第三章 总账系统

可以查询总账、明细账、试算平衡表等所有明细信 息。
三、出纳管理（003操作）
出纳对资金（现金及银行存款）进行管理 1、现金、银行存款日记账 2、资金日报表 3、支票登记簿（企业支票领用及报销情况） 4、银行对账
1、查询日记账
注意： （1）只有在“会计科目”功能中使用“指定科目”功能 指定“现金总账科目”及“银行总账科目”，才能查询 “现金日记账”及“银行存款日记账”。
3、外币设置 4、凭证类别 5、结算方式 6、期初余额 7、选项 8、其他设置
基础设置->基础档案 （财务结算）也有设置
实验资料
1、300账套总账系统的参数 不允许修改、作废他人填制的凭证；凭证 审核控制到操作员 2、会计科目 (1) 指定“1001库存现金”为现金总账科 目、“1002银行存款”为银行总账科目。 (2) 增加会计科目
9、填制红字冲销凭证
例：记账后，删除1月8日支付包装箱货款业 务。
基本操作方法二：在期末对账界面通过CTRL+H命令 激活反记账命令后进行反记账 ，进而取消审核签 字，填制界面修改。实现无痕迹删除。
10、账簿查询
账簿（books of accounts），是由具有一定格式而又互相 联系的账页所组成，用以全面、系统、连续记录各项 经济业务的簿籍，是编制财务报表的依据，也是保存 会计资料的重要工具。
第二步 登记账簿（T形帐户）
库存现金 期初: 8000
4)
Bal:
1000
8400
1）600
主营业务收入 期初: 80000 0 3）80000
0
第三步 编制财务报表
总账系统业务处理流程
初始设置
填制记账凭证 凭证记账（登记账簿） 填制期末凭证 记账 凭证审核 出纳签字
凭证审核
出纳签字
对账、月末结账
222000
1170 14540 6000 20000 75332
2007-11-22，大地公司购买乙产品，价税 合计1 170元，付票据一张，票号78989 2007-11-12，天益公司购买甲产品，价税 合计7 020元，货款未付，发票号78987； 2007-11-18，明兴公司购买甲产品，价税 合计7 020元，货款未付，发票号78988； 2007-11-22，为明兴公司代垫运费500元。
科 目 编 码 100201 122101 500101 500102 660201 660202 660203 660204 660205 660206
科 目 名 称 工行存款 应收职工借款 直接材料 直接人工 办公费 差旅费 工资 折旧费 福利费 其他
辅助账类型 日记账 银行账 个人往来
部门核算 部门核算 部门核算 部门核算 部门核算
（2）帐页格式：为账簿中该科目的格式， 包括金额式（三栏式）、数量金额式等。
4、增加会计科目
（3）辅助核算：用于账务登记更加明细的 信息。外币核算、数量核算、部门、个人往 来、客商往来、项目核算。 （4）受控系统：该会计科目是否为某个子 系统所控制独用。
5、修改会计科目
“1121应收票据”、“1122 应收账款”、“2203 预收账款”科目辅助账类型为“客户往来”(无受 控系统)； “2201应付票据”、“2202 应付账款”、“1123 预付账款”科目辅助账类型为“供应商往来”(无 受控系统)； “1605工程物资”科目及所属明细科目辅助账类型 为“项目核算”。
8、录入期初余额
（4）最后进行试算平衡工作。 （5）如果期初余额不平衡，可以填制凭证 但是不允许记账。
（6）凭证记账后，期初余额变为只读状态， 不能再修改 。
9、设置结算方式
设置用户与银行、往来单位之间的货币结算 方式。包括现金、支票、汇票等。
补充：外币设置和外币核算
例如：北京华兴公司期初有中国银行1万元 美元存款。如何进行外币核算设置？ 1、外币设置。外币为美元，确定其记账汇 率6.0，并在期末时确定调整汇率以确定汇 兑损益。 2、增加银行存款-中国银行会计科目，并设 置为外币核算（美元）。
结算方式名称 现金 现金支票 转账支票 信汇（邮寄付款委托书） 电汇（电报要求付款）
1、应用准备
（1）将系统日期修改为“2009年1月1日”
