流程
商品引入流程
报表查询
总部订货流程
配送中心补货收货配送 流程
®
第2页
主题
商品状态、供应商状态
资料、供应商资料修改
调进价流程
调售价流程
库存管理类型：
批次库存：指管理商品的数量、金额帐，即库存管理记录商品的进货批次，商品各 种核减的计算以批次（数量、单价）计算金额，一般来说，自营的单品管理的商 品都采用这种库存管理类型； 不管理库存：不管理商品的数量、金额帐，一般联营（租赁）的商品是不管理数量 、金额帐的。
®
总部订货流程
商品课： 按补货周期 , 根据商品库存 以及销售情况，填写<订货 申请单>
®
供应商引入——相关概念----固定扣项
固定扣项: 有规律性的扣除
１、扣项计算方法：（１）按销售收入 （２）按销售成本 （３）按净进货成本 （４）按销售利润 ２、扣款收取方式：（１）交现金 （２）从货款扣 （３）按供应商默认方式。 ３、扣款计算方法：按结算单、按月、按年、按季度、按 半年(如选择按月\年\按季度\按半年必须 在系统中做完财务月结后产生数据) ４、扣款范围：按全部、按管理部门、按单品、按品牌 5、扣款编码：
连锁总经理： 审批手工《采购合同》后签字确认，电 话通知商品信息部经理取采购合同，
®
第13页
合同引入－系统操作
合同编辑 业务中心系统－采购管理子系统－合同管理－合同编 辑
®
供应商引入---关注点
合同有效期 合同类型 供应商编码 供应商名称 经营范围 影响商品资料录入 结算方式 如结算方式修改：截止到修改日期前所有的单据、销售按修改前的帐期结算 纳税号 固定扣项 临时扣项
退货单
退货审批财务审核
查询退货记帐单
®
配送退货流程
仓管员： 填写《退货申请单》交课长签字。 采购主管： 在［退货申请单］录入需要退货的商品，保存、单据审核。 采购主管： 手工审核[退货申请单汇总审核]。
总部录入员： 在［退货单］查询总部已审批的退货审批单，并打印一式一联传 供应商后交商品课。
仓管员： 按单整理退货商品，然后送到收货区，与供应商一同验收商品。
商品收货
商品盘点 货物配送
编码统一
®
基本资料－编码体系
基础编码
商品编码 供应商编码 商品类别编码
品牌编码
单据编码
®
编码定义及规则
商品编码：
商品编码由总部在企业内部实现统一编码,商品编 码为6位流水码 。
供应商编码：
供应商编码为6位流水码，由我们手工编写 例：100000、200000、300000、400000
的品牌，编码用6位流水号表示。
®
编码定义及规则
单据编码：
系统中每个机构的用户新建单据，在保存时 自动产生的单据号，机构编码+单据产生时的 系统日期（年4位，月2位，日2位）+ 4位流水
码 。例：200903180001
®
基本资料维护
类别资料维护
品牌资料的维护 操作路径：总部系统－编码中心子系统－商品管理－ 商品类别维护单（品牌维护单）
盘点流程
®
mySHOP系统架构图
编码中心
数据流
业务管理中心
。。。。。。
配送中心 门店 门店
®
mySHOP系统职能介绍
编码中心
基础档案
（1）品类建立
（2）品牌建立
业务中心
合同引入
门店
商品订退货
配送中心
商品订退货
商品引入
商品订退货 价格与促销规划 结算、核算
商品收货
商品价格管理 商品盘点 价签、条码打 印
采购总监： 审核相关证件，并签字。将《商品引进单》交 连锁总经理，审批签字
总部录入员： 在［采购协议查询］查询系统生成的商品 编码，并在《商品引进单》上记录商品编 码
连锁总经理： 审核相关证件，并签字。电话通知会计取《商 品引进单》。
档案管理员： 存档《商品引进单》。
®
合同引入－系统操作
商品引入 采购协议编辑 业务中心系统－采购管理子系统－合同管理－采购协 议编辑
®
DM促销流程
市场促销部： 年前制定年度促销规划。 采购主管： 填写《促销商品明细表》、《促销协议》一式两 联，采购主管、经理审批，一联交录入员，一联留 存
市场促销部： 根据《促销规划》在［DM促销 规划］录入每一期促销计划， 审核单据。
总部录入员： 按《促销商品明细表》在系统[DM 促销单]中录入相关信息保存并审 核。 传门店
录入员： 在［订货审批单］录入补货信 息，并保存、审核单据
录入员： 在［查询订货审批单］打印单 据，并传真给供应商备货
®
商品订货---关注点
同一供应商不同税率的商品必须分多张单据来做
订单有效期
订单有效期过后不允许再进行验收
订单类型
前提条件：订单有效期内
普通订单：只能验收一次，
总量订单：可多次使用，商品多张单验收总量不能超过本订单总量
实际销售额<10000元时，Y=300 实际销售额=15000元时，Y=（15000-10000）x 2% + 300 = 400元； 实际销售额=50000元时，抽成金额= (50000-20000) *1%+500=800元
®
商品引入流程
采购主管： 手工填写《商品引进单》申请引进新品， 交采购经理审批。 连锁会计： 审核相关证件、商品税率、倒扣率等。签 字后将《商品引进单》交录入员。
®
编码定义及规则
商品类别编码：
商品类别编码是对商品类别的分类进行的编码 ，由 总部统一对商品类别进行编码，级企业可根据需要确 露天的，在世纪坛 定类别用几级类别。九州类别编码为4级。 11 1101 110101 11010101
®
编码定义及规则
品牌编码：
业务中心可建立一些主流商品或敏感商品
无权限： 无以上两种权限
