第三章：秘书工作机构的职能与工作要求

第三章：秘书工作机构的职能与工作要求

一、教学目标

使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点

秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

第一节秘书工作机构的设置（1课时）

领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。

（一）秘书工作机构的涵义

在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有

些单位还细分为接待科等。

（二）秘书机构的组织形式

至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。

1、分理制

分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。根据领导人员和领导机构的工作实际和需要，在设置办公室的同时，又设置若干与办公室平级的其他秘书机构，比如对调研、档案、信息、信访、接待、文书、机要等工作分别设立专职部门，以适应秘书机构职能分工的需要。其实就像我们刚刚所说的我们学校的办公室的分工一样，这种组织形式比较适宜于大中型机关或单位。

分理制的优势在于使秘书人员尽情发挥个人业务专长，使秘书业务分工具体落到实处，使办公环节减少，效率提高；但是劣势在于秘书活动更加需要领导机关的指挥和协调。

2、综理制

综理制是根据机关或单位的整体需要，只设置一个办文、办事、办会等秘书事务均归口管理的综合办公部门，这适合秘书工作量不是太大的机关或单位。

优势：权力更加集中，责任更加分明，利于统一领导、规划和协调；工作程序简化，人力、物力得以节省。劣势：对秘书人员的要求更高，秘书人员既要具有较高的分工协作精神，又要具有多方面的专业知识和工作能力。

另外，还有其他学者将我国秘书工作机构的组织形式分为三种：一是按事设置型，二是按人设置型。三是混合设置型。

1、按事设置型

这里主要是指秘书工作的内容。实际上是根据工作的需要分门别类加以设置。

2、按人设置型

主要是按照秘书工作人员服务的对象设置秘书工作机构，也就是所说的“跟人秘书”。比如，首长秘书、总经理秘书，董事长秘书。

3、混合设置型

也就是将按事与按人两种方式结合在一起设置秘书工作机构。这种形式主要存在于较高级的政务秘书工作机构和企业秘书工作机构中。

三、秘书机构的设置原则

设置秘书机构必须遵循一定的原则。在新中国建立之初，中央人民政府政务院根据第一次全国秘书长会议作出的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，曾对政府机关秘书机构的设置作出了明确规定，“秘书工作机构应根据精简原则，尽量减少层次……适应业务分工，组织机构可适当向横的方面发展……条件许可时，可把秘书业务、研究工作、机关事务管理工作划分开来”，“尽量减少事务人员，充实业务部门……以达精简节约提高工作效能的目的”。这段话就是书上归纳的三个原则：一是精简高效原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。

50多年过去了，这三条原则的基本精神依然没有过时。对我们秘书机构的设置起到了很好的指引作用。特别是第一个原则，秘书机构的设置，尽量精简人员、减少机构数量和内部层次。有人可能认为，既然秘书部门任务繁重，那就应该增加编制，因为“人多好办事”。这是一种误解。我国历史上曾经出现过几个以效率高而闻名的秘书机构，比如清代的军机处、蒋介石的侍从室、抗战时期中共中央书记处办公处，都是人员精干的秘书班子。1990年以来，我国行政机关进行了以转变职能为中心的机构改革，机关人浮于事的现象有所好转，但官多人杂、效率低下仍然相当严重。据新闻报道，西部某省一个贫困县的县政府办公室，竟然有7个办公室副主任，据说这个数字对应的是该县副县长的人数，这样的秘书部门办事效率可想而知。

这同时让我们又想起了一个有趣的定律，叫做帕金森定律，也叫做“金字塔上升”现象。

1958年，美国著名历史学家诺斯古德·帕金森通过长期调查研究，写了一本名叫《帕金森定律》的书，他在书中精彩地阐述了机构人员膨胀的原因及后果：一个不称职的官员，可能有三条出路。第一是申请退职，把位子让给能干的人；第二是让一位能干的人来协助自己工作；第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的，因为那样会丧失许多权力；第二条路也不能走，因为那个能干的人会成为自己的对

手；看来只有第三条路最适宜。于是，两个平庸的助手分担了他的工作，减轻了他的负担。由此得出结论：在行政管理中，行政机构会像金字塔一样不断增多，行政人员会不断膨胀，每个人都很忙，但组织效率越来越低下。这条定律又被称为“金字塔上升”现象。

帕金森举例说：当官的A君感到工作很累很忙时，一定要找比他级别和能力都低的C先生和D先生当他的助手，把自己的工作分成两份分给C、D，自己掌握全面。C和D还要互相制约，不能和自己竞争。当C 工作也累也忙时，A就要考虑给C配二名助手；为了平衡，也要给D配两名助手，于是一个人的工作就变成七个人干，A君的地位也随之抬高。当然，七个人会给彼此制造许多工作，比如一份文件需要七个人共同起草圈阅，每个人的意见都要考虑、平衡，绝不能敷衍塞责，下属们产生了矛盾，他要想方设法解决；升级调任、会议出差、恋爱插足、工资住房、培养接班人……哪一项不需要认真研究，工作愈来愈忙，甚至七个人也不够了……

如何消灭帕金森定律的负作用，是我国各级政府及国有企业面临的紧要问题。值得指出的是，无论是在西方还是在我国，人浮于事的官场通病仅存在于党政机关和国有企事业单位。在民营企业中，由于业主要追求利润最大化和成本最小化，他们在设置秘书机构时会自觉地贯彻精干高效的原则。曾经有专家对两家大型工业企业的秘书机构进行了对比研究，发现在产值相当的情况下那家老牌国有企业秘书机构的人员总数，比民营企业多出近十倍。这难道不发人深省吗？所以，秘书机构设置的第一条原则，我们必须遵循。这也符合现代科学管理的要求，现代科学管理要求任何机构都力求用最少的人办好最多的事。

其实对于这个问题，中央政府也意识到了机构设置的重要性，所以，从1982年到现在，政府机构进行了5次改革：

1982年，国务院各部门从100个减为61个，人员编制从原来的5.1万人减为3万人。

1988年，国务院部委从45个减为41个，直属机构从22个减为19个，非常设机构从75个减到44个。

1993年，国务院组成部门、直属机构从86个减为59个，人员减少20%。