（2）账套主管进行总账系统初始化设置
2、设置系统参数
总账系统参数设置主要包括凭证控制和权限控 制。 1）凭证控制主要针对凭证会计科目、编号等的 操作控制。例如可以使用应收系统受控科目。 2）权限控制主要针对总账系统各操作员的具体 权限进行控制。例如不允许作废他人填制的凭 证。
6、设置项目目录
项目大类为“自建工程”，核算科目为“工 程物资”及明细科目，项目内容为1号工程 和2号工程，其中1号工程包括“自建厂房” 和“设备安装”两项工程。
（1）新增项目大类（一级分类） （2）指定项目核算科目 （3）定义项目分类（二级分类） （4）录入具体项目目录（三级分类）
7、设置凭证类别
8、记账
（1）期初余额试算不平衡不允许记账，未审核的 凭证不允许记账，上月未结账本月不能记账。 （2）如果不输入记账范围，系统默认为所有凭证。
9、填制红字冲销凭证
例：记账后，删除1月8日支付包装箱货款业 务。
基本操作方法一：填制凭证界面重新填制冲销凭证。 （1）冲销凭证是针对已记账凭证由系统自动生成 的一张红字冲销凭证。 （2）冲销凭证相当于填制了一张凭证，不需保存， 只要进入新的状态就由系统将冲销凭证自动保存。 （3）已冲销凭证仍需审核、出纳签字后记账。 注意：红字冲销凭证是记账后有痕迹删除。
2007-11-15，向北京无忧公司 购钢材38 610元； 2007-11-18，向杰信公司购油
漆23 400元
预收账款 应交税费/应交增值税/ 进项税额 应交税费/应交增值税/ 销项税额 长期借款
2007-11-26，预收伟达公司货款30 000元
20000
6、结算方式
结算方式编码 1 2 3 4 5
课程内容
一、总账系统初始化
二、总账系统日常业务处理
三、出纳管理
四、总账期末业务处理
二、总账系统日常业务处理
日常业务处理重点掌握：
1、各操作员权限。
2、怎样修改或删除错误凭证。（记账前和 记账后）
总账系统日常业务处理流程
填制记账凭证
凭证审核
出纳签字 修改删除凭证 凭证记账 修改删除凭证
1、应用准备
3、指定会计科目
指定会计科目是指定出纳的专管科目。一般 指定现金科目为库存现金，银行科目为银行 存款。 注意： 1）只用指定科目，才能实现出纳签字。 2）只有指定科目，才能查询库存现金和银 行存款日记账。 3）库存现金和银行存款科目必须为一级科 目，并且为日记账。
4、增加会计科目
（1）会计科目编码应符合编码规则。会计 科目第一位数1、2、3、4、5、6分别代表资 产、负债、共同类、权益、成本、损益六类 科目。
凡是设置有辅助核算内容的会计科目，在填 制凭证时都需填制具体的辅助核算内容。
6、设置项目目录
项目核算是企业对特定项目的所有成本费用 收入等进行专项核算。 一个项目大类可以包括多个项目，每个项目 中可以包括多个子项目。 例如：项目大类为“自建工程”，核算科 目为“工程物资”及明细科目，项目内容为 1号工程和2号工程，其中1号工程包括“自 建厂房”和“设备安装”两项工程
（3）在填制凭证时如果使用含有辅助核算内 容的会计科目，则应选择相应的辅助核算内容， 否则将不能查询到辅助核算的相关资料。
3、设置常用摘要
（1）设置常用摘要后可以在填制凭证时调用
（2）若无常用摘要调用权限，在系统管理权 限的公用目录中设置。
4、审核凭证
（1）系统要求制单人和审核人不能是同一个人。 （2）总账系统的选项中若设置了“凭证审核控制 到操作员”的选项，首先确保系统管理中操作员有 审核权限，并在数据权限中赋予该操作员的审核权 限。如王东对周健所填凭证有审核权限。
4、凭证类别
类 别 名 称 限 制 类 型 限 制 科 目
收款凭证 付款凭证 转账凭证 借方必有 贷方必有 凭证必无 1001，1002 1001，1002 1001，1002
5、期初余额
科目名称 库存现金 期初余额 8000 备注
银行存款/工行存款
应收票据 应收账款 应收职工借款 预付账款 原材料
(1)引入“D：\300账套备份\(3-1)总账初始 化”的账套备份数据，或引入光盘中的“实 验账套\(3-1)总账初始化” 的账套备份数 据
