立卷

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立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。

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意义

一是立卷归档是本机关工作的需要

二是立卷归档是社会发展的需要。做好公文立卷归档工作既是现行机关工作的需要，为机关工作服务，又是为党和国家积累历史资料，为科学研究、历史研究服务，也是维护国家和社会历史真实面貌的重要事业。《中华人民共和国档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按规定，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得据为己

有。”“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”

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相关

立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一

种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:①综合性文件(报告、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。④案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起，根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件，如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。⑥群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷。

立卷的组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷的条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成的，每个条款包括一组文件的作者、问题与名称，后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷，已收集的文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后，年终全面检查调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工，包括：卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。

档案立卷方法

一个归档单位的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件还要进一步系统化，将若干文件组成案卷称为立卷（也称组卷）。立卷工作的内容包括组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内的文件排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编号与案卷的装订等。下面就立卷工作的有关方面作简略的介绍。

一、有关档案工作的几个常用名称、术语

㈠档案----是机关、组织和个人在社会活动中形成的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的有一定保存价值的文件。

㈡文件与档案的关系

1．办理完毕的文件才能作为档案。

2．对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。

3．按照一定的规律保存起来的文件才能最后成为档案。

㈢档案工作的八个环节----收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、编研、利用、统计。

㈣归档----各部门在工作中不断产生的文件材料，处理完毕以后，由兼职档案人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存。

二、归档范围

各部门在工作活动中形成和利用的文件材料（包括各种声像材料），具有查考利用价值的，并已办理完毕的，均属归档范围。具体参见我校制定的《上海工程技术大学立卷部门归档范围和保管期限表》。

三、归档时限

根据档案材料形成规律，一般按年度归档，教学工作类按学年度归档，科研、基建项目按完成时间归档。为能统一归档时间，原则定于次年新学期前八周完成上一年的卷宗材料的归档工作。

四、归档案卷的整理规格

㈠必须按照归档范围将具有保存价值的文件材料收集齐全，既不庞杂，又不遗漏短缺。

㈡按照文件之间的历史联系和保存价值，科学地整理立卷（贯彻某项方针政策、某项中心工作、一次会议、一个重大事件、一个案件、请示与批复、报告与批转等形成文件的内在联系）。

㈢每个案卷应有确切简明的标题，并注明保管期，每卷卷首应填写卷内文件目录，卷未应附备考表，并装订整齐牢固。

㈣归档的案卷必须编制移交目录（移交清册），一式二份。交接双方经过清点案卷，履行签字手续。

㈤案卷文件数量一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可组薄卷。

五、案卷的组合方法

立卷方法主要是根据文件构成的特点（即文件的共同点）立卷，一般应以"时间--问题"为主。

按问题立卷。"问题"是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，一般为一事一卷。

六、卷内文件的排列方法

㈠批复件在前，请示件在后；正件在有、附件在后；打件稿在前、签发核定稿在后；转发件在前，原件在后。

㈡由单一作者、单一问题组合起来的文件，按时间顺序排列。

㈢会议文件按文件的届次组合。

㈣案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交代材料的顺序排列。

七、组卷时还要注意文件时间、内容的针对性

㈠上年度作下年度的计划、预算等放在下年度立卷。

㈡本年度作上年度的总结、决策、报表放在上年度立卷。

㈢跨年度的会义记录，有针对年的放在针对年，无针对年的放在结束年立卷。

㈣案件的材料放在结案的一年立卷。

㈤长远规划放在针对的头一年立卷。

㈥两年以上报告、总结、报表放在针对年的最后一年。

㈦回顾、纪念性文件放在定稿或发表一年。

㈧法规性文件放在公布或批准生效的一年。

㈨跨年度的请示与批复、来文与复文放在批复或复文的一年。

㈩专业部门使用的专门年度所形成的文件按专门年度立卷。

如果有未办完的文件，可以酌情转入下一年度立卷。

八、组卷时还须注意的几点

㈠卷内件的类目、保管期要相同，不要把不同类目、不同保管期限的材料放在一案卷内。