采购合同管理

采购合同管理

关键指引

采购合同是供需双方就供方向需方提供其所需的商品或服务，需方向供方支付价款或酬金事宜，为明确双方权利和义务而签订的具有法律效力的协议。采购合同管理对采购方和供应商来说非常重要。

第1节采购合同的审批与签订

情景导入

为规范合同管理，提高合同管理水平，防范企业在经营管理中的风险，B石油公司结合集团公司和油品销售事业部年度工作会议精神，从六个方面强化合同管理，确保公司平稳、健康运行。

一是根据油品销售事业部内控权限指引，对地市公司发起的单笔0.5万吨以下的成品油销售合同、单笔金额五万元以下的一般物资采购合同、单笔金额五万元以下的维修服务合同、单笔金额五万元以下的后勤服务合同，可以在合同管理信息系统由市公司经理最终审批后签订采购框架协议，无需上级公司授权，这样既提高了工作效率，又减少了审批环节。

二是除即时清结业务外，每笔业务结算与付款前应附经过系统审批通过后签订的合同，且款项应与合同约定内容一致，否则财务部不予付款与结算。

三是对于省公司招标的项目合同，合同内容应与招标结果一致，若拟签合同内容与招标结果不一致，则应取得省公司招标办公室的书面同意。

四是禁止以油库、加油站名义对外签订任何合同。

五是所有合同均应通过合同管理信息系统进行审查与审批，禁止线下审批合同。

六是提高合同标准文本使用率，合同经办人应严格按照合同文本选择规定优先使用供应方合同标准文本。

B石油公司在加强合同管理后，获得了34座高速公路加油站15年经营权，当年中标、投营，有效实现了社会效益与公司发展的双赢。随后，B石油公司又与地方政府、民营企业合作成立了两家合资公司，进一步加快了公司发展。

由于我国市场经济发展起步较晚，企业管理制度还不够成熟，合同管理工作也是刚步入正轨，许多合同管理制度还没有形成规章。因此，企业需要在摸索中制定出合理的合同管理制度，不断加入新的合同管理条款，让合同管理有章可循。像上述案例中B石油公司一样加强合同管理，不仅可以减少合同纠纷、有效保障公司利益，而且还能树立起企业重合同、守信用的良好公司信誉。

加强采购合同管理包括合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理及合同档案管理等内容。采购合同管理流程如图1所示。

图 1 采购合同管理流程

1.1 采购合同的内容

采购合同条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确、方便执行、避免发生合同纠纷的前提下，应具备以下七项主要条款。

1．产品的品种、规格和数量

产品的品种应具体，避免使用综合品名；产品的规格应规定颜色、式样、尺寸和牌号等；产品的数量应按国家统一的计量单位标示。必要时，可附上产品的品种、规格及数量明细表。

2．产品的质量和包装

供需双方应在合同中规定产品符合的品质标准应注明是国家或部颁标准；无国家或部颁标准的，应由双方协商凭样订（交）货；对于副品、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对产品的包装材料，包括包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

3．价格和结算方式

供需双方应在产品合同中规定具体价格，规定作价的办法和变价处