(2)将系统日期修改为“2009年1月31日”
2、填制记账凭证
（1）凭证日期应满足总账选项中的设置，如 果默认系统的选项，则不允许凭证日期逆序. （2）凭证填制完成后，在未审核前可以直接 由填制人修改
常用凭证类别：
1）记账凭证。 2）收款、付款、转账凭证。重点关注限制 科目。借方必有、贷方必有分别适用于哪种 情况？
8、录入期初余额
注意： （1）只需输入末级科目的余额。 （2）总账科目与其下级科目的方向必须一 致。如果所录明细余额的方向与总账余额方 向相反，则用“-”号表示。 （3）如果录入余额的科目有辅助核算的内 容，则在录入余额时必须录入辅助核算的明 细内容，而修改时也应修改明细内容。
综合实验
实达公司总账系统初始化。
总账系统业务处理流程
2009年1月发生经济业务如下：
1.1月8日，以现金支付购买包装箱货款600元。 2.1月8日，以工行存款500元支付财务部办公费。 3.1月12日，销售给光华公司库存商品一批，货税 款93600（货款80000元，税款13600元）尚未收 到。 4.1月22日，收到供应部杨明偿还借款1000元。 期末期间损益结转业务
6、修改凭证
（1）如果在总账系统的选项中选中“允许修改、 作废他人填制的凭证”，则在填制凭证功能中可以 由非原制单人修改或作废他人填制的凭证.否则有 制单人修改。 （2）凭证的辅助项内容如果有错误，可以在单击 含有错误辅助项的会计科目后，将鼠标移到错误的 辅助项所在位置修改。
7、删除凭证
例：删除1月22日收到杨明偿还借款业务。 对已审核已出纳签字未记账的凭证进行删除，基本 操作：取消审核，取消出纳签字，填制凭证界面作 废并整理清除。
供应部杨明出差借差旅费6 000元
2007-11-23，预付北京无忧公司货款20 000元
库存商品
固定资产 累计折旧 短期借款 应付票据
50000 1212000 155124 120000 25740 62110 30000
3832（借）
2007-11-23，向大为公司购钢 材25 740元
应付账款
5、出纳签字 （只针对收付款凭证）
要进行出纳签字的操作应满足以下条件： 1）系统管理中已赋权 2）在总账系统的“选项”中已经设置了“出纳凭 证必须经由出纳签字” 3）在会计科目中“指定科目” 4）库存现金和银行存款为日记账辅助核算
6、修改凭证
例：修改1月8日的工行存款支付办公费为800元。 对已审核已出纳签字未记账的凭证进行修改，基本 操作：取消审核，取消出纳签字后在填制界面修改。
回顾手工记账处理流程
第一步 填制记账凭证
1）Dr：周转材料 600 Cr：库存现金 600 2）Dr：管理费用 500 Cr: 银行存款/工行存款 500 3）Dr：应收账款 93600 Cr：主营业务收入 80000 应交税费-应交增值税（销项税额）13600 4）Dr:库存现金 1000 Cr：其他应收款/应收职工借款 1000 期末将损益结转至本年利润
总账系统
总账系统
总账系统也叫账务处理系统，是整个ERP的核 心。该系统以货币为主要计量单位，实现会计 账务处理。而其他子系统还广泛采用其他核算， 将信息明细化。
其他子系统财务数据自动传递到总账系统。
总账系统结构
总账系统
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
系统初始化
日常业务处理
期末处理
出纳管理
总账系统初始化设置
1、会计科目
2、项目目录
(3) 修改会计科目 “1121应收票据”、“1122 应收账款”、 “2203预收账款”科目辅助账类型为 “客户往来”(无受控系统)； “2201应付票据”、“2202 应付账款”、 “1123预付账款”科目辅助账类型为 “供应商往来”(无受控系统)； “1605工程物资”科目及所属明细科目辅 助账类型为“项目核算”。 3、项目目录 项目大类为“自建工程”，核算科目为 “工程物资”及明细科目，项目内容为1 号工程和2号工程，其中1号工程包括 “自建厂房”和“设备安装”两项工程