所有权： 有以上两种权限
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商品引入---关注点
条码类型（编码类型）
普通码：用于普通包装商品。 金额码：用于过称商品。 基本码：用于联营商品，指（用一个编码销售所有商品）
注意：条码类型一旦立项，不允许修改。
配送审批单
配送返配出库单
验收单
直送
ຫໍສະໝຸດ Baidu直通
验收单
配送返配入库单
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以出库地为记帐原则
配送中心配送流程
配送中心: 收到配送通知。 总部录入员： 按单在［配送/返配出库单］录入实际出库 数量，保存并审核单据。 总部录入员： 在［配送/返配出库单］打印一式一联单 据，交仓管员。 总部录入员： 在［查询配送/返配出库单］打印一式三联 单据，与仓管员、配送员三方签字盖章。二 联交配送组，一联交仓管员留存。 仓管员： 按单拣货，按门店分放在配货位。签字 后将单交配送组。
永续订单：可重复用这一张订单收化货，一般用于生鲜商品
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配送补货流程
采购主管： 按补货周期 , 根据商品库存以及销售情 况，填写<补货申请单> 总部录入员： 在［订货审批单］录入或修改订货商品，然后 审核单据
采购主管： 在［ 补 货 申 请 单 ］录入补货信息，并保 存、审核单据
采购经理： 在［补货申请汇总审核］中，定时对本部 类的商品补货信息进行审批
配送组： 持二联配送出库单,货单同行送至门店。 配送组： 仓管员按配货位进行实物清点，确定数 量后签字。
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配送返配流程
配送中心配送组人员： 持二联配送出库单,与货同行至配送 中心 收货组： 接收单据，与仓管员、配送组一同验收商 品，并三方签字，将单据一联交回配送组， 一联交录入员。
总部录入员： 在［配送/返配入库单］调出单据保存并审核 单据，并打印二联配送入库单。
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供应商引入——相关概念----固定扣项
2、有分段值、最小扣项金额、扣项百分比、比例调整金额 ④ 某联营抽成供应商合同中规定，月销售额中小于等于10000元的部份， 抽成保底300元；销售额中大于10000且小于等于20000元的部份按 2%计算抽成；销售额中超出20000元的部份按1%计算抽成，
总部录入员： 在［查询订货审批单］打印单据，并传真给供 应商备货
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补货---在途数
在途补货数：表示商品已做了补货申请单，订单没处理
在途订货数：表示商品已做订货审批单或特价订单审核，补货地还未进行验收
注：总量订单、永续订单生成的订货数不算入在途订货数中 在途配送数：表示商品在配送中心已做了配送出库处理但门店还未进行验收
总部录入员： 按《供应商退货申请单》，在［退货审批单］录入退货信息，并保存、审核单据，并将《供应商退货 申请单》交财务。
财务部： 按《供应商退货申请单》，在［退货审批财务审核］审核单据。
总部录入员： 通知供应商到配送中心、各门店办理退货。
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配送退货流程
配送中心 业务中心
退货申请单
退货申请汇总审核
退货审批单
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供应商引入——相关概念----固定扣项
1、有分段值、最小扣项金额、 扣项百分比
例：按合同对某供应商的月进货成本分段收取仓储 费，如果月进货大于0小于等于1000元，则按照 0.5%收取仓储费，如果月进货大于1000小于等 于2000元，则按照0.6%收取仓储费，如果月进 货大于2000，则收取固定金额120元，图例如下 ：
采购协议查询
业务中心系统－采购管理子系统－合同管理－采购协 议查询
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商品引入---关注点
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商品引入---关注点
1、直送：
供应商
2、直通：配送中心不上架储存
门店/配送中心
供应商
3、配送：配送中心上架储存
配送中心
门店
供应商
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配送中心
门店
商品引入---关注点
商品管理权限
含义：指商品在门店有没有独立于业务中心自己调售价或订货的权限
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基本资料维护
结算方式维护
扣项维护
操作路径：业务系统－档案管理子系统－供应商管
理－结算方式维护单（扣项维护单）
结算方式维护注意事项：结算方式分组名称、结算类型、结算天数 的维护
扣项维护注意事项：临时费用、固定费用的选择
