邮件使用培训精品PPT课件

为何使用电子邮件？
❖ 特点
条理化表达，强迫思考：口语表达对情境依赖程度高，内容不够明 确，表达不够有条理。
明晰责任：当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳 也许就忘了，许多事情因此无法澄清。
❖ 作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论， 以及达成的共识一目了然
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动 细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
解决：与客户沟通过程中，将关键的邮件cc给领导
邮件使用场景6
❖ 领导让两个人共同完成一份文档
问题：如果两个人分别给领导发，领导还要合并，显然 不合适。如果交给一个人合并，并发送给领导，是否有 冒功之嫌？
解决：由一个人将文档作为附件发送 给领导，在邮件中说明是两个人共同 完成的，同时，很重要的一点是要 CC给另一个人。
发送、抄送与密送， 回复与全部回复
To的人是要 受理这封பைடு நூலகம் 件，理应对 邮件予以回 应。
而CC的人则只 是需要知道这 回事，CC的人 没有义务对邮 件予以回应， 当然如果CC的 人有建议，当 然可以回mail。
而BCC是秘 送，即收信 人是不知道 你发给了 BCC的人了 的。这个可 能用在非常 规场合。
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感 受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不 和以及争端
需要发送邮件的情况
❖ 业务谈判，事件处理 ❖ 正式工作报告，日常请示 ❖ 部门之间事务往来 ❖ 备忘与确认 ❖ 信息发布（政策，通知） ❖ 知识推荐和问题讨论 ❖ 难以简单用口头表达说明清楚的事项
不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人
❖ 邮件长度
邮件的阅读时间不要超过10分钟（个人建议500字以下） ❖ 回信时注意保持线索
想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复 邮件之间的关联（“线索”）
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
邮件使用场景1
❖ 出差在外，需要向公司传递资料
问题：使用qq，需要双方同时在线，使用离线 传送不安全。
解决：将资料作为附件传送，并在邮件正文中 进行说明。
邮件使用场景2
❖ 小组成员间分享与客户沟通记录
问题：小组人员分散，不容易聚在同一地点。 口头表达，往往缺乏条理性，丢失重要细节
解决：将沟通记录进行整理，发送给小组的其 他成员。
随便向群体邮箱发送不必要消息
❖ 邮件对不相干的人员就是垃圾 ❖ 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
提示和说明
❖ 沟通确认和反馈
对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方 引起关注；或请对方确认收到Email
如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方 不重视，尝试再次提醒
❖ 转发敏感或者机密信息要小心谨慎
❖ “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
邮件发送对象的选择（3）
❖ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和 间接经理
邮件使用场景3
❖ 布置任务
问题：面对面交流时双方都说的很尽兴，不但谈了当前 的任务，还展望了未来美好的前景。分手后却不能确定对 方是否已经记住了所有的要点。
解决：立刻将谈话内容进行整理并 发送相关人员。如果上级没有做， 作为下属也要立刻按照自己的理解 整理，发送上级并取得确认。
邮件使用场景4
邮件发送对象的选择（2）
❖ 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且 也让收件人知道这种情况
BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当 心接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功 的检验。
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成 不必要的困扰和「垃圾」
❖ 公司发布《关于下发执行贷款损失准备计提标准的 通知》
问题：如果公司领导对此通知有批示，如何处理？发布 rtx不能保存，发布bbs不能立刻让全体员工看到。
解决：通知用邮件发送，公司总经理在邮件的基础上全 部回复，将自己的批示发送给全体员工
邮件使用场景5
❖ 领导交办任务需要频繁与第三方联系
问题：如果频繁的事无巨细的向领导汇报，会耽误领导 时间，如果不汇报不知道什么时候领导会问，在任务的 平台期，会让领导感觉自己没有努力工作。
Intelligent Test Fixtures &System BU
邮件系统 使用培训
❖ 邮件系统的运用 ❖ 邮件系统礼仪 ❖ 邮件系统设置
电子邮件沟通的重要性
❖ 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 ❖ 电子邮件是企业文化的体现 ❖ 企业用户电子邮件的用途主要体现为
日常工作交流、传递公司的 产品与服务信息、获取外界 信息和展示企业形象等
reply，回复 的信息只有 发件人能看 到。
reply all 全部回复，所 有在发信人列 表中的人都能 看到回复。
forward 转发 将邮件内容 转发给其他 人，也可以 在转发中增 加自己的注 释。
邮件发送对象的选择（1）
❖ 工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高 级管理人员不能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见 面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通 ，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
❖ 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
❖ 项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持