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合同引入流程
采购主管： 与供应商谈判，达成合作意向 填写手工《采购合同》,购销一式三 份，联营一式四份。
总部录入员： 按订单在［验收入库单］录入实收数量，保存审核。在[查询验收单]打印一式二份,二方签字盖章后, 一份交供应商,一份与订单和供应商出库单贴一起留存。
仓管员: 把商品送到指定的货位。 ®
配送补货、收货、配送
门店 业务中心 配送中心
补货申请单
待审核补 货申处理
补货申请 汇总审核 配送
订货审批单
采购主管： 在［退货审批单］录入或修改退货商品，然后审 核单据并通知财务审批。
总部录入员： 按单在［退货单］录入实退数量，保存审核单据，并将单据交核 单员。
总部录入员： 按单在［查询退货记帐单］打印一式二联，仓管员、供应商签 字，一联供应商，一联留存。
财务结算员： 在［退货审批单财务审核］单据审核。
总部录入员： 与配送组、仓管员三方在配送入库单上签字 盖章。一联交回配送组交门店，一联留存
仓管员： 组织商品上架。
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总部为门店（配送）退货流程
业务中心 门店
退货审批单
退化审批单 财务审核
退货单
记帐单上的价 格才是实际的 批次价格
查询退货记帐单 打印给供应商
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总部退货流程
采购主管： 与供应商沟通,对某些商品进行退货,填写《供应商退货申请单》。
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第28页
补货—倒推周数＆促销状态
用颜色提示 商品目前处 于哪种促销 状态
制单日期：本周三，当查看“倒推至一周销量”字段时
显示为：本周天——上周一的销售数量
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第29页
配送中心收货流程
供应商： 持订单和出库单随货同行送至配送中心。
收货部： 接收供应商订单，与仓管员、供应商一同验收商品，记录收货数量，并签字确认。
采购经理： 审批相关证件，并签字。
总部录入员： 按《商品引进单》上的内容在［采购协议 编辑］录入并保存、审核，将《商品引进 单》交连锁会计。
商品引进委员会： 对商品的品项、进价、售价等进行评估，会议 通过。将《商品引进单》交采购总监审批签字
连锁会计： 在[采购协议财务审核]模块中进行审批， 后将纸质单据交录入员。
采购经理： 审批合同条款，核对相关证件等资料. 后签字确认.交采购总监审批。
总部录入员： 按《合同信息建档单》在［合同编辑］ 录入信息，保存、审核。三份交连锁会 计，留存一份，一份交财务中心，一份 交采购主管交供应商
采购总监： 审批合同条款，核对相关证件等资料. 后签字确认，交连锁总经理审批。 结算员： 查看手工《采购合同》，按《采购合同》 在［合同财务审核］检查录入员的录入信 息，确认无误，审核单据
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录入员
主讲：高海艳 2009－03－18
主题
系统架构介绍 退货流程
编码规则
基本资料维护
DM促销流程
报损流程
合同引入流程
商品引入流程
报表查询
总部订货流程
配送中心补货收货配送 流程
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第2页
主题
商品状态、供应商状态
资料、供应商资料修改
调进价流程
调售价流程
库存管理类型：
批次库存：指管理商品的数量、金额帐，即库存管理记录商品的进货批次，商品各 种核减的计算以批次（数量、单价）计算金额，一般来说，自营的单品管理的商 品都采用这种库存管理类型； 不管理库存：不管理商品的数量、金额帐，一般联营（租赁）的商品是不管理数量 、金额帐的。
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总部订货流程
商品课： 按补货周期 , 根据商品库存 以及销售情况，填写<订货 申请单>
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供应商引入——相关概念----固定扣项
固定扣项: 有规律性的扣除
１、扣项计算方法：（１）按销售收入 （２）按销售成本 （３）按净进货成本 （４）按销售利润 ２、扣款收取方式：（１）交现金 （２）从货款扣 （３）按供应商默认方式。 ３、扣款计算方法：按结算单、按月、按年、按季度、按 半年(如选择按月\年\按季度\按半年必须 在系统中做完财务月结后产生数据) ４、扣款范围：按全部、按管理部门、按单品、按品牌 5、扣款编码：
连锁总经理： 审批手工《采购合同》后签字确认，电 话通知商品信息部经理取采购合同，
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合同引入－系统操作
合同编辑 业务中心系统－采购管理子系统－合同管理－合同编 辑
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供应商引入---关注点
合同有效期 合同类型 供应商编码 供应商名称 经营范围 影响商品资料录入 结算方式 如结算方式修改：截止到修改日期前所有的单据、销售按修改前的帐期结算 纳税号 固定扣项 临时扣项
退货单
退货审批财务审核
查询退货记帐单
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配送退货流程
仓管员： 填写《退货申请单》交课长签字。 采购主管： 在［退货申请单］录入需要退货的商品，保存、单据审核。 采购主管： 手工审核[退货申请单汇总审核]。
总部录入员： 在［退货单］查询总部已审批的退货审批单，并打印一式一联传 供应商后交商品课。
仓管员： 按单整理退货商品，然后送到收货区，与供应商一同验收商品。
商品收货
商品盘点 货物配送
编码统一
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基本资料－编码体系
基础编码
商品编码 供应商编码 商品类别编码
品牌编码
单据编码
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编码定义及规则
商品编码：
商品编码由总部在企业内部实现统一编码,商品编 码为6位流水码 。
供应商编码：
供应商编码为6位流水码，由我们手工编写 例：100000、200000、300000、400000
的品牌，编码用6位流水号表示。
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编码定义及规则
单据编码：
系统中每个机构的用户新建单据，在保存时 自动产生的单据号，机构编码+单据产生时的 系统日期（年4位，月2位，日2位）+ 4位流水
码 。例：200903180001
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基本资料维护
类别资料维护
品牌资料的维护 操作路径：总部系统－编码中心子系统－商品管理－ 商品类别维护单（品牌维护单）
盘点流程
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mySHOP系统架构图
编码中心
数据流
业务管理中心
。。。。。。
配送中心 门店 门店
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mySHOP系统职能介绍
编码中心
基础档案
（1）品类建立
（2）品牌建立
业务中心
合同引入
门店
商品订退货
配送中心
商品订退货
商品引入
商品订退货 价格与促销规划 结算、核算
商品收货
商品价格管理 商品盘点 价签、条码打 印
采购总监： 审核相关证件，并签字。将《商品引进单》交 连锁总经理，审批签字
总部录入员： 在［采购协议查询］查询系统生成的商品 编码，并在《商品引进单》上记录商品编 码
连锁总经理： 审核相关证件，并签字。电话通知会计取《商 品引进单》。
档案管理员： 存档《商品引进单》。
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合同引入－系统操作
商品引入 采购协议编辑 业务中心系统－采购管理子系统－合同管理－采购协 议编辑
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DM促销流程
市场促销部： 年前制定年度促销规划。 采购主管： 填写《促销商品明细表》、《促销协议》一式两 联，采购主管、经理审批，一联交录入员，一联留 存
市场促销部： 根据《促销规划》在［DM促销 规划］录入每一期促销计划， 审核单据。
总部录入员： 按《促销商品明细表》在系统[DM 促销单]中录入相关信息保存并审 核。 传门店
录入员： 在［订货审批单］录入补货信 息，并保存、审核单据
录入员： 在［查询订货审批单］打印单 据，并传真给供应商备货
®
商品订货---关注点
同一供应商不同税率的商品必须分多张单据来做
订单有效期
订单有效期过后不允许再进行验收
订单类型
前提条件：订单有效期内
普通订单：只能验收一次，
总量订单：可多次使用，商品多张单验收总量不能超过本订单总量
实际销售额<10000元时，Y=300 实际销售额=15000元时，Y=（15000-10000）x 2% + 300 = 400元； 实际销售额=50000元时，抽成金额= (50000-20000) *1%+500=800元
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商品引入流程
采购主管： 手工填写《商品引进单》申请引进新品， 交采购经理审批。 连锁会计： 审核相关证件、商品税率、倒扣率等。签 字后将《商品引进单》交录入员。
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编码定义及规则
商品类别编码：
商品类别编码是对商品类别的分类进行的编码 ，由 总部统一对商品类别进行编码，级企业可根据需要确 露天的，在世纪坛 定类别用几级类别。九州类别编码为4级。 11 1101 110101 11010101
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编码定义及规则
品牌编码：
业务中心可建立一些主流商品或敏感商品